Практична робота № 10

Тема

Використання вчителем іноземної мови засобів текстового редактора Word для роботи з великими документами при створенні комплексу методичних матеріалів та вправ.

Мета

Навчити створювати великі документи з правильним оформленням структури документа, працювати в режимі переглядання структури документа, користуватися багаторівневою нумерацією абзаців, виконувати вставку нової сторінки та нумерацію сторінок, вносити зноски, використовувати вставку файлів у документ, виводити зміст, створювати титульний лист та виконувати форматування документа в цілому.

Теоретичні відомості

У своїй роботі ми підійшли до того, що маємо п’ять виконаних практичних робіт у вигляді файлів на дискеті. Кожен із них є закінчена робота по конкретній темі. Комплексом методичних матеріалів та вправ є документ, який об'єднує, наприклад, всі вищезгадані файли під єдиним іменем.

Для поєднання кількох файлів в один необхідно:

1. Відкрити перший файл.

2. Встановити курсор у кінці тексту відкритого документа.

3. Відкрити Вставка (Insert)  Файл (File)

4. Зі списку за відповідною адресою вибрати файл для вставки та натиснути кнопку Вставить (Insert) у відкритому вікні.

Структура документа

Кожен документ має свою внутрішню структуру. Частіше всього великий документ розділений на розділи, які, в свою чергу, можуть бути розділені на більш дрібніші частини.

Структура документа визначається заголовками  абзацами, кожний з яких форматується відповідним чином. Заголовкам розділів та частин документа відповідають свої стилі форматування. Усього в текстовому редакторі Word може бути до 9 рівней заголовків. Кожному рівню заголовків можна призначити різні стилі форматування. У найпростішому варіанті використовуються вбудовані стилі: Heading1-Heading9 (Заголовок 1-Заголовок 9). Таким чином, щоб зробити абзац заголовком, необхідно відформатувати його, використовуючи один із цих стилів. Тоді текстовий редактор Word буде відрізняти цей абзац від основного тексту, який форматується частіше всього стилем Normal (Звичайний).

Структура документа відтворюється як багаторівневий список із назв розділів. Структура документа може бути корисна в різних випадках. Наприклад, зручно складати план чи зміст при підготовці нового документа. Якщо показувати тільки заголовки, можна отримати короткий реферат документа. На пізніших стадіях роботи над документом структура допомогає редагувати та реорганізовувати документ. Можна згорнути розділ документа, так, що видимим буде тільки заголовок, після чого дуже просто перемістити цілий розділ: заголовок, підзаголовки та зв'язаний з ними звичайний текст. Також можна нумерувати частини документа, змінювати форматування заголовків конкретного рівня, використовувати заголовки для генерації заголовків та інших списків.

Для полегшення роботи з великими документами в текстовому процесорі Word існує режим перегляду структури документа Outline(Структура). Це спеціальний режим, призначений для наочного представлення внутрішньої організації документа. Перехід до цього режиму – Вид (View)  Структура (Outline) (Мал.10.1). У цьому режимі можна ознайомитися зі стилем заголовків, змінити їхній порядок, додати нові і вилучити старі розділи, перемістити деякі розділи в іншу частину документа, змінити їхній статус. За допомогою даного режиму зручно складати план чи зміст для нового документа. Якщо показувати тільки заголовки, можна одержати короткий реферат документа.

Ліворуч від кожного абзацу знаходиться відповідний йому символ структури. Символи структури бувають двох видів:

• символи заголовків – "+" і "-"

• символ основного тексту – 

Символ "+" ліворуч від заголовка означає, що у відповідному розділі міститься текст. Знак "-" говорить про те, що даний розділ порожньої. Використовуючи ці символи, можна проводити деякі операції над структурою документа.

Мал.10.1. Вікно документа Word у режимі перегляду структури документа.

Уміст розділів можна тимчасово приховати за допомогою символу структури "+". Для цього треба виконати подвійне натискання цього символу біля відповідного заголовка.

Для вказівки кількості рівнів структури, що відображаються, клацнути на одній із кнопок Показати заголовок 1, ... Показати заголовок 7 (Show heading1…7). Цифра на кнопці відповідає самому найменшому рівню заголовка, що відображається. У цьому режимі показуються тільки назви розділів, без основного тексту.

Для відображення основного тексту служить кнопка Всі заголовки (All heading) на тій же панелі інструментів. Якщо натиснути цю кнопку, структура документа буде показана цілком. Щоб показати всі заголовки, а основний текст приховати, необхідно натиснути кнопку Всі заголовки (All heading) ще раз.

Часто формат заголовків, особливо старших рівнів, відрізняється великим розміром шрифту. Такі заголовки займають багато місця на екрані й у режимі перегляду структури сильно утрудняють сприйняття, оскільки на екран уміщається тільки кілька розділів. Можна зменшити масштаб відображення документа, але в такому випадку нелегко розрізнити основний текст і заголовки молодших рівнів.

Н айбільш прийнятне рішення – відключити відображення невидимих символів управління форматуванням (кнопка Відобразити форматування) у режимі перегляду структури документа всі заголовки й основний текст виводяться в стилі Звичайний (Normal). Дана установка діє тільки на відображення документа в режимі перегляду структури. У всіх інших режимах формат буде відтворюватися як звичайно.

Схема документа

С хема документа — це окрема область, у якій відображається список заголовків даного документа. Перехід до перегляду схеми документа виконується за допомогою кнопки на панелі Стандартна (Stardart). Вона з'явиться ліворуч від основного документа у виді панелі. Схему можна використовувати для швидкого переміщення в документі. Для переходу до відповідного заголовку досить клацнути на ньому в схемі чи документа ж користатися контекстним меню на цій панелі.