7. Составление отчетов

В модуле Управление персоналом предусмотрена возможность получения большого числа ответов в виде типовых унифицированных форм: Управление персоналом → Отчеты.

Перед первым вызовом функции формирования отчетов следует провести предварительную настройку отчетов командами Управление персоналом → Администратор → Инициализация → Настройки отчетов → Обновить.

В режиме Обновить проверяются и при необходимости корректируются существующие настройки отчетов и добавляются отсутствующие отчеты.

Рассмотрим формирование так называемых Типовых отчетов: Управление персоналом → Отчеты → Типовые отчеты. Переходим в окно рис. 3.

В поле База, на которой формируется отчет, выбираем Только работающие, т.е. отбор информации будет проводиться только по сотрудникам, работающим в момент создания отчета на предприятии. Значение поля подразделение – множественный выбор: 15 говорит о том, что отчет будет формироваться по данным всех 15 подразделений предприятия.

Рис. 3. Формирование отчета

Составим список всех женщин, работающих на предприятии. Для этого необходимо выбрать соответствующий отчет. Развернем список отчетов в поле Название отчета. В каталоге отчетов списки сотрудников выбираем отчет По полу.

В столбце Поле базы данных (рис. 3.) появляется значение Пол. Теперь следует выбрать в столбце Аргумент значение Ж и щелкнуть по кнопке Формировать отчет. В результате на экране появится отчет Список сотрудников указанного поля.

Отметим, что значение = (равно) в столбце КОД означает, что будут отобраны только те записи, у которых значение графы личной карточки точно равно указанному значению. Для полей с числовыми значениями и значениями типа Дата могут быть использованы операции отношения ‹, ›, ≤, ≥.

Задание:

1. Составьте типовой отчет Штатное расписание организации.

2. Составьте типовой отчет Качественный состав работников

3. Составьте отчет по сотрудникам, проработавшим на предприятии более одного года.

4. Распечатайте собственную личную карточку.

5. Проверьте правильность составления отчетов и при необходимости исправьте ошибки.

8. Сообщения о корректности работы модуля

При работе с модулем иногда возникают ситуации, когда программа не может выполнить заданную пользователем операцию, произвести расчет или ввести данные в базу. В этом случае выдаются предупреждения или сообщения об ошибках. Ниже приведен список наиболее типичных сообщений системы.

− Каталог не настроен. Войдите в меню «Настройки системы» и выполните инициализацию каталогов.

− Не проведена инициализация каталогов.

− Непоправимо нарушены логические связи данных в каталогах

Выполните проверку целостности каталогов с помощью функции -Администратор − Контроль каталогов и инициализацию каталогов с помощью функции Администратор − Инициализация − Системные каталоги.

− Ошибка при выполнении операции. Повторите ввод данных. Во время ввода данных произошел сбой, данные в базу не записаны.

− Ошибка при выполнении операции. Повторите удаление данных.

Во время ввода данных произошел сбой, данные из базы не удалены.

− Ошибка при выполнении операции. Элемент каталога создан. Вы можете вставить его в нужный каталог или полностью повторить ввод данных.

Операция добавления новой записи в каталог прошла не полностью. В текущей версии программы вы можете только повторить ввод данных.

− Результат вычисления Вашего выражения ... не является датой.

При вводе выражения для сравнения с полем типа Дата результат не соответствует формату дат. Полученный результат показывается на месте многоточия.

− Ошибка при выполнении операции. Не могу найти сотрудника.

При попытке открыть окно с дополнительными данными возникла внутренняя ошибка. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

− Не поняла, чье это назначение ... от ... . Информацию в базу не пишу.

− Не поняла, чей это ... Информацию в базу не пишу.

При попытке записать данные не найдена ссылка на сотрудника, к которому эти данные относятся. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

− Ошибка при выводе фильтра в отчет. После строки "Наименование графы анкеты" нет строки "Содержание графы анкеты".

− Ошибка при обработке фильтра. После строки "Наименование графы анкеты" нет строки "Содержание графы анкеты".

В настройке отчета содержится ошибка. В условиях отбора данных для отчета названные строки обязательно должны быть в паре и в указанном порядке. При формировании отчета данное условие игнорируется.

− Ошибка при записи данных для отчета. Повторите расчет.

− Ошибка при формировании отчета.

Были ошибки при записи отчета в текстовый файл. Отчет не показывается. Попробуйте выполнить формирование отчета еще раз.

− Ошибка при обработке фильтра. Нет каталога.

− Ошибка при обработке фильтра. Нет классификатора.

При обработке фильтра отбора данных не был найден необходимый каталог.

Возможные причины:

− нарушены логические связи данных в каталогах;

− испорчены описания полей базы данных для фильтра.

− Нет данных, удовлетворяющих Вашим условиям.

Полученный отчет не содержит данных.

− Внутренняя ошибка.

В окне =Личная карточка= при удалении персональных данных не все подчиненные данные, например, телефоны, родственники, назначения и перемещения и т.д., были удалены. Сотрудник не удаляется из базы данных. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

В окне работы с каталогами нарушена структура данных внутри программы. Попробуйте выйти из интерфейса и повторить операцию.

− Нарушена структура данных.

В окне работы с каталогами нарушена структура данных внутри программы.

Попробуйте выйти из интерфейса и повторить операцию.

При удалении данных запрашивается подтверждение, при этом вместо многоточия показывается информация из удаляемой записи:

Удалим адрес: ... ?

Удалим формулу: ... ?

Удалим фрагмент сортировки: ... ?

Удалим заголовок: ... ?

Удалим режим: ... ?

Удалим категорию: ... ?

Удалим ... у сотрудника ... ?

Удалим доплату ... у сотрудника ... ?

Удалим отпуск ... у сотрудника ... ?

Удалим обучение в ... у сотрудника ... ?

Удалим назначение ... от ... у сотрудника ... ?

Удалим работу в ... у сотрудника ... ?

Удалим больничный по диагнозу ... у сотрудника ... ?

Удалим персональные данные сотрудника?

Удалим должность ... ?

Выбор Нет отменяет удаление записи из базы данных.

При удалении родственника запрашивается подтверждение, при этом вместо многоточий показываются Ф.И.О. родственника и сотрудника:

Удалим родственника ... у ... ?

Затем запрашивается подтверждение на удаление дополнительных данных по родственнику. В текущей версии программы ввод дополнительных данных не реализован:

Персональные данные ... тоже?

При удалении элемента каталога запрашивается подтверждение:

Удалим ... из базы данных? При подтверждении операции запись будет вычеркнута из всех каталогов и удалена из базы данных.

В случае отказа запрашивается подтверждение:

Удалим ... из всех каталогов? При подтверждении операции запись будет вычеркнута из всех каталогов, но оставлена в базе данных. Позднее Вы можете вставить ее в нужный каталог.

В случае отказа запрашивается подтверждение:

Удалим ... из раздела ... ?

− Были ошибки при удалении ... из каталогов. Проверьте результат и повторите удаление.

Операция удаления элемента каталога выполнилась не полностью. Возможно, необходимые записи были заблокированы другими пользователями. Попробуйте выполнить операцию повторно.

При попытке удалить или скорректировать данные, которые в настоящий момент используются другим пользователем, выдаются указанные ниже сообщения, и текущая операция не выполняется:

Удаление невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление адреса невозможно, запись занята другим пользователем.

Запись корректируется другим пользователем.

Невозможно выполнить операцию, запись занята другим пользователем.

Удаление обучения в ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление работы в ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Запись занята другим пользователем. Удаление не прошло.

Запись занята другим пользователем. Корректировка данных может не пройти.

− Результат вычисления выражения = ... Это соответствует Вашим ожиданиям?

При вводе выражения для сравнения с полем типа Дата результат показывается на месте многоточия для визуального контроля за правильностью введенного выражения. Выбор Нет восстанавливает предыдущий текст формулы.

− Вы не выбрали отчет. Продолжить работу?

При выполнении функций настройки или формирования типовых отчетов Вы вышли из окна выбора отчета по Esc. Выбор Нет возвращает Вас в меню системы. Выбор Да открывает соответствующее окно. При этом необходимо, прежде всего, выбрать отчет для работы.

− Вы не выбрали подразделение. Продолжить работу?

При запуске интерфейса ввода штатного расписания Вы вышли из окна выбора подразделения по Esc. Выбор Нет возвращает Вас в меню системы. Выбор Да открывает соответствующее окно. При этом необходимо, прежде всего, выбрать подразделение, для которого вводится штатное расписание.

При попытке открыть пустой каталог или подкаталог выдаются сообщения:

Нет записей в классификаторе.

В справочнике отсутствуют записи.

В справочнике тарифов отсутствуют записи.

Нет записей в классификаторе валют.

Нет записей в классификаторе отпусков.

Каталог подразделений пуст.

Нет записей. Продолжим?

Выбор Нет возвращает вас в предыдущее окно.

Выбор Да открывает окно. При этом автоматически устанавливается режим ввода новой записи.

При несоответствии дат начала и конца выдаются сообщения вида:

Закончил учебное заведение до того, как поступил в него.

Рабочий год кончается до того, как он начался.

Запланированный отпуск кончается до того, как он начался.

Предоставленный отпуск кончается до того, как он начался.

Уволился до того, как поступил на работу.

Больничный кончается до того, как он начался.

Исправьте данные, в которых допущены некорректные записи.

Литература:

Бочаров Е.П. Интегрированные корпоративные информационные системы: Принципы построения. Лабораторный практикум на базе системы «Галактика»: Учеб. пособие / Е.П. Бочаров, А.И. Колдина. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 288 с.