6 Практична робота: Створення таблиць та форм субд access
Практична робота № 18
Тема: Створення БД, таблиць та простих форм (субд Access)
Мета роботи:
Навчитись створювати БД, створювати та редагувати таблиці
Навчитись створювати форми та звіти для роботи з даними БД
обладнання: ПК , методичні вказівки до виконання роботи
Теоретичні положення: під базою даних в розуміють сукупність чотирьох основних об’єктів: таблиць, запитів, форм та звітів. В простих базах даних використовується одна таблиця, а в більш складних їх може бути декілька. Між таблицями, як правило, встановлюють певні реляційні зв’язки.
ACCESS зберігає БД в файлах з розширенням .mdb, куди одночасно входять всі чотири типи об’єктів. Перед тим, як створювати таблицю, потрібно створити саму БД, в якій будуть зберігатись таблиці й інші об’єкти ACCESS. При завантаженні ACCESS з’являється діалогове вікно, в якому можна вибрати: Новая база даннях; Запуск мастера (створення нової БД); Открыть базу данных (відкрити файл раніше створеної БД). Якщо в початковому вікні завантаження ACCESS натиснути командну кнопку Отмена, то відкриється головне вікно ACCESS, де можна відкрити файл БД або створити нову БД за допомогою головного меню програми. Для створення БД потрібно подати команду Файл - Создать базу данных або натиснути відповідну піктограму. Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl + N. Відкриється вікно Создать з двох закладок, де слід вибрати шаблон БД. Після того, як БД буде відкрита або створена нова БД, з’явиться вікно бази даних. Воно складається з шести закладок , в якому представлені об’єкти, з яких складається БД (в новій БД списки будуть порожні). За замовчуванням активною стає закладка Таблицы, в якій представлені всі таблиці бази даних. Крім цього у вікні є закладки: Запросы запити до БД; Формы (спеціальні бланки, на кожному з яких відображається по одному запису); Отчёты (звіти); Макросы; Модули.
Для того, щоб відкрити об’єкт будь-якої закладки, потрібно відмітити його у вікні і натиснути командну кнопку Открыть або двічі клацнути на самому об’єкті. Якщо потрібно створити новий об’єкт, то необхідно натиснути на кнопку Создать. Кнопка Конструктор використовується для зміни структури існуючого об’єкту.
Створення таблиць: перш ніж створювати нову таблицю, потрібно точно встановити, які вона буду містити поля, тобто намітити собі її структуру. Структура таблиці включає в себе назви всіх її полів разом із їх типами та довжиною. Для створення нової таблиці потрібно у вікні бази даних вибрати закладку Таблицы і в ній натиснути кнопку Создать. З’являється діалогове вікно Новая таблица, в правій частині якого потрібно вибрати один з п’яті режимів створення таблиці і натиснути на кнопку Ok:
Режим таблицы відкривається таблиця, схожа на звичайну електрону таблицю, куди можна безпосередньо вводити дані. На відміну від аркуша електронної таблиці, заголовки колонок позначаються не латинськими літерами, а назвами полів. За замовчуванням назви полів позначаються: Поле 1, Поле 2 і т.д. Для того, щоб змінити назву поля потрібно двічі натиснути ліву клавішу миші на його заголовку. В результаті чого в заголовку з’явиться курсор, який дозволяє відредагувати назву поля.
Мастер таблиц цей режим завантажує підпрограму майстра створення таблиці. Для створення нової таблиці потрібно покроково в діалогових вікнах відповісти на ряд питань.
Импорт таблицы у цьому режимі відкривається діалогове вікно Импорт, де потрібно вибрати файл для імпортування в таблицю ACCESS.
Связь с таблицами цей режим дозволяє зв’язати дану БД із однією або декількома таблицями іншої БД. При цьому зв’язані таблиці будуть використовуватись так, ніби вони належать даній БД.
Конструктор цей режим дозволяє керувати процесом створення структури таблиці. При виборі даного режиму і натискуванні Ok відкривається вікно конструктора таблиці. У вікні конструктора таблиці є три колонки: Имя поля, Тип данных, Описание. В колонці Имя поля потрібно вказати ім’я створюваного поля. Імена полів можуть мати довжину не більше 64 символів і вміщувати літери, цифри, пропуски та деякі спеціальні символи. Після введення імені поля потрібно натиснути клавішу Tab, щоб перемістити курсор в наступну колонку Тип данных. Тут необхідно вибрати тип даних, які будуть зберігатися в даному полі. За замовчуванням встановлюється текстовий тип даних. Щоб змінити цей тип потрібно натиснути на піктограму випадаючого списку , яка розміщена в правій частині чарунки, і вибрати необхідний тип. В ACCESS є 10 типів даних:
Текстовый використовується для зберігання будь-якої послідовності символів, включаючи літери, цифри, пропуски і спецсимволи. Текстові поля можуть містити до 255 символів. За замовчуванням довжина текстового поля дорівнює 50-ти символам. Для зміни цієї величини потрібно встановити курсор в полі Размер поля закладки Общие, яка знаходиться в нижній частині вікна, натиснути на піктограму випадаючого списку , і ввести відповідне значення;
Поле МЕМО використовується для зберігання тексту великого об’єму (наприклад, цілих параграфів). В полях МЕМО може зберігатися до 32000 символів. Якщо в полі потрібно зберегти текст цілого документу, то краще встановити тип Поле объекта OLE;
Числовой використовується для зберігання числових значень, над якими виконують обчислення. Якщо обчислення над числами виконувати не потрібно, то краще використовувати текстові поля (номери телефонів, поштові індекси і т. д.);
Дата/время використовується для зберігання дати або часу. Над цима полями можна виконувати певні обчислення;
Денежный використовується для зберігання числових значень грошових сум. Автоматично додається фіксована кількість цифр для дробової частини числа, щоб попередити помилки заокруглення;
Счётчик використовується для автоматичної нумерації записів таблиці. Поля лічильника можна розглядати як ідентифікаційні номери записів таблиці. Причому, значення цих полів редагувати неможливо;
Логический використовується для зберігання логічних величин, тобто таких, які можуть набирати лише двох значень: Да або Нет;
Поле объекта OLE вміщує об’єкт OLE. Об’єкт OLE це документ іншої прикладної програми Windows, яка підтримує технологію обміну даними OLE (може містити звукову та відеоінформацію та ін.);
гіперпосилання;
Мастер подстановок використовується для введення значень, які належать до певного діапазону або списку.
Після того, як буде вказано тип даних відповідного поля, потрібно перейти до третьої колонки конструктора таблиці Описание. В даній колонці можна вказати опис поля (коментар до поля), який забезпечує користувачів БД довідковою інформацією про дане поле. Текст повідомлення З’являється тоді, коли курсор знаходиться у відповідному полі. Цей параметр є необов’язковим.
В нижній частині вікна конструктора знаходиться розділ Свойства поля, де можна встановити властивості кожного поля таблиці.
Ключове поле: при роботі з таблицями БД важливу роль відіграють ключові поля. Ключове поле це одне або кілька полів, за якими однозначно ідентифікуються записи в таблиці. Ключові поля дуже корисні, адже вони збільшують швидкодію роботи з таблицею і дозволяють додавати зв’язки між таблицями. За замовчуванням ключові поля у списку даних таблиці відображаються першими. В якості ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись. Для встановлення ключового поля необхідно в режимі конструктора таблиці вибрати поле, яке потрібно використати в якості ключового, після чого подати команду Правка - Ключевое поле або натиснути піктограму ключове поле . Якщо потрібно змінити назву поля, його тип або коментар до поля, досить помістити курсор всередині відповідної чарунки вікна конструктора таблиць і зробити потрібні зміни.
Для видалення поля спочатку необхідно його виділити (натиснути кнопку зліва від назви поля), а потім подати команду Правка - Удалить строки або натиснути клавішу Delete. Якщо необхідно додати нове поле між існуючими, то необхідно відмітити поле, перед яким потрібно вставити нове, а тоді подати команду Вставка - Строки або натиснути клавішу Insert. Для переміщення поля на нове місце потрібно його виділити і, натиснувши ліву кнопку миші на кнопці зліва від нього, перетягнути в інше місце. Після того, як вся структура таблиці вже сформована, її потрібно зберегти на диску. Для цього закрити вікно конструктора, в результаті чого з’являється діалогове вікно, яке перепитує чи потрібно зберігати зміни, внесені в структуру таблиці. Потрібно вибрати відповідь Да. З’явиться діалогове вікно, де потрібно вказати назву таблиці і натиснути кнопку Ok. Для заповнення БД даними потрібно перейти до вікна відповідної таблиці, для чого у вікні БД відмітити назву таблиці і двічі натиснути ліву клавішу миші. В результаті чого вибрана таблиця відкриється в окремому вікні. Коли користувач розпочне введення даних в порожній запис, під ним з’явиться новий порожній запис. Для знищення запису в таблиці БД потрібно спочатку його виділити та подати команду Правка - Удалить запись. Під час роботи із таблицями БД можна легко змінювати вигляд даних: розширювати або звужувати колонки, переносити їх у інше місце.