2.2. Формы

Форма представляет собой специальный формат экрана, используемый чаще всего для ввода данных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с несколькими взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, включающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представить записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позволяют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значения полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, линии и т.д. - являются элементами управления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

2.3. Запросы

Запрос - это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из одной или нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов.

• Запрос на выборку - выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов.

• Запрос-изменение - изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление.

• Запрос на создание таблицы - сохраняет результаты выборки в отдельной таблице.

• Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос можно создавать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

2.4. Отчеты

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей и т.д. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

2.5. Макросы и модули

Для реализации практических задач пользователя разработчику приходится использовать средства программирования: язык макрокоманд и язык Visual Basic for Applications (VBA). Макросы и модули, созданные программистом, оперируют запросами, формами и отчётами и объединяют разрозненные действия в одну задачу.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто используемых задач.

Контрольные вопросы.

1. Каково назначение любой СУБД?

2. Дайте определение и характеристику реляционной модель данных.

3. Какие способы создания базы данных Вы знаете.

4. Какое расширение является расширением базы данных Access?

5. Назовите основные структурные единицы базы данных.

6. Назначение структурного элемента Таблица? Структура таблицы.

7. Какими параметрами характеризуется?

8. В каких режимах можно работать с таблицами данных?

9. Как переключиться из одного режима в другой?

10. Для чего служит режим Конструктора?

11. Можно ли изменить структуру базы данных в режиме таблицы?

12. Дайте определение поля, и чем оно характеризуется?

13. С какими типами данных работают в Microsoft Access?

14. Что такое ключевое поле?

15. Что такое запись?

16. Сколько в записи может содержаться полей?

17. Сколько таблиц может иметь база данных?

18. Сколько записей может содержать таблица?

19. Что называется Формой в системе Microsoft Access?

20. Назовите известные Вам способы создания форм?

21. Для чего устанавливаются межтабличные связи при объединении таблиц и создании схемы данных?

22. Для чего используется структурный элемент Запрос?

23. Порядок создания запроса?

24. В каком режиме осуществляется редактирование запроса?

25. Для чего используется структурный элемент Отчет?

26. Порядок создания отчета?