15

Тема №9. Контроль за сроками исполнения документов.

Учебные вопросы:

1. Цели и задачи контроля;

2. Сроки исполнения документов;

3. Ведение контрольных операций в условиях традиционной технологии:

3.1 Текущий контроль;

3.2 Итоговый контроль.

4. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов.

Цели занятия: уяснить в ходе изучения вопросов, что контроль за исполнением документов – это важнейшая составляющая процесса документационного обеспечения управления любого предприятия.

Литература:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

3. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975г.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

5. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и док. – М.:МЦФЭР, 2006. – 560 с.

6. Организация с документами: Учебник. М.: Инфра – М, 2002.

1.

Контроль за исполнением документов, решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительной дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Различают два направления контрольной деятельности:

• Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них воросов;

• Контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

Контроль за сроками исполнения документов – это важнейшая функция службы ДОУ, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Задачи контроля исполнения являются:

• Постановка документа на контроль;

• Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов;

• Снятие их с контроля;

• Направление исполненного документа в дело;

• Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

• Информирование руководителей о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

В крупных учреждениях и организациях контроль за исполнением документов осуществляют специальные структурные подразделения или группы, которые входят в состав службы документационного обеспечения (инспекции по контролю, бюро контроля, группы контроля и т.п.), или специально назначенные для этого сотрудники службы (например, инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.

В небольших организациях, фирмах ведение контроля за исполнением документов входит в обязанности секретариата или секретаря руководителя.

В соответствии с ГСДОУ на контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа. Поручения, содержащиеся в документах или устных распоряжениях руководителя, могут быть сложными, включающими в себя разные задания с разными сроками их выполнения. В этом случае контроль ведется отдельно за каждым заданием или пунктом.

2.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Сроки исполнения некоторых категорий документов установлены законодательными и нормативными актами, например, сроки исполнения обращения граждан, сроки рассмотрения и исполнения ряда документов органами управления в негосударственных коммерческих организациях и т.д.

Типовые сроки имеет ряд документов, перечень которых приведен в приложении к ГСДОУ. В их число входят письма предприятий и организаций, акты приемки, телеграммы и др.

Документы, поступающие от вышестоящих органов власти и управления, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.

В организациях составляются перечни документов с основными сроками исполнения, которые являются приложением к инструкции по делопроизводству.

Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в системе документа (например, приказа) или в резолюции руководителя. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если конкретная управленческая ситуация этого требует. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения могут изменяться только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающегося в организации. При контроле исполнения используются РКК, заполняемые при регистрации документов.

3.

Деятельность по контролю за исполнением документов должна быть организована таким образом, чтобы руководители, специалисты и работники службы ДОУ могли в любой момент времени получить необходимую, полную и достоверную информацию о ходе решения вопросов и исполнения документов в учреждении или на предприятии.

Процесс контроля за сроками исполнения документов подразделяется на текущий (предупредительный) контроль и итоговый контроль.

3.1

В процессе текущего контроля решаются следующие задачи:

• Постановка документов на контроль;

• Формирование картотеки контролируемых документов;

• Направление карточки контролируемого документа исполнителю;

• Информирование исполнителя о сроке исполнения документа.

Начало операций по контролю совпадает с моментом регистрации поступивших в организацию документов.

Если документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Документы с индивидуальными сроками ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

На верхнем поле документов, исполнение которых контролируется, проставляется отметка о контроле, например, буква «К». такая же отметка проставляется на регистрационной форме (на карточке или в журнале).

Из экземпляров регистрационных карточек, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные карточки. Наиболее удобными являются сроковые карточки. Ручные картотеки представляют ящик с 33 отделениями: 31 отделение соответствует числам месяца. В них представляются регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения документов.

В дополнительное 32-е отделение ставят карточки на документы, срок исполнения которых переходит на следующий месяц. В конце текущего месяца их также расставляют по отделениям, соответствующим числам месяца. Перед первым отделением помещают карточки на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце. Это могут быть просроченные документы или документы с продленными сроками исполнения.

В 33-е отделение ставятся карточки на документы, исполнение которых запланировано на длительный срок.

Такие же карточки формируются из карточек, на которых регистрируются внутренние документы, подлежащие контролю за сроками исполнения. Так, всегда ставятся на контроль приказы и распоряжения руководителей. Они требуют определенных действий со стороны аппарата управления или работников организации, предприятия. Как правило, в таких документах указываются ответственные исполнители и сроки исполнения по каждому вопросу. Поэтому контрольные карточки целесообразно заполнять на каждый вопрос в отдельности. Технология контроля за исполнением данной группы документов такая же, как и технология контроля за входящими документами.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день, а также документы, срок исполнения которых истекает через два-три дня. Обязательно проверяется ход их исполнения, выясняется, не срывается ли выполнение задания. Таким образом, текущий или предупредительный контроль – это постоянная проверка и регулирование хода исполнения документов.

В ходе не исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться, корректироваться. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан известить об этом службу ДОУ, которая вносит изменения в регистрационную карточку.

Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Не допускается исправление срока задним числом.

В процессе исполнения документ может передаваться в друге структурные подразделения. Кроме того, часто возникает необходимость дополнительного сбора информации по решаемым вопросам. Все перемещения документа, даты его передачи должны фиксироваться в регистрационной карточке, в графе «Ход исполнения». В карточке отражаются и результаты контроля за сроками исполнения промежуточных этапов сложного задания, если оно требует длительного срока окончательного выполнения.

Исходящие документы также часто требуют внимания со стороны контрольной службы. Это может быть документация инструктивного и распорядительного характера, направленная в адрес подведомственных организаций, запросы, просьбы, направленные организациям-партнерам.

Технология контроля за исполнением исходящих документов может быть следующей. В папку-регистратор с 31 разделителем (по числам месяца) вкладываются копии отправленных документов. Они распределяются по разделам в соответствии со сроками, когда должны быть получены ответы. В этом случае служба контроля имеет возможность проверять работу специалистов и напоминать им о необходимости предпринимать те или иные действия по решаемым вопросам.

Таким образом, в контрольной службе фиксируется весь ход работы с документом. Поэтому руководители и специалисты могут всегда получить оперативную информацию о том, как выполняются задания или решаются вопросы.

Технические операции завершаются снятием документа с контроля после его фактического исполнения. Документ считается исполненным, если решены все содержащиеся в нем вопросы, поручения выполнены, корреспонденту направлен ответ по существу.

В регисрационно-контрольной карточке делается соответствующая отметка о том, что и когда сделано (например, «проведены переговоры 12.06.2003г.). Если нужно дать письменный ответ на письмо, отметка об исполнении будет содержать данные ответного документа, занесенные на оборотную сторону карточки (см. предыдущую тему).

Служба ДОУ имеет право самостоятельно снимать с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками может снять только должностное лицо, которое поставило их на контроль и определило сроки исполнения.

3.2

Итоговый контроль.

Итоговый контроль – это анализ и обобщение данных об исполнительской дисциплине. Аналитическая работа проводится службой ДОУ периодически: раз в неделю, месяц, квартал.

Учет и обобщение результатов исполнения документов за определенный период характеризует работу отдельных работников, структурных подразделений и организации в целом.

Информация о результатах анализа исполнения документации должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля и сроки исполнения документов. Важным фактором улучшения деятельности работников организации является гласное обсуждение причин невыполнения заданий и исполнения документов в установленные сроки. Оно помогает установить дополнительные факторы, влияющие на повышение уровня исполнительской дисциплины.

Результаты итогового контроля находят отражение в сводках состояния исполнения документов. Они позволяют в обобщенной форме представить данные об исполнении контролируемых документов за определенный промежуток времени.

Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль, в том числе по документам, исполненным с превышением срока или срок исполнения которых был продлен, позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины. Для этого их сопоставляют с количеством документов, поставленных на контроль. Кроме того, данные, включенные в сводку, могут использоваться для выявления и анализа причин задержки в исполнении документов.

Контроль за сроками исполнения документов не только позволяет повысить уровень исполнительской дисциплины в организации, но и является условием более быстрого и эффективного решения управленческих и производственных задач.

В настоящее время более рационально проводить эту работу позволяют автоматизированные системы контроля. Они создаются в момент регистрации документов и легко позволяют вести сроковый контроль, а также готовить аналитические справки по исполнительской дисциплине любого структурного подразделения или работника за определенный период времени.

4.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

П остановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле – специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом . Это привлекает внимание исполнителя к контрольному документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой форме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран монитора и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на монитор исполнителю также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

• Справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные);

• Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

• Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

• Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно);

• Справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю);

• Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно)

• Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

• Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п.

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.

Полученный отчет выводится на экран монитора и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения.

В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.

Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений – по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени. Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.

Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч., то с использованием автоматизированной технологии – 0,054 ч¹. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 и 0,054 ч., составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч. (годовая справка, свыше 100 документов).

В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч., а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятия документа с контроля, подготовку сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п.