19.Работа с шаблонами

1.2.1 Создание нового шаблона

Можно создать новый шаблон на основе уже существующего, тогда новый шаблон будет содержать все элементы старого и любой текст или форматирование.

Для создания нового шаблона нужно взять за основу Обычный шаблон и действовать так :

1. Выбрать файл - Создать для открытия диалогового окна - Создание документа (рис.3).

Рис. 3. Создание нового документа, основанного на Обычном шаблоне документа.

2. Выбрать кнопку переключателя Шаблон.

3. Если нужно создать шаблон на основе уже существующего, нужно выбрать пиктограмму шаблона в диалоговом окне Создание документа. В противном случае- щелкнуть на пиктограмме Обычный вкладки Общие.

4. Щелкнуть на кнопке ОК. В рабочей области появится пустой документ, названный Шаблон 1.

5. Ввести стандартный текст и другие элементы, которые нужно сохранить в новом шаблоне, и, если нужно, применять к тексту нужное форматирование. Для нового шаблона можно создавать любые стили.

6. Выбрать команду файл - Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Сохранить.

7. Выбрать папку, в которой будет храниться новый шаблон.

8. В текстовом поле Имя файла ввести имя нового шаблона, которое не должно превышать 256 символов. Убедиться, что новому шаблону не было присвоено имя уже существующего, иначе новый шаблон заменит базовый.

9. Щелкнуть на кнопке Сохранить. Новый шаблон будет сохранен под указанным именем, и его можно будет использовать всякий раз при создании нового документа.

Если сохранить шаблон в папке “Шаблоны”, то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать. Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1.2.2 Изменение существующего шаблона

Можно открыть любой шаблон, сохраненный на диске, и модифицировать его. Это делается так:

1. Выбрать команду Файл - Создать для открытия диалогового окна Создать.

2. Выбрать вкладку, содержащую шаблон, который нужно изменить, затем щелкнуть на пиктограмме нужного шаблона.

3. Щелкнуть на кнопке Шаблон.

4. Щелкнуть на кнопке OK.

5. Внести желаемые изменения и дополнения в текст и стиль шаблона.

6. Выбрать команду Файл - Сохранить или щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Измененный шаблон будет сохранен на диске

При модификации шаблона внесенные изменения не повлияют на ранее созданные документы, документы основанные на этом шаблоне. Они появятся только в новых документах.

1.2.3 Создание шаблона на основе документа

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиши, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон - это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Нужно делать следующее:

1. Открыть документ на основе которого нужно создать шаблон.

2. Использовать команды редактирования Word для удаления всех элементов текста и форматирования которые не должны войти в новый шаблон.

3. Выбрать команду Файл - Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документов (рис.4).

4. Из раскрывающегося списка Тип документа выбрать Шаблон документа. В текстовом поле Папка автоматически появится название папки Шаблоны.

Рис.4 Сохранение шаблона документа.

5. Выбрать папку, в которой будет храниться новый шаблон, дважды щелкнув на ее имени.

6. Ввести имя шаблона в текстовом поле Имя файла.

7. Щелкнуть на кнопке Сохранить.

В пункте 5. важно выбрать подходящую папку для хранения шаблона. Когда в пункте 4. нужно выбрать Шаблон документа, Word автоматически откроет папку Шаблоны (которая отличается от той, где хранятся документы ). Шаблоны, хранящиеся в этой папке, появятся в диалоговом окне Создать при щелчке на вкладке Общие. Поскольку Word разделяет шаблоны на категории, следует помесить шаблон в соответствующую папку, чтобы потом не иметь проблем с его поиском. К примеру, был создан шаблон для записки, сохранен в папке Записки, его всегда можно найти щелкнув на вкладке Записки в диалоговом окне Создать.