Основные правила учета и планирования времени

Приводим основные правила, без знания которых большинство энтузиастов ломается (проверено не на одной дюжине вполне дюжих экземпляров):

Нельзя браться за планирование, пока как следует отработан учет.

При плотной и ответственной работе по времени это минимум неделя, реально — месяц, и о достаточной отработанности учета времени говорят три основных показателя.

• Перестал впадать в поток, в бессознательное времяпровождение, теперь ты всегда видишь и понимаешь, где ты и чем занимаешься.

• На часы смотреть уже не надо. Часики как будто сами всегда тикают за плечом, время отмечается автоматически…

• Ты уже по опыту точно знаешь, сколько чего стоит (по времени стоит). Сколько стоит добраться утром до работы, сколько поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько — разговор с мамой (отдельная наценка за тему воспитания детей). Ты знаешь не только, сколько времени на что тратишь ты, ты уж с точностью до минут знаешь, сколько времени на что тратят твои близкие, в частности сколько стоит твоей жене сотворить ее любимый соус и приготовить обед в целом.

Только зная все предельно точно, практически до минут, можно на следующем этапе заниматься планированием.

Тотальный, с утра до вечера, учет — вещь для начала нереальная. Начинать надо с учета времени отдельных фрагментов дня.

Начать с секундомером в руке фиксировать свой день с утра до вечера значит сломать все свои рабочие планы, поскольку по крайней мере в начале эти две деятельности сильно конфликтуют: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. А вот брать на изучение несколько часов своего дня, остальное время живя «нормальной» жизнью — вещь разумная и реальная. Как правило, имеет смысл отдельно изучать свое утро до работы, свои вечера после работы; рабочее время также можно и нужно делить на отдельные, имеющие свое лицо, фрагменты.

• Обычно работа до обеда сильно отличается от послеобеденного рабочего времени.

Аналогично: уча себя планированию, начинайте с планирования отдельных фрагментов дня.

Наладили себе утро — подвиг! Простроили себе вечер и отход ко сну — слава о вас останется в веках…

Частные рекомендации по учету времени

Автор — Дима М., Москва, научный сотрудник, экономист.

Учет времени следует начинать с наиболее важного периода дня. В моем случае это был вечер, когда я писал диссертацию.

Интервал между записями в дневник 5–15 мин., но не более 20 мин. (в среднем 6–10 мин.). На первых неделях выполнения упражнения целесообразно высчитывать средние интервалы между записями (за день) и сокращать их до 6 мин.

Записи в дневнике короткие (2-3 слова), чтобы не тратить много времени.

На первой неделе хороший результат — в среднем 3-4 учтенных часа за день. Далее следует увеличивать число учитываемых за день часов на 1-2 в неделю. Вполне можно довести среднее число учитываемых в день часов до 11. Фактически, следует в конце упражнения учитывать весь день, чтобы полностью изучить структуру использования времени.

При выполнении упражнения большую техническую помощь оказывает Notebook или электронная записная книжка. Эти приспособления могут вам подавать сигналы для записей в дневник.

Хорошая стратегия работы по этому упражнению — записывать в дневнике численно измеримый результат вашей деятельности в каждый учитываемый интервал. Например: «5 минут бездельничал», «написал 2 предложения», «прочитал 3 страницы», «помыл посуду». Это резко повышает работоспособность (в моем случае на 20–40%).

Есть две ступени ощущения хорошо выполненного упражнения. Первая — автоматически вспоминаешь, что надо сделать запись в дневник. Вторая — автоматически запоминаешь время каждого мелкого дела за день.

Учет времени можно и нужно сочетать с другими полезными вещами, например начать бегать, делать утреннюю зарядку и обливаться холодной водой. До учета времени поднять себя на это я не мог, а тут стало возможно. Более того, бег, зарядка и обливания стали моими главными, дающими заряд силы и энергии ресурсами.