35. Доповідна записка
Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи автора або за вказівкою керівника.
Види доповідних записок:
внутрішні, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач;
зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.
Доповідні записки бувають інформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; найкраще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.
Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача (Додаток 8).
Реквізити доповідної записки (на загальному бланку):
– адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;
– назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
– дата;
– номер документа;
– місце складання;
– заголовок до тексту;
– текст;
– додаток, підстава;
– підпис.
Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.
Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.
Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.
Порядок оформлення тексту доповідної записки:
¨ у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;
¨ друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.