3.2. Ввод начальных остатков.

До момента начала регистрации бухгалтерских операций с помощью программы необходимо ввести входящие остатки. Если предприятие вновь создано и бухгалтерских операций ещё не проводилось, то вводить начальные остатки не требуется – можно приступать к ведению учёта.

Для удобства работы остатки рекомендуется вводить на начало отчётного периода – года, квартала или месяца. Дата операции ввода остатков должна предшествовать дате начала отчётного периода. Например, остатки на начало года вводятся датой 31 декабря предыдущего года.

Перед началом ввода остатков рекомендуется дату ввода остатков установить в качестве рабочей даты в режиме Сервис – Параметры - Общие.

После того, как дата начала учёта определена, следует определить период расчёта итогов. Он устанавливается в режиме Управление бухгалтерскими итогами. Так как в качестве периода расчёта итогов в программе устанавливается квартал, то следует выбрать квартал, которому принадлежит определённая пользователем дата начала учёта. После выбора квартала следует нажать кнопку Установить расчёт.

Остатки вводятся операциями, содержащими проводки в корреспонденции с некоторым фиктивным счётом «00».

Дебетовые остатки счёта вводятся по дебету данного счёта в корреспонденции с кредитом счёта «00». Кредитовые остатки счёта вводятся по кредиту данного счёта в корреспонденции с дебетом счётом «00». Если счёта «00» нет, то в плане счетов его следует ввести. Причём этот счёт не может быть забалансовым, так как он балансовый и должен корреспондировать с балансовыми счетами. Этот счёт в дальнейшем не следует использовать для других целей, т.к. он балансовый и остаток по нему после даты начала ведения учёта должен быть нулевым.

Например, нужно ввести следующие входящие остатки на 01.04.003:

по счёту 01 – 1000000 руб.

по счёту 60 – 1230000 руб.

В этом случае необходимо ввести следующие проводки:

Дата	Дебет	Кредит	Сумма
31.03.03	01	00	1000000
31.03.03	00	60	1230000

На практике ввод входящих сальдо должен производиться с учётом наличия различных настроек учёта, (субсчетов, субконто и т.д.), заданных в плане счетов, т.е. остаток по каждому субсчёту и субконто вводится отдельно.

Если по счёту задано ведение количественного учёта, то в проводке следует указать количество. Например, следует ввести остатки по счёту 10 "Материалы", учёт по которому ведётся по двум видам субконто: "Материалы" и "Склады" в суммовом и количественном выражении.

В этом случае необходимо ввести следующие проводки:

Дата	Дебет	Субконто	Кредит	Субконто	кол-во	сумма
		дебета		кредита
31.03.03.	10.1	Бумага.	00		100	800000
		Склад 1
31.03.03.	10.1	Бумага.	00		200	1600000
		Склад 2
31.03.03.	10.1	Картон	00		20	400000
		склад 1
31.03.03.	10.1	Картон.	00		10	200000
		склад 1

Таким образом, количество проводок при вводе начальных остатков будет зависеть от количества детальных остатков по субсчетам, валютам, объектам аналитики.

Наиболее простым способом ввода остатков является ввод операций вручную. В этом случае следует открыть журнал операций и начать вводить операции входящих остатков.

В качестве даты операции должна указываться определенная пользователем дата ввода остатка. Если она установлена в качестве рабочей, то система будет подставлять ее при вводе операции. В качестве суммы операции следует указать сумму всех проводок, отражающих её. С тем, чтобы система суммировала автоматически, перед вводом операции следует в режиме Сервис – Параметры – Операция в параметре «Расчет суммы операции» выбрать вариант «По всем проводкам».

В этом случае пользователю не нужно будет заполнять сумму операции, а она будет автоматически заполняться по мере ввода проводок.

Номер операции системной присваивается автоматически и менять его нет смысла.

В качестве содержания операции следует вводить некоторый текст, характеризующий операцию как ввод входящих остатков, например, «Ввод входящих остатков по материалам».

При вводе проводок после выбора счета могут быть запрошены значения субконто, валюты, количества и суммы в валюте, в зависимости от настроек учета выбранного счета.

При большом количестве входящих остатков их целесообразно вводить в виде нескольких операций. Например, остатки по счету, имеющему большое количество объектов аналитики, можно ввести отдельной операцией, а остатки по тем счетам, по которым не ведется аналитический учет объединить в одну операцию.

При вводе остатков по объектам аналитики, являющимися элементами справочников, и не введенных в систему, их введение можно осуществить непосредственно в процессе выбора.

Для отдельных видов субконто, имеющих тип «Справочник» (обычно с небольшим количеством значений) в конфигурации может быть задан режим, не предусматривающий добавление и редактирование. В этом случае следует открыть соответствующий справочник, ввести в него нужное значение, а затем произвести выбор.

Существует несколько способов ускорения ввода входящих остатков:

1. Если ввод остатков выполняется несколькими операциями, можно воспользоваться копированием операций в журнале операций, установив предварительно в режиме настройки параметров «Сервис – Параметры – Операция» копирование даты и содержания операции. Установка режима «Копирование проводок при копировании операции», как правило, использовать при вводе остатков не имеет смысла.

2. При вводе операции с большим количеством остатков по объектам аналитики можно воспользоваться копированием проводок в форме операции или установить в параметрах «Сервис – Параметры – Операция» режим «Автоматический ввод новой проводки с копированием». При этом после ввода одной проводки следующая будет создана автоматически с копированием реквизитов введенной до этого проводки. Для установки в новой проводке другого значения субконто следует воспользоваться кнопкой выбора в поле ввода субконто или клавишей F4.

3. Существует возможность для ускорения процесса ввода информации о начальных сальдо специально разработанных в конфигурации документов. Это могут быть документы, не только формирующие проводки, но и заполняющие регистра.

Проверка правильности вода остатков.

После ввода входящих остатков необходимо проверить их правильность. Для этого следует составить стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» за период, включающий дату ввода остатков. Период устанавливается в режиме «Сервис – Параметры – Бухгалтерские итоги» таким образом, чтобы либо его началом была дата начала ведения учета, либо его конечная дата совпала с датой ввода входящих остатков. В первом случае входящие остатки будут являться начальными остатками по этому периоду, а во втором случае – конечными остатками по этому же периоду.

Следует обратить внимание на то, что остаток по использованному фиктивному счету «00» должен быть нулевым, что означает совпадение суммы дебетовых остатков с суммой кредитовых остатков, а это, в свою очередь, свидетельствует о правильном вводе остатков.

Кроме этого следует просмотреть получившиеся остатки по субсчетам и валютам, если таковые вводились.

Особое внимание следует уделить проверке остатков по аналитике. Для их получения обычно следует воспользоваться составлением специального отчета «Оборотно – сальдовая ведомость по счету».