4 Контроль корректности содержащейся в документах информации

4.1 Виды контроля информации в документах (таблица 13).

Таблица 13 Виды контроля

Название документа	Этап контроля	Сущность (или цель) контроля	Время на контроль	Объем разовой информации для контроля	Каким образом осуществляется контроль (сотрудником отдела или программным путем)?	Удовлетворяет ли данный вид контроля? Если «нет», то укажите причину

Примечания.

1) Под «этапом контроля» (графа 2) понимается:

• заполнение,

• корректировка,

• последующая проверка,

• какой-либо другой этап;

2) под «сущностью контроля» (графа 3) понимается:

• логический,

• синтаксический,

• семантический,

• комплексный,

• какой-либо другой вид контроля.

4.2 Какие процедуры контроля можно исключить и почему?

Таблица 14 Исключаемые процедуры контроля

Название документа	Название процедуры	Этап контроля	Причина исключения

4.3 Типы ошибок, встречающихся в документах:

• во входных — заполнить таблицу 15,

• в выходных — заполнить таблицу 16 (ее форма аналогична форме таблицы 15).

Таблица 15 Типы ошибок

Вид ошиб ки	Причи ны появления ошибки	Технология исправления ошибки	Последствия от присутствия ошибки в документах	Время на устране-ние ошибок	Причины появле ния повтор ных оши-бок такого рода

Выводы:

- Оцените процентную результативность процедур контроля (т.е. во всех ли возможных случаях выявляются ошибки, предусмот­ренные каждой процедурой контроля).

- Каким образом можно изменить технологию процедур контро­ля и как это отразится на качественном и количественном соста­ве сотрудников, в обязанности которых входит осуществление про­цедур контроля? (Вывод сделать в произвольной описательной форме.)

- Оцените приоритет в появлении ошибок. Для этого составьте таблицу 16.

Таблица 16 Анализ ошибок

Вид ошибки	Частота появления во входной информации	Частота появления в выходной информации

Оцените общие тенденции относительно появления ошибок во вход­ной и выходной информации.

5 Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности

5.1 Для общегосударственных классификаторов заполните таблицу 17.

Таблица 17 Общегосударственные классификаторы

Название справочника или классификатора	Какие разделы или отдельные реквизиты используются	Какие работы приходится выполнять с помощью этого справочника	Общий объем справочника или классификатора и % используемой информации	Время поиска одного кода (если это осуществляется вручную)	Процедура присвоения кодов (вручную или программным путем)

5.2 Для локальных классификаторов, т.е. таких, которые использу­ются только на вашем предприятии или в организации, запол­ните таблицу 18.

Таблица 18 Локальные классификаторы

Название классификатора	Структура кода (или используемая система кодирования)	Для каких целей используется	Общий объём (количество значений)	Время поиска одного кода	Процедура присвоения кодов (вручную или программным путём)

Примечание. Под системой кодирования подразумеваются следующие виды:

• порядковая,

• серийно-порядковая,

• позиционная,

• иерархическая,

• фасетная,

• комбинированная,

• какая-либо другая.

5.3 Приведите примеры локальных классификаторов (по нескольку наименований в каждом), заполнив таблицу 19.

5.4 Если процедура кодирования каких-либо объектов автоматизирована, то перечислите перечень таких объектов.

Выводы:

• Все ли классификаторы и справочники общегосударственного назначения удовлетворяют вас? Или они не отражают специфику Вашего предприятия и у вас имеются предложения по дополне­нию или изменению таких источников? При наличии предложе­ний перечислите их и приведите соответствующие аргументы в пользу предлагаемых изменений.

• Объясните причины, которые привели к разработке локальных классификаторов.

• Планируются ли какие-либо изменения для локальных класси­фикаторов (формирование новых)?

• Возможны ли какие-либо изменения в технологии ведения ло­кальных классификаторов? Если «да», то по каким причинам.

• Оцените рациональность применяемых систем кодирования в ло­кальных классификаторах.

• Удовлетворительна ли процедура автоматизации кодирования? Если «нет», то проанализируйте причины.

• Оцените удобство пользования классификаторами.

• Оцените необходимость и достаточность использования всех задействованных классификаторов.

Таблица 19 Локальные классификаторы

Код

Значение

6 Оценка эффективности работы сотрудников отдела (заполнить таблицу 21)

Таблица 21 Эффективность работы сотрудников отдела

Должность	Образование	Специальность	Выполняемые функции	Какая часть рабочего времени занята	Равномерность нагрузки в течение
					дня	месяца	квартала	года

Выводы:

• Какая часть сотрудников отдела перегружена (в процентном отношении к общему числу сотрудников отдела)?

• Какая часть сотрудников отдела занята в течение рабочего дня не-равномерно (в процентном отношении к общему числу сотрудников отдела)?

• Какие имеются предложения по совершенствованию организаци­онной структуры отдела и, соответственно, перераспределению, выполняемых повседневных функций и решаемых задач среди сотрудников отдела?