Управление затратами
После задания затрат можно выполнить необходимые приготовления для отслеживания и управления ими, чтобы избежать выхода проекта за рамки бюджета. Имеется возможность указать дату начала финансового года, изменить параметры расчета и определить время оплаты затрат.
Перед началом отслеживания затрат и управления ими может возникнуть необходимость указать месяц, с которого должен начинаться финансовый год для текущего проекта:
В меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Календарь.
В поле со списком Месяц начала финансового года выберите месяц, с которого должен начинаться финансовый год.
Если требуется разметить финансовый год, используя календарный год, в котором финансовый год начинается (а не заканчивается), установите флажок Использовать год начала для нумерации ФГ.
Если требуется воспользоваться текущими параметрами для активного файла и всех будущих файлов проектов, нажмите кнопку По умолчанию.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы вывести шкалу времени с настраиваемыми параметрами финансового года, в меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
В меню Формат выберите команду Шкала времени.
На вкладке уровня или уровней шкалы времени, которые требуется отобразить для финансового года (вкладка Верхний уровень, Средний уровень или Нижний уровень), установите флажок Использовать финансовый год.
На вкладках отображаемых шкал времени выберите требуемые единицы шкалы времени в полях Единицы.
На вкладках отображаемых шкал времени выберите требуемые надписи в полях Надписи.
Перед началом отслеживания плана для затрат и управления им необходимо выбрать способ расчета затрат, ввести стандартные ставки, которые требуется применять в Project к новым назначенным ресурсам и указать ставки сверхурочных работ для каждого назначенного ресурса и задач.
Расчет сверхурочных затрат. Осуществляется, исходя из ставок сверхурочных работ, указанных для каждого ресурса. По умолчанию в Project используется стандартная ставка каждого назначенного ресурса, чтобы подсчитать все трудозатраты, необходимые для завершения задачи. Часы дополнительных трудозатрат не рассчитываются в Project с помощью ставки сверхурочных работ, пока они не указаны как сверхурочные.
В меню Вид выберите команду Использование задач.
В меню Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.
Выберите поле Трудозатраты.
В меню Вставка выберите команду Столбец.
В поле Имя поля выберите значение Сверхурочные трудозатраты и нажмите кнопку ОК.
В поле Сверхурочные трудозатраты выберите назначение ресурса, для которого требуется ввести сверхурочные затраты.
Для перехода к полю нажмите клавишу TAB, если поле не является видимым.
Если назначения
ресурсов скрыты, щелкните символ
структуры задачи
,
чтобы отобразить их.
В поле Сверхурочные трудозатраты введите величину сверхурочных трудозатрат для данного назначения ресурса.
Указанная величина сверхурочных трудозатрат не прибавляется к величине трудозатрат для задачи, поскольку трудозатраты всегда представляют общую величину трудозатрат. Сверхурочные трудозатраты составляют только часть общей величины трудозатрат, которая должна рассматриваться и оцениваться как сверхурочная. Если вводятся сверхурочные трудозатраты, длительность задачи сокращается.
Например, если для сотрудника планируется 40 часов трудозатрат, из которых 8 часов каждый день являются обычными трудозатратами, а 2 часа – сверхурочными, следует назначить 10 часов на день и указать 2 часа как сверхурочные, а не 40 часов трудозатрат с 8 часами сверхурочных. Таким образом, работа будет выполнена через 4 дня, а не через 5 дней.
Контроль затрат играет важную роль в обеспечении экономической эффективности проекта. Этот процесс включает регулярную проверку основных данных о затратах, а также более детальный анализ сведений о затратах.
Чтобы проект не вышел за рамки бюджета, может потребоваться выявить проблемы с затратами путем анализа итоговых текущих, фактических, базовых и оставшихся затрат и отклонений по стоимости, возникающих во время выполнения проекта, и внести необходимые корректировки.
Чтобы просмотреть затраты по задаче, ресурсу или проекту, необходимо:
В меню Вид выберите команду Другие представления.
В списке Представления выберите значение Лист задач или Лист ресурсов и нажмите кнопку Применить.
В меню Вид выберите команды Таблица и Затраты.
Просмотрите поле Общие затраты.
Для просмотра общих затрат на проект в меню Проект выберите команду Сведения о проекте и нажмите кнопку Статистика.
Задав базовый план для проекта, потребуется определить, где текущие (или запланированные) итоговые затраты отличаются от затрат, предусмотренных бюджетом для задач, ресурсов или назначений.
Просмотр отклонений по стоимости для задач, ресурсов или назначений осуществляется:
В меню Вид выберите команду Использование ресурсов, Использование задач или Другие представления.
В списке Представления выберите значение Лист задач или Лист ресурсов и нажмите кнопку Применить.
В меню Вид выберите команды Таблица и Затраты.
Доступные значения затрат находятся в полях Общие затраты, Базовый план, Отклонение, Фактические и Оставшиеся.
Для перехода в поля, если они не являются видимыми, нажмите клавишу TAB.
При этом для ресурсов можно задать фильтр. В поле со списком Фильтр выбрать нужный тип. Кроме того, имеется возможность классифицировать затраты по трудозатратам или по материальным ресурсам. В поле со списком Группировка выберите необходимое значение.
Задачи или ресурсы с превышением затрат можно просмотреть с помощью фильтра «Затраты сверх бюджета». Для этого:
В меню Вид выберите команду Использование задач или Использование ресурсов, укажите пункт Таблица и выберите команду Затраты.
В поле со списком Фильтр выберите Затраты сверх бюджета.
Если требуется просмотреть определенные превышения затрат, выберите параметр Затраты превышают в поле со списком Фильтр и введите значение затрат в поле Показать задачи (ресурсы) и назначения с затратами, превышающими.
Для просмотра отчета о задачах или ресурсах с превышением бюджета:
В меню Вид выберите команду Отчеты.
Выберите тип Затраты и нажмите кнопку Выбрать.
Чтобы отобразить перерасходы по задачам, щелкните Задачи с превышением и нажмите кнопку Выбрать. Чтобы отобразить перерасходы по ресурсам, щелкните Ресурсы с превышением и нажмите кнопку Выбрать.
Прежде чем проверять затраты сверх бюджета, необходимо сохранить базовый план проекта.
Используя данные анализа освоенного объема, чтобы сравнить запланированные затраты и ход выполнения работ с имеющимися на данный момент фактическими показателями для задач, которым назначены ресурсы, можно определить, не кончатся ли средства, прежде чем задачи будут выполнены.
Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Расчеты.
Нажмите кнопку Освоенный объем.
В поле со списком Способ начисления по умолчанию для задач выберите способ расчета значения базовой стоимости выполненных работ, т.е. той части бюджета задачи, которая должна быть потрачена с учетом фактической длительности задачи.
Изменение этого параметра повлияет только на вновь добавляемые в список задачи. Существующие задачи это изменение не затрагивает. Чтобы изменить способ расчета освоенного объема для имеющихся задач, выберите необходимые задачи, нажмите кнопку Сведения о задаче и откройте вкладку Дополнительно. В поле со списком Способ расчета освоенного объема выберите нужный вариант.
В поле Базовый план для расчетов укажите конкретный набор базовых значений, который необходимо использовать при расчете освоенного объема, и нажмите кнопку Закрыть.
Чтобы просмотреть суммарные значения освоенного объема для проекта и задач, выберите в меню Вид команду Другие представления.
В списке Представления выберите значение Лист задач и нажмите кнопку Применить.
В меню Вид выберите команды Таблица и Другие таблицы.
В списке Таблицы выберите Освоенный объем, Показатели затрат для освоенного объема или Индикаторы календарного плана освоенного объема и нажмите кнопку Применить.
Чтобы просмотреть распределение освоенного объема задач за период с целью определить точную дату, когда закончатся средства, выделенные на выполнение проекта, выберите в меню Вид команду Использование задач.
В меню Формат выберите команду Стили подробных данных и откройте вкладку Подробности использования.
В списке Доступные поля выберите поля освоенного объема, которые требуется отобразить, нажмите кнопку Показать, а затем кнопку ОК.
Если требуется просмотреть значения в полях освоенного объема, вычисленные для указанной даты вместо текущей даты, выберите в меню Проект команду Сведения о проекте. В поле со списком Дата отчета введите или выберите дату, которая будет использоваться в качестве даты отчета о состоянии.
При работе с Project можно анализировать затраты по проекту с использованием средств "Анализ портфеля" и "Моделирование портфеля" в рамках одного проекта или для нескольких проектов.
С помощью функции анализа портфеля в Microsoft Project можно анализировать такие данные, как скорость выполнения проекта или производительность ресурсов в одном или нескольких проектах, используя Сводную таблицу и Сводную диаграмму. Функция моделирования портфеля позволяет анализировать проекты отдела, чтобы выявить избыточную или недостаточную загруженность отдельных ресурсов или определить, можно ли начинать новый проект.
Анализ хода выполнения проекта и производительности ресурсов выполняет следующим образом:
В меню Совместная работа выберите Анализ портфеля.
На странице Анализ портфеля в поле Выберите представление выберите представление, в котором отображаются нужные сведения.
Чтобы изменить набор данных, отображающихся в сводной таблице или в сводной диаграмме, выберите вкладку Параметры просмотра. Установите флажки Показывать список полей и Показывать панель инструментов, а затем перетащите поля из списка Поля в соответствующие области строк и столбцов сводной таблицы или сводной диаграммы.
Для получения дополнительных сведений об изменении сводной таблицы или сводной диаграммы нажмите кнопку Справка на панели инструментов Сводная таблица или Сводная диаграмма.
Чтобы сохранить ссылку на сводную таблицу или сводную диаграмму, нажмите кнопку Сохранить ссылку. Ссылки могут оказаться полезными в случае, если внешний вид сводной таблицы был необходимым образом настроен и в дальнейшем потребуется возврат к настроенной версии. Если ссылка создана, страницу легко открыть, щелкнув соответствующий элемент в списке Сохраненные ссылки.
Для моделирования различных сценариев выполнения нескольких проектов необходимо:
В меню Совместная работа выберите команду Моделирование портфеля.
На странице Моделирование проектов с помощью средств моделирования портфеля нажмите кнопку Создать.
На следующей странице в группе Название и описание модели введите название и текст описания.
В группе Проекты выберите проекты, включаемые в модель, а затем в группе Ресурсы выберите ресурсы, которые будут использоваться в модели:
только текущие ресурсы из выбранного проекта;
только указанные ресурсы из списка;
все ресурсы с сервера Project Server, находящиеся на уровне кода структурной декомпозиции ресурсов или ниже.
На следующей странице добавьте дополнительные связанные проекты.
Столбец «Связь» в таблице определяет, что дополнительный проект связан с проектами в этой модели через внешнюю зависимость или по причине совместного использования ресурсов с проектами модели.
На следующей странице укажите параметры планирования, используемые для каждого проекта в модели.
В столбце Параметры планирования таблицы выберите для каждого проекта в модели один из следующих параметров.
Использовать текущие назначения. Этот параметр задает моделирование проекта без внесения изменений в текущие назначения ресурсов в проекте. Даты начала и окончания задач и их назначения могут изменяться, но при этом не меняются ресурсы, назначенные задачам.
Сохранить даты и назначения. Этот параметр указывает, что при моделировании не изменяются даты начала и окончания назначений. Такая настройка исключает проекты из модели.
Переназначить ресурсы в проекте. Этот параметр задает моделирование проекта с изменением текущих назначений ресурсов в проекте. Внешние для проекта ресурсы не используются.
Переназначить ресурсы в пуле модели. Этот параметр задает моделирование проекта с использованием всех ресурсов, включенных в модель.
На следующей странице выберите созданную модель и нажмите кнопку Открыть для просмотра подробных сведений о модели, в том числе таблицу с отрезками диаграммы Ганта, демонстрирующими суммарную статистику, а также график выделения ресурсов на все проекты в модели.
В таблице зеленые отрезки показывают, что на указанный период времени нет ресурсов с превышением доступности; желтые отрезки показывают, что превышена доступность менее 10% ресурсов; красные отрезки показывают, что превышена доступность более 10% ресурсов.
Чтобы изменить параметры, установленные для модели, щелкните Панель элементов. В этом диалоговом окне представлены те же параметры, которые использовались при создании модели.
Нажмите кнопку Анализ для создания графического отчета о выделении ресурсов в модели, а также для получения рекомендаций по кадровому обеспечению. Отчет содержит следующие компоненты:
суммарную статистику модели, показывающую как максимально короткий календарный план при неограниченном количестве ресурсов, так и календарный план, являющийся результатом применения в модели параметров планирования проектов;
диаграмму, отражающую эффективность использования ресурсов в проекте, для которого построена модель. На диаграмме представлены ось времени и ось трудозатрат. Три линии на диаграмме соответствуют следующим факторам: трудозатраты, необходимые для своевременного выполнения всех проектов при использовании данной модели, если доступность ресурсов не принимается во внимание (линия потребностей); максимальный объем трудозатрат, которые могут выполнить ресурсы во время работы над проектом (линия мощностей). Эта линия включает все ресурсы, доступные для использования в проекте, независимо от текущих назначений; трудозатраты при учете в модели всех параметров планирования ресурсов в настоящий момент при использовании текущих параметров моделирования (линия использования).
Если линия использования расположена выше линии потребностей, ресурсы проекта недостаточно загружены.
Чем дальше расходятся линия использования и линия мощностей, тем более высок в модели дефицит ресурсов с подходящими умениями для выполнения работы. В поле Профили умений выберите другие умения, чтобы выяснить, какие ресурсы с какими умениями являются источником дефицита.
Когда затраты выходят за рамки бюджета, необходимо решить, каким образом можно удержать их под контролем. Изменения, вносимые в календарный план с целью соблюдения бюджета, зависят от того, что является самым важным. Можно пожертвовать качеством за счет использования менее дорогостоящих ресурсов, например, менее опытных сотрудников или материалов более низкого сорта. Можно также изменить область охвата и просто исключить некоторые задачи, которые предполагалось выполнить.
Возможно, целесообразнее будет пойти на повышение затрат в связи с использованием более качественных ресурсов, если это поможет значительно сократить время выполнения задачи или проекта, что, в свою очередь, приведет к снижению затрат.
В любом случае необходимо продумать возможное влияние изменений на другие задачи, ресурсы и результаты проекта.
Таким образом, для корректировки затрат по проекту можно воспользоваться следующими вариантами:
Удаление назначения ресурса для устранения затрат, связанных с этим ресурсом.
Замена назначения ресурса для использования менее дорогостоящего ресурса или ресурса, который ускорит выполнение работы, что уменьшит объем работ, необходимых для выполнения задачи.
Уменьшение ставок заработной платы и вознаграждений для ресурсов путем применения других ставок при выполнении тех или иных работ, а также за счет использования материалов другого сорта.
Уменьшение фиксированных затрат для задач в том случае, если требуется снизить или исключить затраты, которые не являются критически важными для выполнения задачи, например транспортные расходы или расходы на печать.
Снижение затрат на материалы, являющиеся расходными, например затрат на цемент или оборудование.
Удаление необязательных задач или задач, удаление которых не окажет отрицательного воздействия на проект.
Изменение длительности в том случае, если требуется сократить область охвата для той или иной задачи.
Для того чтобы оценить воздействие, оказываемое внесенными коррективами, можно:
Отобразить критические пути для проверки того, что дата окончания проекта не сдвинулась на более поздний срок и что не произошло необоснованного превращения некритических задач в критические.
Просмотреть итоговые затраты для проверки общего состояния затрат по задаче, ресурсу, назначению или проекту.
Просмотреть рабочую нагрузку на ресурсы для проверки того, что переназначение задач не привело к чрезмерной или недостаточной загруженности тех или иных ресурсов.
Проверить влияние на другие проекты в том случае, если проект имеет внешние зависимости.
Сравнить сведения о задачах и ресурсах путем анализа различий между текущей и более ранней версиями одного и того же проекта с использованием подробного отчета.
Проанализировать или смоделировать затраты с использованием средств "Анализ портфеля" и "Моделирование портфеля" в рамках одного проекта или для нескольких проектов.
Чтобы убедиться в отсутствие неблагоприятного влияния сделанных корректировок проекта на критический путь, можно различными способами просмотреть критический пути и критические задачи.
Для отображения критического пути вместе со всеми задачами необходимо:
В меню Вид выберите команду Другие представления.
Выберите вариант Подробная диаграмма Ганта и нажмите кнопку Применить.
Для отображения только критических задач: