Количество единиц хранения
Толщина дела не должна превышать 4 см., что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей – томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.
Сроки хранения дел
Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, шестнадцать лет и т.д.)
Сроки хранения дел устанавливаются для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, т.к. документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.
Например, если в деле находятся документы со сроком хранения один год, три года, пять лет, то все дело хранится пять лет. Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих дел всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, снабжение, учет, отчетность, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.д.), независимо от места предприятий в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные.
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий соответствующей отрасли.
Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка «До минования надобности». Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.
В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новыми», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК», помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2004г., исчисляется с 1 января 2005г.
При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу «Примечание».