Правила заполнения номенклатуры дел
Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно-методических документах.
Каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел, присваивается свой индекс. Индексы имеют большое значение для практического использования номенклатуры.
Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.
Индексация должна быть постоянной и повторяться в номенклатуру каждый год под одним и тем же индексом.
Заголовки дел располагается в определенной последовательности, которая основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполнения им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск дел.
Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.
Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к действительности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем – заголовки дел с организационно-распорядительными документами вышестоящих органов. Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.
Например:
Устав фирмы
Штатное расписание
Приказы Федеральной службы по финансовым рынкам
Приказы генерального директора по основной деятельности
Договоры по работам, выполняемым фирмой и т.д.
Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности.
Вначале располагают заголовки дел с годовыми плановыми и отчетными документами, затем – с квартальными и месячными. Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности: переписка с вышестоящими органами власти и управления, переписка с подчиненными организациями, переписка с подведомственными организациями, филиалами или представительствами.
Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.
Основное требование – заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основные содержания и состав документов комплекса, т.к. именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако, в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.
Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протокол, договоры и др.)
Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
Наименование автора документов (наименование организации, должностного лица или структурного подразделения);
Адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
Обобщенное краткое содержание документов дела;
Указание на местоположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
Даты, к которым относятся документы дела;
Указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.
Заголовки должны быть конкретными. При их составлении такие формулировки, как «Разные материалы», «Общая переписка», «Материалы», «Документационные материалы» и пр., не употребляются.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения, употребляют термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны быть в деле.
Например:
Документы об открытии счетов и совершения расчетных операций (положения, справки, письма, карточки и др.).
Этот же термин применяется, если в деле содержаться документы, являющиеся положением к какому-либо другому документу.
Например:
Документы к протоколам заседаний ученого совета института за 2004г. (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.).
Свои особенности имеют заголовки дел, сформированных по видам документов.
При группировке в деле распорядительных документов, в т.ч. протоколов, в заголовке указываются вид документа, автор и год.
Например:
Приказы генерального директора по производственным вопросам за 2006г.
или
Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2006г.
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, период, на (за) который составлены планы или отчеты.
Например:
Годовой план финансовой деятельности фирмы
или
Годовой отчет о финансовой деятельности фирмы
или
Месячные отчеты о валютных расчетах с поставщиками.
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются название форм, их номер или условное обозначение (шифр).
Например:
Годовой отчет о вывозе и ввозе продукции производственно-технического назначения и оказанным услугам (форма 1-пс).
В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. При составлении заголовков нужно учитывать следующее:
Если переписка ведется с одним корреспондентом, в заголовке дела указываются название организации и вопрос, по которому ведется переписка.
Например:
Переписка с префектурой Юго-Восточного административного округа о содержании зданий в надлежащем техническом состоянии и благоустройстве дворов.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, содержится их обобщенное название, каждый корреспондент отдельно не называется.
Например:
Переписка с транспортно-экспедиторскими компаниями о перевозке грузов.
Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке.
Например:
Переписка с вузами г.Москвы об открытии факультетов довузовской подготовки.
в случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовке дела они не указываются. В этом случае заголовок содержит лишь вопрос переписки.
Например:
Переписка о передаче зданий, помещений в государственную и муниципальную собственность.