3 Принципа построения архивного аппарата

- арх справочники должны быть – взаимосвязь, неповторяемость и преемственность.

( использование каталогов и справочников прошлых веков)

Единая методика организации научно – справочного аппарата. ( принципы построения похожи в библиотеке, музее и архиве)

Описание документа производиться на карточку

На обложках дел и карточках указывается – одинаковый заголовок( как название книги).

Название учреждения с указанием вышестоящего ведомства –

Название структурной части учреждения ( истфак СПбГУ)

Индекс дела по номенклатуре

Заголовок документа

Краткая аннотация

Крайние даты документов дела –дата документа опред для входящих –дата регистрации, исходящих – дата указывается подписания.

-самый ранний документ и самый поздний документ

Коичество листов в деле

Архивный шифр.

Очень важно написать название архивного дела.

Указывается в названии архивного дела.

- вид дела( материалы, переписка, протоколы…) ,

- автор( если есть, откуда документ), если переписка – указывается корреспондент.

- излагается предмет дела

- указывается регион( если возможно)

-время

- формальные признака( копия, оригинал)

Все вместе элементы заголовка редко применяются( если какя то информация отсутствует)

Документы дела подбираются по признакам их заведения – предметный, адресный, хронологический, территориальн…

Если документы разного характера, то это наз «Материалы»

Заголовки бывают обобщённые, сложные и простые.

Документы храняться ещё и сучётом ценности документной информации

1 категория – док высших и центр орг власти и судов

2 кат – учрежден средн звена.

3 кат – местные низовые учреждения

Архивн опись – арх справочник, предназначенные для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел

Арх описи 3 осн функции

- учётная, информационная, классификационная.

При описании документов

-обяз учитывается самоназвание документов,

- сохранение имён указанных в документе( напр кН Суворов – Рымнинский, он же князьИталийский)

- указывается всегда должность лица, указ в документе( полковник Суворова Суздальского пехотного полка)

Все архивн описи должн быть нейтральны – по отношен к событиям и людям . не использов эпититов( Пугачёв при Екатерине)

Арх опись сост из 2 частей

-собсвенно описи- перечень дел

- справочного аппарата

Сам ранняя опись относ к 1288 году – кн Волынский, библ князя.

Известны описи 15, 16, 17 веков ( напр опись архива разрядного приказа)

Единая форма арх описи у нас сложилась в 40-е гг ХХ века и с тех пор существ не мен

Осн классификационные признаки

-структурный, учёт в соотвествии со структурными делением учреждения( матер отдалкадров)

- функциональный или тематический( функции учреждения)

- хронологический признак( учёт дат к кот относ документы)

- ряд доп признаков- географический, корреспондентский

При составлении описи учитывают 2 осн признака – структурно – хронологическая схема.

- или хронологически- отраслевая схема( при изменяющейся структуре учреждения)

Фонды личного происхождения. обязательно указываются

- рукописи фондообразователи – запис книжки, письма, биографическ материалы( биограф, автобиография)

- изобразителные материалы

- матер имущественно – бытового характера

- матер членов семьи, разных лиц.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в кот информация сгруппирована

Система каталогов в архиве построена

- алфавитная структура – именной, географический

- каталоги имеющие логическую структуру – систематич, хронологическ, тематический..

Путеводители – использовать надо в перв очередь современные но и не отказываться и от старых

.

Комплектование сист ценности документов

Комплектование – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Источники комплектования – организации, кот высылают в архив материалы.

Критерии источников комплектования - чем руководств архивисты при комплектования своих архивов.

Для учреждений – при учёте значения учреждения с сист органов власти и управления

- полнота отражения деятельности учреждения в док-ах вышестоящих организациях

- соответствие деятельности учреждения профилю даннго архива

Для документов личного характера

- значение деятельности фондообразователя в истории развития науки, культуры

- сохранность личных фондов

- взаимосвязь фонда с другими комплексными документами.

В каждом архиве утвердаются списки источников комплектования, постоянно уточняются и дополняются.

В 90 – е гг ХХ века в архив поступ огромн кол-во документов из ликвидированных учреждений.

При многочисленности источников комплектования – созд список сдачи документов в архив.

Комплектование организованно –

Документ рождается в канцелярии, и некоторое время там храниться.

После того как он становиться не нужен для текущего делопроизводства – отправл – в архив учреждения.

- или уничтожается

В соответствии с установленным сроком – документ перед из архив учреждения в гос архив –

-хранение – постоянное или временное

- экспертно- хранилищная комиссия – отделить необходимое, остальное – уничтожается.

Передача дел осуществляется по описи- акты передачи и приёма дел за подписью.

При уничтожении – сост акт уничтожения.

Таким образом экспертиза ценностей документов проходит в 3 этапа.

- экспертиза на стадии делопроизводства

- ведомственного архива

- гос архива

Экспертиза осуществляется по перечню – инструкции. В остальных случаях – на ответсвенность комиссии

Что учитывается при принятии решения о уничтожении или сохранения док-та

- происхождение док-та, значение, время и место создания.

- содержание до-та, вид, информация

- внешине особенности ( внешность, подлинность( копия)).

Организация учёта документов в архиве. Сущ централизованный гос учёт документов. Учит на 3 стадиях

- в рамках архивн фонда в целом

- в рамках единицы хранения ( в рамк дела)

- учитываются как отдельный документ

Документация самого архива: Документы централизованного учёта. Проверяется ежегодно.

Книга поступлений, список фонда, лист фонда( паспорт фонда), арх опись, дело фонда.

Существует паспорт архива , в нём фиксируется

- количество единиц хранения

- условия хранения( часть докум- тов может храниться в особо режиме, или наоборот – упрощённом)

- кадры ответственные за хранение, и имеющих к нему доступ. Хранители фонда ( личн присутствие при доступе).

- карточки фонда –

Сохранность документов.

Особый режим – температура(15-17), влажность. Высота стеллажа, нижней полки.

Сигнализация – на изменение параметров хранения, пожара, проникновения.

Реставрация и консервация документов – лаборатории. ( напр лаборатор архива СПб филиала АН )

Архивный фонд – совокупность документов образующихся в процессе деятельности какого либо фондообразования. Документы как правило исторические и связанные между собой

Фондообразователь – учреждение или лицо в деятельности которого отложился архивный фонд

Архивная коллекции – совокупность отдельных документов образовавш в результате деятельности различных фондообразователейи объединённых по общему признаку – тематический, хронологический, географический, авторский.

Фондирование – организация документов в пределах архивного фонда.

Перефондирование осуществляется крайне редко, вызвано только крупными ошибками при фондировании.

При фондировании составляется историческая справка фонда.

Учитывается коде поступил фонд на хранения, степень его сохранности, объём фонда, крайние даты документов

Если фондообразователь – учреждение – оно должно быть юридически самостоятельно.

Использование архивных документов – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В процессе использования документов учавствуют 2 стороны – архив и пользователь.

- Пользователь – органы гос власти, организации, пресса, отдельн граждане.

Цели использования архивной информации -6 групп

Управленчиские –информационное обеспечение работы орг власти., сост планов, прогнозов

Политические – разработка законов, проведение выборов. Пропаганда, международн

Экономические – сост аналитическ записок, проект работ

Научн цели – изучение историческ источников

Культурно – просветительск цели – выставки, публикации

Социально – правовые – исполнение запрсов, подтверждение льгот,имуществ прав..