Форма записи результатов совещания, проводимого пространственно разделенными участниками

№ п/п	ФИО и должность участника совещания	Мнение, предложение	«+» и « – »	Кто поддержал, кто против
1.
2.
...
	Выводы и предложения	Решения
1.
2.
3.

Конструктивными могут оказаться письменные совещания. Существует несколько форм их проведения.

1. Круговая система. На листе бумаги или на электронном носителе указываются цель обсуждения, проблема и предложения по рассматриваемому вопросу. Материалы передаются или рассылаются участникам. Каждый участник вписывает свое мнение по представленном варианту и собственные предложения. Собранные предложения обрабатываются, формулируется скорректированный вариант предложений, который рассылается участникам. Новый вариант рассматривается участниками, вносятся уточнения и передаются руководителю. Письменный обмен мнениями осуществляется до тех пор, пока не будет достигнут консенсус. При большом числе участников группа должна разбиваться на подгруппы по 3-4 человека. Обмен информацией производится сначала в пределах подгруппы. На его основе разрабатывается общий перечень идей и предложений. Результаты направляются на рассмотрение руководству.

2. Метод поиска причинно-следственных связей. Используется для выявления причин возникшей проблемы и путей ее решения. Форма записи представлена на рис. 7.1.

Полученная информация анализируется, и определяются наиболее вероятные причины.

3. Метод «мозгового штурма». Рассматривается в числе наиболее эффективных методов, направленных на активизацию работы персонала. С помощью этого метода осуществляется генерирование идей, выявляются проблемы, определяются способы их решения. Процедура «мозгового штурма» включает три этапа.

Первый этап – до мозгового штурма. Определяется цель его проведения, подбираются участники, обеспечиваются условия проведения, избирается ведущий.

Второй этап – проведение мозгового штурма. Важно правильно рассадить участников (плечом к плечу). Доска или экран для записи идей располагается перед ними. Такой порядок размещения способствует концентрации внимания на фиксируемых идеях, а не на тех, кто их предлагает. Представить участников. Сообщить основополагающие правила проведения мозгового штурма – продолжительность 10-15 минут, отсутствие всякой критики и оценки идей, предлагаемых участниками, недопустимость их персонификации. Предложения, выдвигаемые участниками, записываются и должны быть перед их глазами.

Рис. 7.1. Форма структурирования причин возникновения проблемы

Третий этап – после мозгового штурма. На этом этапе требование отсутствия критики ослабляется, наиболее перспективные предложения обсуждаются, совместно прорабатываются пути их совершенствования (при необходимости участникам можно предоставить время для обдумывания деталей решения и сбора необходимой информации). По итогам обсуждения формулируется окончательный вариант решения, назначаются ответственные за его реализацию и исполнители.