18

Тема № 10. Оперативное хранение документов.

Учебные вопросы:

1. Номенклатура дел:

1. Назначение номенклатуры дел.

2. Основные требования к составлению номенклатуры дел.

3. Правила заполнения номенклатуры дел.

4. Количество единиц хранения.

5. Сроки хранения.

6. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

2. Формирование дел.

3. Организация хранения документов.

Цели занятия: изучить вопросы, связанные с систематизацией и хранением документов, законченных делопроизводством, а также общие принципы систематизации документов и правила группировки в дела отдельных категорий документов.

Время: 2 часа

Литература:

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33

5. Делопроизводство: учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

6. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве // Секретарское дело. 2002. №2. С. 13-16.

После окончания работы с документами в делопроизводстве они определенное время хранятся в структурных подразделениях (в небольших организациях у секретаря) и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив организации. Наиболее важные документы, которые должны храниться постоянно, передаются затем на хранение в государственные архивы.

Таким образом, понятие «хранение документов в делопроизводстве» включает в себя, во-первых, оперативное хранение документов там, где с ними работали, и, во-вторых, подготовку документов к передаче их на хранение в архив организации.

1.

Основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов служат классификационные справочники, одним из которых является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатура дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

Индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

При наличии типовой номенклатуры заголовки из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется для каждого структурного подразделения, затем на основании номенклатур подразделений составляется сводная номенклатура дел.

1.1 Назначение номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет ряд функций.

1. Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

2. Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, часто является первым этапом экспертизы ценности документов.

3. Номенклатура дел используется при построении формационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

2. Основные требования к составлению номенклатуры дел

Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Они устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д. Кроме того, в разделе содержатся требования к оформлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.

При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается руководителем организации. Организации, сдающие документы в государственные архивы на постоянное хранение, обязаны не реже одного раза в пять лет согласовывать ее с архивным учреждением. В случае коренного изменения функций и структуры организации должна быть разработана новая номенклатура дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

• Номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

• Формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;

• Дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, включая справочные.

В номенклатуру должны быть внесены документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности.

Кроме того, номенклатура дел может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года, вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце раздела номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.)

Номенклатуры дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами.

Разделами второй номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. В этом случае основой для определения структуры номенклатуры дел является утвержденная структура (штатное расписание) организации. Первый раздел номенклатуры – это всегда название службы делопроизводства. Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.