6 Практична робота: Робота зі структурою таблиць. Створення простих запитів субд Access

Практична робота № 19

1. Тема: Робота зі структурою таблиць. Створення простих запитів (субд Access )

2. Мета роботи:

   1. Навчитися створювати поля з підстановкою значень із іншої таблиці в режимі конструктора

   2. Навчитися створювати зі списком значень (з підстановкою значень) із іншої таблиці в режимі таблиці

   3. Навчитися створювати зв’язки між таблицями та запити до БД

3. Обладнання: ПК , методичні вказівки до виконання роботи

4. Теоретичні положення:

1. Створення поля з підстановкою значень із іншої таблиці в режимі конструктора:

1 ) Відкрийте таблицю, у яку потрібно додати поле з підстановкою значень, у режимі конструктора

2) Виконаєте одну з наступних дій:

• Щоб додати в таблицю нове поле, виділите рядок, над яким потрібно додати поле, і натисніть кнопку Добавить строки на панелі інструментів.

• Щоб додати нове поле в кінець таблиці, клацніть перший порожній рядок. Уведіть ім'я поля в стовпці Имя поля

• Якщо поле, що буде використатися як зовнішній ключ для поля підстановок, уже існує, виберіть рядок цього поля. Наприклад, якщо є таблиця "Товари", що містить поле "КодПоставщика", що потрібно перетворити в поле підстановок, що вибирає назви постачальників з таблиці "Постачальники", те необхідно вибрати рядок поля КодПоставщика ".

3) У стовпці Тип данных натисніть кнопку зі стрілкою й виберіть Майстер підстановок.

4) У першому діалоговому вікні майстра підстановок виберіть перемикач для створення стовпця підстановок, що використовує значення з таблиці або запиту

5) Натисніть кнопку Далі й додержуйтеся інструкцій в інших діалогових вікнах Майстер підстановок. Після натискання кнопки Готово Mіcrosoft Access створить поле підстановок й установить його властивості на підставі значень, обраних у майстрі.

2. Створення поля зі списком значень (з підстановкою значень) із іншої таблиці в режимі таблиці: Виділите стовпець, ліворуч від якого потрібно вставити нове поле, а потім виберіть у меню Вставка команду Столбец подстановок. У першому діалоговому вікні майстра підстановок виберіть перемикач для створення стовпця підстановок, що використає значення з таблиці або запиту. Натисніть кнопку Далее і додержуйтеся інструкцій в інших діалогових вікнах Мастер подстановок. За замовчуванням ім'я нового поля підстановок - "Поле#", де # - деяке число. При необхідності ім'я поля можна змінити.

3. З аповнення таблиць: у таблицях дані розподіляються по стовпцях (які називають полями) і рядкам (які називають записами). Наприклад, кожне поле в таблиці "Товари" містить дані одного типу для кожного товару, такі як марка товару. Кожен запис у таблиці містить повні відомості про один товар, такі як марка товару, код постачальника, кількість товару на складі й т.д.

У режимі конструктора можна створити нову таблицю або додати, видалити або настроїти поля існуючої таблиці:

1 - Якщо існуюче ім'я поля недостатньо зрозуміло, поле можна перейменувати

2 - Тип даного поля - характеристика поля, що визначає, які дані можуть зберігатися в поле. Наприклад, у поле з типом "Текстовий" можна вводити як текст, так і числа, а в полях з типом "Числовий" допускається зберігання тільки числових даних.) поля визначає тип значень, які можна вводити в це поле. Наприклад, якщо потрібно, щоб у поле втримувалися числові значення, які можна використати в обчисленнях, задайте Числовий або Грошовий тип даних.

3 -  Для ідентифікації кожного запису в таблиці використовується унікальний маркер, що називають первинним ключем таблиці

4 -  Свойства полей — це набір характеристик, що забезпечують додаткові можливості керування зберіганням, уведенням і відображенням даних у поле. Число доступних властивостей залежить від типу даного поля.

Панелі інструментів Бази даних і Запит в режимі таблиці роблять доступними багато інструментів, необхідні для пошуку, редагування й печатки записів:

1 - Печатка й попередній перегляд даних

2 - Перевірка орфографії

3 - Вирізання, копіювання або вставка виділеного тексту, полів, записів цілком або всієї таблиці повністю

4 - Сортування записів

5 - Відбір записів, пошук або переміщення значень

6 - Додавання або видалення записів

Я кщо потрібно використати інструменти для роботи зі стовпцями, рядками й підтаблицями (Підтаблиця - об'єкт у режимі таблиці, вкладений в інший об'єкт у режимі таблиці й утримуючий дані, зв'язані або об'єднані з даними в цьому об'єкті.), можна знайти їх у самій таблиці, або двічі клацнути в області виділення стовпця (Область виділення стовпця - прямокутник у верхній частині стовпця. Для виділення всього стовпця в бланку запиту або фільтра досить клацнути область виділення стовпця):

1 - Використання області виділення стовпця для переміщення, приховання або перейменування стовпця.

2 - Зміна розмірів рядків або стовпців.

3 - Використання підтаблиць для перегляду зв'язаних даних

4 - Закріплення лівого крайнього стовпця таким чином, щоб він відображався на екрані при прокручуванні аркуша вправо

Д ля переходу по записах у таблиці можна використати панель переходу по записах:

1 - Перехід на перший запис

2 - Перехід на попередній запис

3 - Введення номера потрібного запису

4 - Перехід на наступний запис

5 - Перехід на останній запис 6 - Перехід на новий (порожній) запис

4. Зв’язування таблиць БД на схемі даних: Для того, щоб встановити зв’язки, потрібно подати команду Сервис - Схема данных. При цьому встановлюються зв’язки по однакових полях таблиць БД, для цього у вікні Схема данных необхідно виділити поле першої таблиці ( з тих, що зв’язуються). Потім мишею перетягнути його не поле в іншій таблиці (з яким потрібно встановити зв’язок). При цьому відкривається вікно, де потрібно переконатись в тому, що правильно встановлено назви полів, які потрібно зв’язати. Встановивши всі необхідні параметри, потрібно натиснути кнопку Ok. Необхідно, щоб зв’язуванні поля мали однаковий тип. Щоб прибрати зв’язок між таблицями, необхідно клацнути лінію, яка з’єднує таблиці так, щоб вона стала жирною, потім потрібно клацнути правою кнопкою миші. З’явиться контекстне меню, в якому потрібно подати команду Удалить связь.

5. Створювання простих запитів: Запити створюються в спеціальному вікні  вікні запиту. Для створення запиту потрібно у вікні БД вибрати закладку Запросы, а тоді натиснути кнопку Создать. Відкривається діалогове вікно, де потрібно вибрати тип створюваного запиту: Конструктор (створення запитів в режимі конструктора таблиць); Простой запрос (створення простих запитів за допомогою майстра створення запиту); Перекрёстный запрос (створення перехресних запитів за допомогою майстра); Повторяющиеся записи  створення запитів, які повторюються; Записи без подчинённых  створення запитів, які не мають підпорядкування.

Якщо вибрати режим Конструктор, то відкриється наступне діалогове вікно, в якому є список таблиць, що входять в БД. В цьому вікні потрібно встановити для яких таблиць буде даватися запит. При цьому потрібно вибрати таблицю із списку і натиснути кнопку Добавить. Цю ж операцію необхідно повторити для всіх наступних таблиць. Вибравши всі необхідні таблиці зі списку, потрібно натиснути командну кнопку Закрыть. При цьому відбувається перехід до вікна конструктора запиту.

При виборі режиму Простой запрос завантажується підпрограма майстра створення запиту. При цьому відкривається перше вікно роботи майстра, в якому у списку Доступные поля потрібно покрокове вибирати поля, які необхідно включити в запит, і натискувати кнопку із зображенням символу . Тоді це поле переноситься в список Выбранные поля. Для переведення в список Выбранные поля усіх полів із лівого списку можна натиснути кнопку . Якщо в список вибраних полів будуть занесені зайві поля, то слід вибрати їх і натиснути кнопку із зображенням символу . Встановивши список всіх необхідних для запиту полів, потрібно натиснути кнопку Далее для переходу до наступного вікна роботи майстра. Якщо для створення запиту потрібно використати поля з інших таблиць, то у випадаючому списку Таблица/Запросы потрібно вибрати іншу таблицю. Тоді додати потрібні поля. після натискування Далее з’являється додаткове вікно, де пропонується зв’язати ці таблиці. Після натискання Далее відкривається наступне вікно роботи майстра, в якому потрібно вказати назву запиту. Потім натиснути командну кнопку Готово.

Запити використовуються для перегляду, аналізу і зміни даних в одній чи декількох таблицях. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї чи декількох таблиць і відсортувати їх у визначеному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за визначеними умовами. Запити можуть служити джерелом даних для форм і звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць і виконувати над ними ряд операцій. В результаті виконання запиту повертається таблиця з даними, які відповідають умовам запиту.

У Microsoft Access передбачено кілька видів запитів:

- запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, що відповідає зазначеним умовам, без зміни даних;

- перехресний запит забезпечує статистичну обробку даних, результати якої виводяться у виді таблиці, дуже схожої на зведену таблицю Excel;

- запит на створення таблиці (Make-Table Query) створює таблицю на основі даних, що містяться в запиті на вибірку. Найчастіше цей тип запиту використовується для експорту інформації в інші додатки. Крім того, запити на створення таблиці зручно застосовувати для копіювання таблиць в іншу базу даних. У деяких випадках з їхньою допомогою можна підвищити швидкодію форм і звітів, що базуються на одному складному запиті;

- запит на додавання записів (Append Query) дозволяє додати в таблицю записи, створені запитом;

- запит на оновлення (Update Query) змінює значення полів у записах таблиці, відібраних за допомогою запиту;

- запит на вилучення (Delete Query) вилучає з таблиці записи, що відповідають результату запиту.

Якщо таблиці містять велику кількість даних, важливо не тільки витягти потрібні дані, але і якось обробити їх, тобто представити у виді, зручному для аналізу. У попередніх версіях Access для цього існував спеціальний вид запитів - перехресні запити. У Access 2002 для аналізу даних можна застосовувати зведені таблиці. Зведені дані можна представити не тільки в табличному, але й у графічному виді за допомогою зведених діаграм.

Більш простим способом обробки результуючих даних запиту є групування й обчислення різних підсумкових значень. Це можна зробити безпосередньо в запиті на вибірку, визначивши поля для групування і використовуючи статистичні функції.

Для створення запитів можна використовувати спеціальну мову - Jet SQL, тобто діалект мови структурованих запитів SQL, що використовується ядром бази даних Access - процесором обробки даних Jet.