16

Тема №11. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Учебные вопросы:

1. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

2. Подготовка документов к передаче в архив организации.

Цели занятия: изучить принципы и критерии, лежащие в основе проведения практической деятельности по определению важности того или иного документа.

Время: 2 часа.

Литература:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000г. № 68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000г. (в ред. от 27.10.2003г).

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988г. №33.

4. Делопроизводство в системе государственной службы. М.: РАГС, 2000.

5. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и док. – М.:МЦФЭР, 2006. – 560 с.

6. Организация работы с документами. Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

7. Санкина Л.В. Делопроизводство: справ. Пособие. М.: МЦФЭР, 2002.

8. Энциклопедия секретаря (В.И.Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др.). М.: МЦФЭР, 2004.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, погашение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

• Экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

• Оформление дел;

• Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

• Обеспечение их сохранности;

• Передачу дел в архив организации.

1.

Общие положения

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение (Основные правила работы архивов организаций).

Ценности различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранить свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначение экспертизы ценности – отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Определение сроков хранения – это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

1. документы с постоянным сроком хранения;

2. документы со сроком хранения свыше 10 лет;

3. документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении номенклатуры дел;

• формирование дел;

• подготовка дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положение об архивном фонде Российской Федерации, утв. Указом Президиума РФ от 17.03.1994 №552 (в ред. от 19.11.2003) и др.);

• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России (с апреля 2004 г. – Федеральное архивное агентство (Росархив) и органов управления субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1988), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995), Основные правила работы архивов организаций (2002) и др.).