7 Формы хранения и использования информации

Для входной информации заполните таблицу 22, для выходной таблицу 23.

Таблица 22 Формы хранения входной информации

Название документа	Тип представления (экран/бумага/ файл)	Форма хранения	Срок хранения	Количество экземпляров (для бумажных документов)

Примечании:

1) Под формой хранения подразумеваются гибкие или жесткие диски, а также другие технические устройства для хранения файлов, или системы хранения бумажных документов (папки, шкафы и т.п.).

2) В графе 5 для «ручных» документов указывается количество экземпляров, а для файлов — количество записей и занимаемый объем памяти.

Таблица 23 Формы хранения выходных документов

Название документа	Тип представления (экран/бумага)	Для каких целей исполь­зуется (контроль, анализ, справка)	Форма последующего использования

Выводы:

• Для всех ли документов вас устраивают формы хранения? Если «нет», то объясните причины. Если у вас есть предложения по из­менению форм хранения, то изложите их с аргументацией каждо­го такого предложения.

• Оцените качество хранения информации. Как часто приходится восстанавливать данные или повторять первичную обработку вход­ных документов.

• Оцените технологию использования и последующего хранения до­кументов. Удовлетворяет ли она вас, если «нет», то объясните причины?

• Используется ли архив для хранения входных или выходных доку­ментов? Как долго хранятся заполненные формы документов и какова их дальнейшая «судьба» после того, как они уже приняли участие в процессе управления? Если архив отсутствует, то жела­ли бы вы его иметь, для каких целей и какую форму для него считаете приемлемой?

8 Анализ программного обеспечения систем управления

8.1 Для характеристика пакетов прикладных программ (ППП), исполь­зуемых в отделе необходимо заполнить таблицу 24.

Таблица 24 Характеристика ППП

Название ППП	Фирма- изготовитель	Реализуемые функции	Для каких целей используется?	По каким каналам приобретен	Цена ППП

8.2 Особенности ППП, используемых в отделе.

Для каждого применяемого пакета заполните таблицу 25, а в заголов­ке укажите название ППП и его тип ( функциональный, т.е. для решения конкретных задач в данной предметной области, или об­щего назначения, т.е. для решения задач с использованием таблич­ных процессоров, математических методов, СУБД и т.п.).

Таблица 25 Пакеты прикладных программ

Объем внешней памяти	Объем оперативной памяти	Состояние документации	Система помощи	Особые характеристики

Примечание:

1) Система помощи может предполагать следующие варианты ответов: зависимый от контекста; иерархический, гипер­текстовой или какой-либо другой.

2) К особым характеристикам могут относиться: настраиваемость пакета на характеристики предприятия, алгоритм решения, новые формы входных и выходных документов, налоговые таблицы, балан­совые счета; поиск информации по нерегламентированным запро­сам; связи с другими БД; интерфейс с другими функциональными пакетами; работа в условиях сети; дополнительные сервисные функции и др.

Выводы:

- Все ли ППП, которыми Вы пользуетесь, Вас удовлетворяют? Если «нет», то укажите процентное отношение ППП, не соответствующее потребностям пользователя.

- Какие замечания имеются по применяемым ППП.

- Через какие каналы Вы следите за рынком программных продуктов?

- Как часто приобретаются новые ППП и почему?

- Что делаете с ППП, которые морально устарели?

- Используете ли в отделе Интернет? Если «да», то для каких целей?

Выводы

1. Какие из выполняемых повседневных функций являются трудоёмкими, сложными и почему? В чём Вы видите возможность устранения подобных негативных моментов?

2. Удовлетворяет ли Вас существующая совокупность информационных процедур (формирование, ввод, хранение, поиск, обработка, выдача результатов). Если «нет», то назовите причины. Имеются ли у Вас предложения по изменению технологии обработки информации (в том числе с использование услуг Интернет) и что послужило причиной их появления?

3. Устраивают ли Вас формы входных и выходных документов. Если «нет», то укажите причины и объясните необходимость внедрения новых форм.

4. Дайте обобщённую характеристику используемого ПО. Довольны ли Вы его эксплуатацией? Если «нет», то каким образом представляете себе его изменение?