- •Ен.Ф.09 информационные технологии в экономике
- •080500 Менеджмент
- •Введение
- •1.1 Задание 1
- •1.2 Задание 2
- •2 Определить перечень решаемых задач.
- •3 Внешний и внутренний документооборот
- •4 Контроль корректности содержащейся в документах информации
- •5 Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности
- •7 Формы хранения и использования информации
- •8 Анализ программного обеспечения систем управления
- •Библиографический список
1.2 Задание 2
Провести исследование существующей системы управления в структурном подразделении Вашего предприятия для определения возможности автоматизации и внедрения информационных технологий. Порядок выполнения данного задания предусматривает проведение исследования по следующим этапам.
1 Дать полное название Вашей организации и структурного подразделения.
2 Определить перечень решаемых задач.
Для упорядочения списка задач удобно воспользоваться следующими рекомендациями. На любом предприятии существует специфическая совокупность бизнес-процессов, например закупки, производство, продажи, технологии, персонал, оборудование, финансы и т.д.
В зависимости от уровня дифференциации задач по отношению к какому-либо бизнес-процессу их перечень может формироваться по-разному. Если под задачей понимается совокупность бизнес-функций, выполняемых в рамках одного бизнес-процесса, то названия задач могут формироваться следующим образом (на примере бизнес-процесса «Персонал» в рамках отдела кадров):
аттестация персонала;
обучение и переобучение персонала;
движение персонала;
...
Если в качестве задачи рассматривается отдельная бизнес-функция, т.е. применение функции управления по отношению к функциям фирмы с учётом специфики её деятельности, то список задач может выглядеть, например, таким образом:
планирование проведения аттестации;
учёт фактических аттестационных признаков;
расчёт результирующих аттестационных признаков;
анализ результатов аттестации;
…
Описание каждой задачи можно представить в следующей форме:
2.2 Название задачи ________________________;
2.3 Периодичность решения _________________;
2.4 Исполнители (сколько человек занято) _____;
Таблица 2 Квалификация исполнителей
Должность сотрудника |
Образование, специальность |
Участие в решении задачи (решает часть задачи или всю задачу полностью) |
Сколько времени затрачивает на решение |
|
|
|
|
|
|
Общее время решения |
|
Входная информация.
Если информация полностью поступает из других отделов, то заполняется таблица 3.
Таблица 3 Характеристика входной информации
Название отдела |
Вид информации (о чём) |
Форма представления (через электронную почту, бумажный документ, дискета, файл БД) |
Уровень полноты информации (%) |
Необходима ли дополнительная проверка достоверности (если «да», то сколько времени это занимает) |
|
|
|
|
|
Если информация формируется внутри отдела, то заполняется таблица 4.
Таблица 4 Характеристика входной информации
Вид информации (о чём) |
Источник возникновения |
Уровень |
Присутствие в информации дублирующих показателей |
||||||
Название первичного документа |
Результат решения задачи (её название) |
Отдельные поля БД (их название) |
Полноты (%) |
Достоверности (%) |
Название показателя |
Название задачи, в которой этот показатель неоправданно дублируется |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
Если одна часть входной информации поступает из других отделов, а другая возникает внутри отдела, необходимо заполнить таблицы 3 и 4.
2.6 Выходная информация
2.6.1 Если информация полностью передаётся в другие отделы, то таблица 5.
Таблица 5 Характеристика выходной информации
Название отдела |
Вид инфор- мации (о чем) |
Форма представления (через е-mail, бумажный документ, файл БД) |
|
|
|
2.6.2 Если информация используется только внутри отдела то заполняется.
Таблица 6 Характеристика выходной информации
Вид информации (о чем)
|
Форма представления |
Присутствие в информации дублирующих показателей
|
||||
отдельные таблицы БД (их названия) |
бумажный документ (название) |
экранный документ (название) |
отдельные поля БД (их названия) |
|||
|
|
|
|
|
|
2.6.3 Если часть выходной информации передаётся в другие отделы, а другая используется исключительно внутри отдела, необходимо заполнить таблицы 5 и 6.
2.7 Автоматизировано ли решение? Если «да», то такие программные средства используются и устраивают ли они вас, например, по следующим параметрам (таблица 7).
Таблица 7 Характеристика автоматизированных решений
Тип параметра
|
Замечания |
|
положительные |
отрицательные |
|
Время обработки информации |
|
|
Удобство заполнения входных документов |
|
|
Удобство анализа выходной информации |
|
|
Форма хранения информации |
|
|
Технология работы с информацией (все ли режимы обработки предусмотрены, реакции на нарушение технологии и др.) |
|
|
Другие параметры (добавьте сами) |
|
|
Таблицу 7 можно дополнить любыми другими параметрами, которые, по Вашему мнению, оказывают влияние на качество решения задачи.
2.7.1 Если помимо программных средств используются какие-либо технические средства (сканер, принтер и др.), то заполните таблицу 8.
Таблица 8 Характеристика программных средств
Тип вычислительной техники |
Цель использования |
Замечания по использованию |
|
|
|
Выводы:
- провести количественный анализ решаемых задач.
Таблица 9 Количественный анализ решаемых задач
Показатель |
Значение показателя |
|
абсолютное |
% |
|
Количество задач, решаемых в отделе в настоящее время |
|
|
Количество задач, которые должны быть переданы для решения в другие отделы |
|
|
Количество задач, отсутствующих в настоящее время, но которые должны решаться в данном отделе |
|
|
Таблица 10 Характеристика задач, передаваемых в другие подразделения
Название задачи |
Назначение задачи |
Причина, по которой данная задача должна быть передана для решения в другое подразделение |
Название подразделения, в которое должно быть передано решение |
|
|
|
|
- Задачи, которые должны решаться в Вашем отделе, но в настоящее время нереализованы.
- Какие причины чаще всего влияют на качество решения? Среди причин можно указать, например, большой объём информации, невысокую точность вычислений, отсутствие многовариантного решения, отсутствие графической интерпретации результатов и др.
- Оцените уровень дублирования информации.
- Оцените степень компетентности сотрудников, участвующих в решении задач. Все ли сотрудники заняты своим делом согласно образованию и квалификации?
-Что необходимо предпринять, чтобы решение задач было более эффективным: изменить численность персонала отдела, провести реорганизацию АРМ, удалить или сократить количество задач, изменить качественный и количественный состав входной и выходной информации, изменить алгоритмы решения задач, другие рекомендации.