33.Службові листи з кутовим та повздовжнім штампами. Кутовий штамп
Кожна організація може використовувати два види бланків: для листів і для інших документів (загальний бланк). Вони відрізняються тим, що в бланках для листів міститься реквізит “Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреси, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунка в банку та постійна частина реквізиту”, “посилання на індекс та дату документа, що входить”, а на загальних бланках ці площі мають бути вільними для заповнення реквізитами “назва виду документа” та “місце складання та видання”. Бланки з кутовим розміщенням реквізитів економічніші та зручніші для кодування реквізитів.
Службовий лист – найпоширеніший спосіб обміну інформацією між закладами, організаціями та підприємствами.
Лист – узагальнююча назва різних за змістом документів, які виділяються в зв’язку з особливим способом передачі тексту (пересилається поштою).
Службові листи бувають багатьох видів: супроводжувальні, інформаційні, гарантійні, рекламні, претензиційні, арбітражні, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-повідомлення.
Листи друкують на бланках формату А4 та А5 залежно від об’єму тексту. Якщо друкований текст не первищує семи рядків, то листи друкують на бланках формату А5, якщо текст має більший обсяг – на бланках формату А4.
На бланках друкують першу сторінку документа, наступний текст друкують на чистих аркушах паперу, однакових з бланком формату та якості.
Лист має такі реквізити (на бланку листа):
адресат;
дату;
індекс;
посилання на індекс та дату вхідного документа;
заголовок до тексту (на форматі А4);
текст;
відмітку про наявність додатку;
підписи;
прізвище виконавця та номер його телефону;
відмітку про виконання документа та направлення його до справи.
Якщо документ (лист) виконується не на бланку, то для кутового штампа лишають місце: 15 міжрядкових інтервалів до кодів за ЗКПО та ЗКУД.
Поздовжній штамп
Бланки з поздовжнім варіантом розміщення реквізитів заголовка (поздовжній штамп) застосовують тоді, коли найменування організації та організацій, яким вона підлегла, містить у собі велику кількість друкованих знаків. Вказані бланки використовують так само, як і бланки з кутовим штампом у всіх установах та організаціях України.
Відступивши від верхнього зрізу аркуша 15 міжрядкових інтервалів, проводять риску до кінця рядка, потім, відступивши від риски два інтервала, друкують від нульового положення табулятора дату та індекс номерів, що входять та виходять.
34. Довідка
Довідка - це службовий документ, який містить узагальнену інформацію з будь-якого питання основної діяльності організації чи її окремого структурного підрозділу: про стан виконання робіт, характерні показники, опис й підтвердження тих чи інших фактів.
Розрізняються довідки внутрішні та зовнішні.
Внутрішні довідки готують, як правило, у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін. Внутрішню довідку складає один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників організації. Текст такої довідки має бути присвячений одному питанню службового характеру. Якщо необхідно подати інформацію з кількох не пов’язаних між собою питань, то для кожного з них складають окрему відповідну довідку.
Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А-4 з відтворенням основних реквізитів бланку. Довідка, складена одним працівником або керівником структурного підрозділу – для подання керівникові організації чи на розгляд колегіального органу, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланку) або на чистих аркушах паперу (найчастіше формату А5) з обов’язковим відтворенням реквізиту „Назва структурного підрозділу організації”.
Зовнішні довідки готують для подання в сторонню організацію. Вони бувають службового або біографічного характеру.
Зовнішні довідки службового характеру, як правило, містять узагальнені результати виконання організацією певних робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технології тощо. Їх надсилають до організації вищого рівня.
Зовнішні довідки біографічного характеру складають з метою засвідчення якогось юридичного факту, найчастіше для підтвердження факту роботи чи навчання, розміру заробітної плати, місця проживання тощо. Їх видають зацікавленим громадянам для подання до відповідних органів.
Підписує зовнішню довідку керівник організації. Якщо таку довідку складено з фінансово-матеріальних питань, то її підписують керівник організації та головний бухгалтер.
Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 або А5. Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша обов’язково проставляють відбиток кутового штампа організації, на якому має бути відтворено назву організації, довідкові дані про організацію та код ЄДРПОУ. Крім того, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс вписують у відбиток вручну.
під час складення і оформлення довідок слід мати на увазі, що:
дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;
внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом (картотеку, базою даних) реєстрації вихідних документів;
місце складання (місто, село, селище) не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланку листа, що містять реквізити „Довідкові дані про організацію”, або на яких проставлено відбиток штампу з відтворенням обов’язкових реквізитів організації;
заголовок до тексту довідки має стисло і точно відображати зміст тексту довідки та може містити відомості про дату та час, коли було зафіксовано наведені факти чи події;
текс довідки може складатися з двох частин – вступної та констатуючої, або лише з однією констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти, містити таблиці. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце;
на зовнішніх довідках біографічного характеру, особливо тих, які містять відомості щодо заробітної плати, підписи посадових осіб (керівника організації та головного бухгалтера) засвідчують відбитком основної круглої печатки організації;
на зовнішніх довідках службового характеру слід оформлювати відмітку про виконавця і номер його телефону, при цьому бажано вказувати не лише прізвище виконавця, а і його ім’я та по батькові.