3. Документированные процедуры.

Согласно стандарту ИСО 9000:2005, процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса. В стандарте ИСО 9001:2008 указывается, что документированная процедура (ДП) – процедура, которая установлена, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Документированные процедуры описывают внутреннюю деятельность процесса, с изложением порядка выполнения функций и указанием ответственных. Стандарт ИСО 9001:2008 требует наличия минимум шести ДП:

1. Управление документацией.

2. Управление записями.

3. Внутренний аудит.

4. Управление несоответствующей продукцией.

5. Корректирующие действия.

6. Предупреждающие действия.

Состав разделов документированных процедур может быть следующим

(исходя из отечественного опыта):

• титульный лист;

• оглавление (содержание);

• условные обозначения и сокращения в процедуре;

• назначение процедуры;

• оперограмма процедуры;

• описание операций процедуры;

• приложения;

• список литературы;

• лист регистрации изменений.

По опыту зарубежных стран состав основных разделов ДП может быть следующим:

• назначение и область распространения процедуры;

• ссылки (перечень других документов, используемых при выполнении данной процедуры);

• определения (термины и понятия, используемые в процедуре);

• описание процедуры (в том числе оперограммы);

• вспомогательная документация.

Процедуры, как правило, разрабатываются временной рабочей группой, включающей работников, непосредственно для которых они создаются, и специалистов по организации и управлению качеством. Один из специалистов должен возглавлять эту группу.

Порядок разработки и утверждения процедур во многом аналогичен созданию и утверждению стандарта предприятия (СТП), что включает:

1. обсуждение и утверждение технического задания на разработку;

2. разработку и рассылку на отзыв проекта (первой редакции);

3. обработку отзывов, разработку и представление на утверждение проекта (окончательной редакции);

4. утверждение документа и его регистрацию.

Требования к оформлению и внедрению процедур управления

В общем случае каждый из разделов процедуры управления должен удовлетворять определенным требованиям.

► Титульный лист, являющийся первым листом процедуры, оформляется на соответствующем бланке (см. пример):

• «Содержание» – второй лист процедуры, должен включать наименования всех разделов, подразделов и пунктов текста процедуры. При этом указываются номера страниц, на которых размещается начало материалов разделов, подразделов и пунктов.

• «Условные обозначения и сокращения» – при наличии в тексте процедуры специфической терминологии и употреблении малораспространенных сокращений, новых символов, обозначений и т.п., содержат их перечень. «Перечень» должен представлять собой таблицу, в левом столбце которой приводят сокращение, а в правом – его расшифровку, рисунок и т.п.

• В разделе «Назначение процедуры» в сжатой форме излагаются:

• перечень директивных заводских и других документов, положенных в основу процедуры;

• основные исходные требования к организации производства и краткое содержание операций управления;

• связи с другими процедурами.

► Раздел « Оперограмма процедуры управления» определяет:

• состав операций;

• перечень служб, которые участвуют в выполнении операций;

• состав документов и средств подготовки документов;

• связи с другими процедурами.

«Оперограмма процедуры управления» изображается таким образом, что по вертикали перечисляются все необходимые операции по реализации процедуры, а по горизонтали - исполнители каждой из операций. В поле оперограммы отображаются условными обозначениями взаимосвязи, виды документов, используемые при выполнении соответствующих операций (форму оперограммы см. на стр. 4).

► Раздел « Описание операций процедуры» в краткой форме должен содержать изложение следующей информации:

• вопросы организации производства и управления, ориентированные на применение средств автоматизации;

• методы подготовки, передачи и применения информации и форм документов;

• описание операций должно делаться с последовательным изложением вопросов:

° Что выполняется?

° Как выполняется и какие при этом используются документы?

° Когда выполняется?

° Где выполняется?

⁰ Кто выполняет и какими ресурсами?

° Каков результат выполнения операции?

• Условные обозначения и сокращения, принятые в процедуре

Форма оперограммы процедуры управления

	Оперограмма процедуры управления
									(наименование)
№ п/п	Исполнители (подразделения						службы, должностные лица)							Примечание
	Наименование операции
/	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

► « Описание операций оперограммы процедуры» начинается с нового листа. Слово «операция» записывается в виде заголовка заглавными буквами. Каждой операции присваивается очередной порядковый номер арабскими цифрами (например: операция 1, операция 2 и т.д.), который должен точно соответствовать порядковому номеру операции в оперограмме. Наименование операций записывают в виде заголовков (без кавычек).

Изложение основного текста описания операций должно быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в описании должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них.

В тексте допускаются ссылки на стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться следует на документ в целом или на его разделы и приложения. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются. При ссылке на другие документы указывают наименование документа. Переносить части слова заголовка или части обозначения на другую строку не допускается.

► Раздел «Приложения» содержит всю необходимую дополнительную информацию, используемую при описании операции управления. По каждой форме документа, содержащейся в Приложениях, необходимо отразить:

• форму, вид документа;

• наименование формы документа;

• описание реквизитов документа, методов их получения и применения.

При отсутствии в разделе «Описание операций процедуры» информации о выпускающем документ подразделении, подразделении-получателе, назначении документа, периодичности его выпуска, необходимо отразить ее в Приложении.

«Приложения» оформляют как продолжение процедуры. Каждое приложение должно начинаться с нового листа. Очередное приложение содержит его порядковый номер буквами кириллицы или латинскими буквами посередине листа слова, например, «Приложение А», «Приложение Б» и т.д. Допускается в качестве приложения к процедуре использовать другие самостоятельно выпущенные документы.

Нумерация листов процедуры должна быть сквозной, т.е. начиная с первого – титульного листа, но номер на нем не ставится.

Внедрение документированных процедур

Внедрение процедур осуществляется в два этапа: опытная и промышленная эксплуатация.

Обучение исполнителей для эффективного выполнения процедуры в случае необходимости должно проводиться до начала опытной эксплуатации.

Внедрение процедуры в опытную эксплуатацию осуществляется на основе распоряжения соответствующего заместителя генерального директора (директора). Внедрение процедуры в промышленное использование осуществляется на основе приказа об утверждении процедуры управления.

Контроль за внедрением процедуры в опытную эксплуатацию проводит подразделение по организации управления с привлечением работников заинтересованных служб. В случае необходимости по результатам эксплуатации проводятся специальные совещания, оформляемые протоколом.

Контроль за соблюдением процедуры в процессе ее промышленной эксплуатации осуществляется соответствующим подразделением.

В случае необходимости в процедуры вносятся изменения. Оформление осуществляется по определенной форме «Извещением об изменении процедуры управления», которое рассылается во все заинтересованные подразделения.

Изменения в подлинник процедуры следует вносить заменой (введением) отдельных листов процедуры.

В случае необходимости внесения коренных изменений, выявленных в результате проведения опытной или промышленной эксплуатации ответственный отдел разрабатывает новую редакцию процедуры. Основанием для этого должно служить распоряжение соответствующего заместителя генерального директора.

Утвержденные подлинники всех процедур и изменений к ним после размножения передаются в ответственный за процедуры отдел, проверяется их пригодность для хранения, многократного снятия копий и микрофильмирования, а также наличие в них подписей и дат. Вместе с подлинниками процедур хранится копия перечня их рассылки.

Регистрацию процедур и изменений к ним осуществляет ответственное за процедуры на предприятии подразделение. Там же хранится подлинник, контрольный экземпляр и рабочая копия процедуры.

Подлинник процедуры никому не выдается. Работник, взявший рабочую копию, обязан отметить ее листом-вкладышем с указанием фамилии и даты.

Подлинники аннулированных и замененных процедур или их листов хранятся в ответственном за процедуры подразделении в течение 2 лет.

Ответственное за процедуры подразделение периодически (не менее чем один раз в год) проводит инвентаризацию действующих процедур.