3 Внешний и внутренний документооборот

3.1 Необходимо охарактеризовать документы, поступающие в отдел. Для всех документов необходимо заполнить таблицы 11 и 12.

Таблицы 11 и12 необходимо использовать для документов, имеющих типовую форму на уровне государства, региона или любой другой управленческой структуры, и как документы, разработанные и используемые только внутри вашего предприятия или организации.

Таблица 11 Общие сведения о документе

Название отдела, откуда поступает информация	Название документа	Назначение документа	Тип документа (плановый, отчётный, информационно-справочный, нормативный, пр.)	Форма представления (бумага, файл)	Считаете необходимым наличие документа (да/нет)

Таблица 12 Информационные характеристики документов

Название документа	Объём одного документа (в страницах или единицах объёма машинной памяти)	Периодичность получения или заполнения	Время обработки одного документа	% используемой из документа информации	Уровень стабильности документа (как часто меняется форма)

Поэтому при заполнении таблиц 12 и13 одну часть документов отделите от другой любым наглядным способом (например, цветом, двойным подчёркиванием и др.) или для удобства обработки составьте несколько таблиц:

- для типовых документов общегосударственного уровня;

- для типовых документов регионального уровня;

- для типовых документов, требуемых отделами статистики, и др.

Число подобных таблиц будет определяться количеством разновидностей типовых форм, соответствующих тем уровням управления, с которыми связано ваше предприятие или организация. Признак принадлежности типовых форм к тому или иному уровню отразить либо в заголовке таблицы, либо в примечании к ней.

Примечание. В Приложении 1 приведите заполненные образцы всех перечисленных в табл. 13 документов. Графы, содержащие промежу­точные результаты, отметьте «*».

2. Охарактеризуйте документы, передающиеся в другие отделы. Для них заполните таблицы 12 и 13.

Выводы:

Рассчитайте следующие показатели:

- количество обязательных документов различного уровня (их про­центное отношение к общему количеству документов);

- количество «лишних» документов различного уровня (их процент­ное отношение к общему количеству документов);

- количество документов, отражающих промежуточные результаты (их процентное отношение к общему количеству документов);

- количество документов различного уровня, необходимых, но от­сутствующих в настоящее время (их процентное отношение к об­щему количеству документов);

Перечислите общие недостатки, присущие типовым формам, со­ держащим входную информацию. Если имеются предложения по устранению этих недостатков, то изложите их суть.

• Перечислите общие недостатки, характерные для типовых форм, отражающих выходную информацию. Если имеются средства устранения таких недостатков, то приведите их.

• Предложите рекомендации по изменению количественного и ка­чественного состава документов, обрабатываемых в отделе.