Информационное обеспечение организации.
Вне машинное ИО, делопроизводство
Внутренне машинное ИО
Вне машинное ИО - это бумажные документы организационного правового, распорядительного, справочного, и другого характера, циркулирующие в организации.
С целью организации работы с документами в организации создаётся делопроизводство.
Управленческие документы представлены следующими основными видами документации:
Организационно – правовая документация
Плановая документация
Распорядительная документация
Информационно – справочная и справочно – аналитическая документация
Отчётная документация
Договорная документация
Документация по обеспечению кадрами
Документация по обеспечению финансами
Документация по материально – техническому обеспечению
Документация по информационному обеспечению деятельности учреждения
Очень важно организовать правильную работу получения, отправку и хранение документов.
Требования к оформлению управленческих документов.
На всех управленческих документах должны быть реквизиты. Всего определено 29 реквизитов. Состав реквизитов следующий:
Государственный герб РФ
Герб субъекта РФ
Эмблема организации или товарный знак
Код организации
Код формы документа
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документам
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок текста
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Виза согласования документа
Печать
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка для автоматического поиска документа
Внутри машинное ИО связанно с хранением, поиском и обработкой информации в компьютерной системе и состоит из файлов, разнообразных по содержанию, назначению и информационной связью между ними.
Бит
Байт
Ф айл
Непосредственное использование Базы данных
С истема информации
Бухгалтерский отдел Маркет. Отдел … и т.д.
Это база данных.
Банк данных – система специальным образом организованных данных программных, технических, языковых, организационно – методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного использования данных.
База данных – это именованная совокупность структурированных данных, отображающая состояние объектов, их свойства и взаимоотношения в некоторой предметной области.
Банк данных
База данных СУБД (система управления базами данных)
СУБД – это комплекс языковых и программных средств общего или специального назначения, реализующих поддержку создания баз данных, централизованного управления и организации доступа к ним различных пользователей в условиях принятой технологии обработки данных(например MS Access).
Базы данных могут быть централизованными или распределёнными.
По способу доступа к базе данных различают базы данных с локальным доступом и с сетевым доступом.
Базы данных с сетевым доступом в настоящее время выделены по двум схемам:
«
файл
– сервер» (большая нагрузка на СУБД)
А РМ
С
УБД
База данных
АРМ
«
Клиент
– сервер»
А
РМ
1 ч. СУБД 2ч. СУБД + БД
А
РМ
Различают модели структуры данных в базе данных:
И
ерархическая
модель базы данных
А дрес
О тдел 1 отдел 2
Исп исп исп исп
Сетевая модель базы данных
А дрес
О тдел 1 отдел 2
Исп исп исп исп
Хранилище данных
В основе концепции хранилища данных лежит важная идея интеграция ранее разъединённых детализированных данных, содержащихся в исторических архивах, накапливаемых в традиционных системах обработки, поступающих из внешних источников и их обработка.