Методические рекомендации:

При подготовке к выполнению заданий следует обратить внимание на роль и значение протокола в документировании деятельности различных органов, действующих на основе коллегиального принципа принятия решений. При этом правила оформления протокола определяются как статусом органа (заседание, совещание, собрание), так и организационно – правовой формой организации.

При изучении этой темы важно понять разницу между видами протоколов, которая отражается в их содержании и оформлении.

Также необходимо усвоить установленные законодательством требования к протоколам учредителей акционерных обществ, обществ с ограниченной ответственностью. При этом законодательно определена разница в подготовке учредительного протокола и, например, протокола совета директоров акционерного общества, которая определяет особенности их оформлении.

Студентам необходимо знать различия в формах протокола: краткая, полная или стенографическая. Выбор той или иной формы зависит от вида заседания и статуса коллегиального органа (собрания, совещания и др.).

Принятие на заседании решения часто доводятся до исполнительной в виде выписки из протокола. Изученные правила ее оформления студенты должны закрепить, выполняя практические задания.

Вопросы и задания:

1. Изучив требования к оформлению полного и краткого протокола, выявите отличия в их оформлении.

2. Используя следующую ситуацию, оформите полный протокол. Обратите внимание на наличие приложения к этому протоколу, установите состав должностных лиц, которые должны его подписать.

В ЗАО «Двигатель» состоялось заседание технического Совета при Генеральном директоре Т.Д. Глаголеве под его председательством, в присутствии всех членов Совета (16 человек) и секретаря Совета.

Совет обсуждал вопросы о состоянии работы ЗАО за прошедший год и перспективы развития общества в будущем году, о выполнении программы выпуска продукции и ее реализации.

По первому вопросу доклад делала заместитель Генерального директора К.А. Русланов, который дал развернутую характеристику деятельности общества, отметил расширение сотрудничества с партнерами в других регионах.

К.А. Русланов доложил о подписании соглашения с унитарным предприятием «Турбина» и его перспективах для общества.

Совет принял решение о заключении договора с предприятием «Турбина» о выпуске запчастей для сельскохозяйственной техники.

Коммерческий директор Антонов М.К. доложил о соблюдении планов реализации готовой продукции, отметив при этом три случая срывов поставки и нарушения обществом своих обязательств из – за неправильной комплектации заказов. Причиной такого положения явилось отсутствие современного складского оборудования.

Решение по второму вопросу содержало поручение Коммерческому директору Антонову М.К. подготовить обоснование проекта реконструкции склада предприятия.

3. Используя следующую ситуацию, оформите решение Совета директоров.

Совет директоров открытого акционерного общества «Рассвет» на заседании с целью совершенствования управления обществом выработал решение о преобразовании структуры общества. При этом финансовое управление и бухгалтерия объединяются в структурное подразделение, руководство которым поручается помощнику генерального директора Н.Ю. Манилину.

Вновь назначенные руководители обязуются этим решением представить на утверждение генерального директора положения о создаваемых структурных подразделениях, изменения в штатное расписание и проекты должностных инструкций на своих работников.

4. Проанализируйте заголовочную часть протокола совещания, проведенного директором ООО. Найдите ошибки в оформлении.

ООО «Ренесанс» протокол «Утверждаю» 15.09.06г. Зам. Директора А.М. Иванов Председатель – генеральный директор института проф., д-р ист. наук И.А. Романов Секретарь – П.О. Михайлова Повестка дня: 1.Об утверждении сметы расходов на реконструкцию склада. 2. Вопросы финансирования. 3. Разное.

5. В структуре университета образован ученый совет, который является постоянно действующим коллегиальном органом управления.

В соответствии с планом работы совет проводит заседания каждый первый понедельник месяца. На предстоящем заседании будут рассматриваться вопросы об итогах учебного года, обсуждаться концепция нового учебного плана по специальности «……», приниматься решение о создании в структуре университета учебного центра повышения квалификации по ряду специальностей.

Секретарь совета должен разослать каждому члену совета приглашение на заседание. Составьте текст этого приглашения.

6. Найдите правильный вариант, в котором даны реквизиты, содержащиеся в типовом формуляре протокола:

а) наименование организации, наименование вида документа, дата проведения заседания, номер, вид заседания, инициалы и фамилии председателя и секретаря, список присутствующих и приглашенных, повестка дня, текст, составленный по схеме: Слушали – Выслушали – Постановили, подписи председателя и секретаря;

б) наименование коллегиального органа, наименование вида документа, дата проведения заседания, номер, место составления, должности председателя и секретаря, количество присутствующих и приглашенных, повестка дня, запись хода совещания по форме: Слушали – Выслушали – Постановили, подпись секретаря, гриф утверждения руководителя организации;

в) наименование организации, слово «ПРОТОКОЛ», дата его составления, место составления, вид заседания, должности, инициалы, фамилии присутствующих и приглашенных, повестка дня, запись хода заседания по форме: Слушали – Выслушали – Постановили, подписи председателя и секретаря.

7. Выберите правильный способ оформления выписки из протокола, предназначенной для использования внутри организации:

а) снять копию с подлинника (оригинала), копию заверить печатью;

б) скопировать заголовочную часть и соответствующий вопрос, заверить копию подписью секретаря;

в) скопировать заголовочную часть, пункт повестки дня, по которому дается выписка, текст протокола, относящийся к данному вопросу; заверить копию подписью секретаря, с указанием должности, инициалов и фамилии.

8. В научно – исследовательском университете принято рассылать копии протоколов учебного совета в структурные подразделения. Каждая копия заверяется секретарем. Выберите правильный вариант заверения копии:

а) ВЕРНО

Секретарь директора

Подпись, инициалы, фамилия

Дата, печать

б) С подлинным верно

Подпись, инициалы, фамилия

Дата, печать

в) КОПИЯ ВЕРНА

Секретарь учетного совета

Подпись, инициалы, фамилия

5. Проанализируйте образец документа, найдите и прокомментируйте ошибки в оформлении. Составьте правильный вариант оформления протокола.

Научно – исследовательский институт Протокол 15.02.04 № 1 Заседания Совета института Председатель – А.М. Иванов Секретарь – О.М. Петрова Присутствовало: 35 человек ПОВЕСТКА ДНЯ: Организация учебно-научного российско-швейцарского центра и утверждение положения о нем. Выступление А.К. Карабаева. Об утверждении положения о центре. Выступление М.Т. Петрова. СЛУШАЛИ: Карабаева А.К. – рассказал об укреплении российско-швейцарских отношений и расширении сотрудничества с университетами Швейцарии в области образования. Предложил создать учебно-научный российско-швейцарский центр, как общеинститутское структурное подразделение. Возможность создания центра обосновывается соглашением между Институтом и Университетом Фрибурга. ПОСТАНОВИЛИ: Создать в структуре института учебно-научный российско-швейцарский центр. СЛУШАЛИ: Петров М.Т. – ознакомил собравшихся с проектом положения о центре, которое определило статус центра как самостоятельного структурного подразделения, его основные задачи и функции в области образования, а также внутренние и внешние взаимосвязи. ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить положение об учебно-научном российско-швейцарском центре. (Приложение № 1). СЛУШАЛИ: А.М. Кротов – выступил с предложением о кандидатуре директора центра и предложил руководство центром поручить профессору В.В. Михалеву, который был инициатором расширения сотрудничества с университетами Швейцарии и принимал действенное участие в заключении соглашения о сотрудничестве. Работы В.В. Михалева. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1 Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора В.В. Михалева. Приложение: на 10 л. В 1 экз. Положение об учебно-научном российско-швейцарском центре Председатель (подпись) Иванов А.М. Секретарь (подпись) Петрова О.М.

10. Используя правильный вариант протокола, составленного вами в задании 9, оформите две выписки из протокола по второму вопросу, о назначении директора учебно-научного российско-швейцарского центра; первую для предъявления в кадровую службу института, вторую – в департамент образования города.