28. Руководящие документы для мид

29. Дипломатическое делопроизводство

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации

Требования, предъявляемые к отчетам, оперативным и информационно-аналитическим материалам Посольства.

Общие требования:

- грамотность;

- четкость изложения;

- правильное выделение главного;

- необходимая аргументация;

- логичное построение.

Документы не должны быть перегружены излишним фактическим и цифровым материалом. Если же это необходимо, то следует давать такого рода материалы отдельно в виде приложения и иметь ссылку на используемый источник. В любом документе, даже самом незначительном, после его подготовки следует проверить каждую дату, имя, каждую ссылку, цитату. Весьма большое значение в работе с документами имеет оперативность их подготовки. Необходимо самым строгим образом соблюдать соответствующие инструкции и правила ведения служебной переписки.

При составлении аналитической информации необходимо:

- собрать всю информацию, которая относится к данной проблеме (различные источники);

- правильно оценить информацию;

- изложить хорошим языком;

- сформулировать четко выводы;

- внести конкретные предложения;

- высказать свои прогнозы.

Важна достоверность: не опираться на единичный факт, источник должен заслуживать доверия и сведения должны совпадать с другими источниками, подтверждаться в беседах, необходимо использовать официальные данные правительства и других ведомств, мнения оппозиционных партий.

30. Дипломатические документы

К ним относятся: выступление гос-х деятелей, послания, ноты, меморандумы, письма, телеграммы глав государств, правительств с изложением в них позиции государств по актуальным проблемам современности. Содержание дип-х документов отражает многообразие самой жизни. По форме это могут быть и послания с признанием независимости государств и предложением установить дипломатические отношения и заявления, затрагивающие судьбы всех народов (ядерное разоружение).

Составление дип. документов являются одним из важнейших направлений работы ведомств иностранных дел, контроль за соблюдением установившейся практики переписки возлагается на протокольную службу.

В дип. практике наиболее традиционными являются следующие виды. дип. переписки: личные ноты; вербальные ноты; памятные записки, меморандумы; частные письма полуофициального хар-ра.

Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения «Ув. господин посол». Тональность личных нот м.б. более или менее теплой и закончить «С искренним уважением».

Вербальная нота - наиболее распространенный в настоящее время документ. МИД и Посольства ведут дип. переписку путем направления вербальных нот. Используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как 2-х стороннего так и многостороннего хар-ра, .

Встречаются 2 вида памятных записок: Памятные записки - переданные лично, и памятные записки, направленные с курьером. Памятная записка обычно вручается лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования беседы. Меморандум - представляет документ, в котором рассматривается фактическая сторона вопроса, содержит анализ его отдельных аспектов, излагается аргументация в защиту своей позиции, доводы др. стороны.