Форматування документа

Під час редагування документу з’являється необхідність оформити текст зі зміною його зовнішнього вигляду, тобто провести його форматування.

У редакторі Word існує три основні операції форматування, а саме:

1. Форматування символів;

2. Форматування рядків та абзаців;

3. Форматування сторінок.

Форматування символів

Символи - окремі букви, цифри, знаки пунктуації та спеціальні знаки. Вони є мінімальними фрагментами тексту, які форматуються у редакторі Word. Формат символів включає в собі такі параметри – назву шрифту та його розмір, напівжирне та курсивне зображення, перекреслення, захований текст, колір тексту та фону, верхні та нижні індекси, верхній та нижні регістри, підкреслення та інтервали між символами та інші.

Для форматування символів можна використовувати панель інструментів Formating (Форматування), а також можна скористатися командами групи Format (Формат) із меню команд.

Символи можна форматувати під час вводу тексту або після його завершення.

Для форматування символів за допомогою панелі інструментів Formating(Форматування) необхідно:

1. Виділити текст для форматування.

2. Скористатися такими засобами форматування: підібрати гарнітуру шрифту зі списку Font (Шрифт), вибрати його розмір із списку Font Size (Розмір) та підібрати стиль, натиснувши кнопку Bold (Напівжирний), Italic (Курсив), Underline (Підкреслення) чи Highlight (Виділення кольором). При цьому можна зробити стільки зазначень, скільки необхідно.

Шрифт - це засіб зображення символів. Усі букви, знаки пунктуації та інші символи, які відносяться до даного шрифту, мають характерний для нього вигляд. Найбільш популярними русифікованими шрифтами, якими користуються при підготовці друкованих текстів українською мовою, є Kudriashov, Baltika, Journal, Times New Roman Cyr та інші.

Змінити параметри символів можна також, якщо викликати діалогове вікно Font за допомогою команди Format (Формат)  Font (Шрифт).

Поряд із полями типу та гарнітури шрифту справа на панелі знаходиться список значень розмірів шрифту.

Шрифти виміряються в пунктах (pt), традиційній типографській одиниці виміру. Дюйм складає 72 пункти. Розмір тексту в книзі може бути від 10 до 12 пунктів.

У вікні Font представлений цілий список текстів підкреслень в розкриваючому списку Underline (Підкреслення), які можна вибрати, клацнувши кнопкою миші на певному типу.

У полі Effects (Ефекти) представлена можливість форматувати символ у вигляді верхнього (Supersript) або нижнього (Subscript) індексів, які дуже часто використовуються в математичних та інших форматах.

Параметр Strikethrough (Закреслений) додає до введеного тексту лінію, вона перекреслює його по горизонталі. Частіше всього це використовується для внесення виправлень у тексті.

Параметр Word All Caps (Всі великі літери) змінює у виділеному фрагменті всі малі літери на великі. Якщо хочете ввімкнути цей режим, то натисніть на клавішу <Caps Lock>.

Параметр Small Caps (Малі літери) змінює великі літери на малі.

У полі Effects (Ефекти) представлена можливість включити в документ формат захованого тексту, який не можна побачити до тих пір, поки не буде виконана команда виклику його на екран. Якщо захований текст вивести на екран, то він буде підкреслений пунктирною лінією. Можна використовувати формат захованого тексту для формування приміток.

Для того щоб заховати текст необхідно його виділити, встановити перемикач Hidden (Захований) в цьому ж вікні та натиснути кнопку <ОК>. Щоб вивести захований текст на екран необхідно:

1. Вибрати команду Tools (Сервіс)  Options (Параметри);

2. Розкрити вкладку View (Вид);

3. Ввімкнути перемикач Hidden text (Захований текст);

4. Натиснути кнопку <ОК>.

У діалоговому вікні Font (Шрифт) представлена можливість змінювати колір тексту при його наборі. У списку Color(Колір), що розкривається, можна підібрати потрібний колір тексту.

Форматування рядків та абзаців

Абзац  це фрагмент тексту, можливо пустий, який закінчується при натисненні на клавішу Enter. Абзац можна форматувати і для цього існують в редакторі Word такі параметри форматування:

1. Alignment (Вирівнювання). Вирівнювання тексту абзацу по лівому або правому краю, по центру, блочне вирівнювання (по правому та лівому краям одночасно).

Це можна здійснити, як за допомогою кнопок на панелі інструментів Formatting (Форматування), а саме:

вирівнювання абзацу по лівому краю (left);

р озміщення по центру

вирівнювання по лівому краю (right);

блочне вирівнювання (justified);

так і розкриваючого списку Alignment (Вирівнювання): в діалоговому вікні Paragraph (Абзац) (Мал.5.4), яке відкривається командою меню Format (Формат)  Paragraph (Абзац).

Мал.5.4 Діалогове вікно Paragraph(Абзац)

Символ кінця абзацу (), як правило, невидимий, але він зберігає в собі всі параметри форматування абзацу. Натиснувши на кнопку на панелі інструментів Standart (Стандартна) можна проглянути всі невидимі символи управління в тексті та перевірити вірність розбиття тексту на абзаци.

2. Відступи (Indentation). Для встановлення відступу First line (Перший рядок) необхідно :

• скористатись бігунком “перший рядок” на лінійці форматування, яка викликається на робоче поле, чи вилучається з нього, командою View (Вид)  Ruler (Лінійка);

• викликати на екран діалогове вікно Format (Формат)  Paragraph (Абзац), у якому в полі Special (Перший рядок): вибрати із списку First Line (Перший рядок), який встановлений за умовчанням на 1,27см. Якщо потрібно змінити його розмір, то це легко зробити, скориставшись лічильником в даному вікні.

3. Інтервали (Spacing). Встановлення інтервалів між рядками та абзацами.

Редактор Word надає можливість користувачу зменшувати, або збільшувати інтервали між рядками, а також додавати додатковий інтервал у випадку присутності в рядку великих символів або верхнього індексу.

Наладка інтервалу між рядками здійснюється в діалоговому вікні Paragraph (Абзац)  Spacing (Інтервал) у розкриваючому списку Line Spacing At: (Міжрядковий інтервал), де можна курсором миші вибрати один із типів інтервалів, а саме:

• Single (Одинарний)  інтервал в однин рядок;

• 1,5 Lines (Полуторний)  інтервал в 1,5 рядка;

• Double (Подвійний)  інтервал у два рядки;

• At least (Мінімум)  інтервал мінімальний з урахуванням високих символів, верхніх, нижніх індексів та ін.;

• Exactly (Точно)  точний розмір інтервалу, який указано в полі значення. Усі рядки мають одну і ту ж висоту, незалежно від розмірів символів;

• Multiple (Множник)  інтервал рівний одинарному із заданим коефіцієнтом. Наприклад, потрійний.

У полі Spacing (Інтервал) даного вікна можна встановити лічильники інтервалів між абзацами Before (Перед) та After (Після) в пунктах (pt), або сантиметрах (cm). Причому, у вікні Preview (Попередній огляд) можна спостерігати, як абзац буде розташований відносно тексту при зміні значень лічильників інтервалів.

4.Обрамлення та заливка абзаців. Додавання абзацам графічного ефекту за допомогою ліній, рамок та заливки в середині рамок.

Останнім кроком при підготовці документу можна назначити обрамлення та заливку абзаців. Обрамленням (Border) може мати вигляд рамки навколо абзацу (або абзаців), або лінії з однієї (або більше) сторін абзацу. Рамки, лінії та тіні корисні як засіб виділення особливих абзаців по відношенню до решти тексту. Для створення обрамлення використовують діалогове вікно Paragraph Borders and Shading ( Границі та заливка абзаців), яке викликається командою Format (Формат)  Borders and Shading (Границі та заливка). У ньому можна вибрати вкладку Borders (Обрамлення) та Shading (Заливка). Також можна вибрати рамку для сторінки, використовуючи вкладку Page Borders (Обрамлення сторінки).

5. Створення маркірованих та нумерованих списків. Багато документів, із якими доводиться працювати, містять списки та перелічення. Редактор Word надає гнучку та легку у використанні технологію створення маркірованих та нумерованих списків різних форматів.

Н а панелі інструментів Formatting (Форматування) за умовчанням присутні кнопки створення нумерованих та маркірованих списків. Ними можна скористатися при підготовці документу, в якому присутні списки та перелічення. Якщо кнопка, наприклад, нумерації увімкнена, то при кожному натисненні клавіші <Enter>, на початку абзацу автоматично буде з’являтися наступне число з нумерованого списку. Для того щоб зупинити введення пунктів списку, необхідно натиснути клавішу <Enter> або <Backspace>.

Але для багатьох користувачів, маркіровка та нумерація списків за допомогою кнопок на панелі інструментів не задовольняє, тому вони користуються діалоговим вікном Bullets and Numbering (Список), яке викликається командою Format (Формат). На вкладці Bullets (Маркірований) цього вікна Word пропонує для вибору різні маркери (символи) маркірованих списків: куля (велика та маленька), діамант (цілий та полий), стрілка, ромб та зірка. Якщо ви бажаєте використати, як маркер будь-який інший символ, натисніть кнопку Modify (Змінити), яка відкриває діалогове вікно Modify Bulleted List (Зміна маркірованого списку). Таке вікно дозволяє підібрати: розмір маркера (Point Size) та його колір (Color), відступ від маркера до тексту (Distance from Indent to Text:), відступ до першого рядка тексту (Distance from Bullet to text:), вирівнювання тексту списку (Alignment of List Text), виступ рядків тексту (Hanging Indent).

Нумеровані списки створюються таким же чином, що і маркіровані, різниця тільки в тому, що замість маркерів в них використовується послідовна нумерація шрифтів списків.

У вкладці Numbered (Нумерований) діалогового вікна Bullets and Numbering дано на вибір шість стандартних типів форматування нумерованих списків та пропонується можливість створення свого формату.

Табуляція

К лавіша <Tab> на клавіатурі використовується для горизонтального переміщення по рядку. При цьому текстовий курсор буде пересуватися (за умовчанням) на 1,27 см, а текст буде вирівняно по лівому краю. Недрукований символ табуляції має вигляд → . Для того щоб побачити символ табуляції, необхідно клацнути на піктограмі панелі інструментів Formatting (Форматування).

Для того щоб виставити розмір табуляції за допомогою розмірної лінійки необхідно:

1. Встановити лінійку на екран, якщо вона відсутня, скориставшись командою: View (Вид)  Ruler (Лінійка);

2. Вибрати тип табуляції за допомогою кнопки на лінійці:

3. Встановити курсор миші в потрібному місці розмірної лінійки та натиснути на ліву кнопку миші.

При натисканні клавіші <Tab> курсор пересувається до позиції табуляції. У текстовому редакторі Word існують такі типи табуляції:

Left Tab

Center Tab

Right Tab

Decimal Tab

Bar Tab

Табуляція з заповнювачем

Часто при оформленні вправ на підстановку з вилученими словами використовується табуляція з заповнювачем. Встановити такий тип табуляції за допомогою лінійки неможливо. Для створення табуляції з заповнювачем необхідно вибрати пункт меню Format (Формат)  Tabs (Табуляція). У вікні Tabs (Табуляція), що з’явиться на екрані в полі Tabs stop positions (Позиції табуляції) встановити відстань (в сантиментрах) до кінцевої позиції табуляції, вибрати тип вирівнювання та в полі Leader (Заповнювач) підібрати тип заповнювача. Натиснути кнопки <Set> (Встановити) та <OK>. Для того щоб заповнювач з’явився в документі, необхідно натиснути клавішу <Tab> на клавіатурі. При цьому курсор повинен знаходитись в позиції початку табуляції.

Форматування сторінок

При введенні тексту документу та підготовки його до друку використовують встановлені за умовчанням розміри, орієнтацію та поля сторінок.

Для того щоб змінити параметри сторінки, необхідно скористатися командою File (Файл)  Page Setup (Параметри сторінки). У діалоговому вікні Page Setup (Параметри сторінки) можна:

1. Встановити розміри полів сторінки :

• розкрити вкладку Margins (Поля);

• вказати розміри полів у лічильниках Top (Верхнє), Botton (Нижнє), Left (Ліве), Right (Праве) та Gutter (Оправа).

2. Встановити параметри для правильного оформлення розвороту за допомогою прапорця Mirror Margins (Дзеркальні поля). Розворот  це пара сторінок (ліва та права сторінки), які можна бачити, коли розкривається книга або журнал.

3. Виконати зміну розміру паперу  відкрити вкладку Paper Size (Розмір паперу).

4. Можна вказати орієнтацію у документі, тобто розташування листа паперу  в полі Orientation (Орієнтація): вертикально  “Книжна” (Portrait) або горизонтально  “Альбомна” (Landscape).