- •78 Управление проектами
- •Тема 1. Цели и задачи управления проектами на современном этапе российской экономики
- •1. Основные понятия проектного менеджмента.
- •Системный подход к управлению проектами.
- •П роект
- •3. Особенности управления проектами в России.
- •Тема 2. Проектный цикл, структуризация проекта и его внешнее окружение
- •Прединвестиционные исследования:
- •Планирование проекта и подготовка к строительству
- •Инвестиционная фаза Проведение торгов и заключение контрактов; организация закупок и поставок; подготовительные работы
- •Строительно-монтажные работы
- •Завершение строительной фазы проекта
- •Эксплуатационная фаза
- •2. Структура проекта.
- •Тема 3. Методология подготовки, согласования и реализации инвестиционного проекта.
- •Организация работ на стадии разработки проекта.
- •Инициация бизнес-идеи и разработка концепции инвестиционного проекта.
- •Экспертная оценка вариантов инвестиционных решений.
- •Исследование инвестиционных возможностей.
- •Проектный анализ
- •1.Предпосылки и основная идея проекта.
- •Анализ рынка и концепция маркетинга
- •Анализ системы маркетинга
- •Сырье и поставки
- •Местоположение, участок и окружающая среда
- •Проектирование и технология
- •Организационная структура и накладные расходы
- •7. Трудовые ресурсы
- •Финансовые анализ и оценка инвестиций
- •Приложения
- •Семинар № 1
- •Тема 4. Планирование проекта
- •Цели, назначение и виды планов.
- •2. Сетевое планирование.
- •Тема 5. Управление проектированием.
- •1. Типы и задачи проектных фирм
- •3. Организация проектного финансирования.
- •Порядок разработки смет
- •Планирование затрат по проекту
- •Контроль за исполнением бюджета.
- •Тема 6.
- •2. Организация подрядных торгов.
- •3. Регулирование материально-технического обеспечения проекта.
- •Тема 7. Управление реализацией проекта
- •Организационная структура управления проектами.
- •Критерии для принятия решений по организационной структуре
- •Контроль и регулирование при реализации проекта.
- •Обеспечение качества проекта.
- •5. Управление завершением проекта.
- •Системный подход к управлению проектами.
Контроль и регулирование при реализации проекта.
Контроль - систематически протекающий процесс обработки информации, предназначенный для выявления различий между плановыми величинами и величинами, взятыми для сравнения, а также анализа выявленных отклонений. Контроль должен обеспечить:
мониторинг (систематической и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);
выявление отклонений от целей реализации проекта;
прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.
Различают 3 вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.
Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:
времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);
бюджета (уровень расходования финансовых средств);
ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);
качества (уровень качества работ).
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.
Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:
состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;
состав показателей и формы представления первичной информации;
сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;
лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;
состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;
комплекс используемых программно-аналитических средств.
В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:
контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»);
контроль в моменты 50-% готовности работ (метод «50-50»);
контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);
экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.
Для контроля исполнения календарных планов и расходования ресурсов используют те же методы, что и при их составлении. Это сетевые графики, S-кривые (кривые хода работ), матричные расписания и т.д.
В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью следующих процедур:
сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса работ и представление ее в проектную команду;
обновление моделей и подготовка данных для их расчета;
расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;
анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
разработка оперативно-календарных планов и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.
Мониторинг проекта - механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета .
3. Управление изменениями.
Источники изменений могут происходить из внутреннего или внешнего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и др. аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние на:
ценность и эффективность проекта;
продолжительность и сроки завершения проекта;
стоимость и бюджет проекта;
качество выполнения работ и спецификации требований к результатам;
Внесение изменений в проект предполагает:
возникновение дополнительных затрат;
нарушение плановых сроков осуществления проекта;
невозможность достижения требуемого качества или результата проекта.
по мере продвижения проекта стоимость вносимых изменений возрастает, а практическая ценность часто убывает.
Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте. Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.
В зарубежной практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений:
Отчет о проблеме (Problem report) - описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.
Запрос на осуществление изменения (Change request) - формируется на начальной стадии.
Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) - информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.
Заявка на изменение (Change order) - оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом подрядчика; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.
В общем виде технологию управления изменениями можно проиллюстрировать на рис. 7.4.
Прогнозирование изменений |
Основные участники проекта (прединвестиционная фаза)
|
|
Предложение и описание изменений |
Участники проекта и подразделения проектной команды
|
|
|
Отдел по изменениям
|
|
Оценка последствий вносимых изменений |
Отдел по изменениям и другие участники проекта
|
|
Одобрение вносимых изменений |
Совещание по изменению (основные участники)
|
Да |
|
Изменение Нет одобрить? |
Изменить предложение? |
|
Да |
Нет
|
Организация Выполнения изменений |
Отдел по изменениям и другие участники
|
Отклонение предложения |
Контроль и координация выполнения изменений |
Отдел по изменениям
|
|
Подтверждение Выполнения вносимых изменений |
Отдел по изменениям |
|