3. Понятие документа и правила его составления. Документооборот. Классификация документов.

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Документы

По назначению

По времени составления

По объему информации

По месту составления

По содержанию

Распорядительные

Первичные

Разовые

Внутренние

Материальные

Оправдательные

Сводные

Накопительные

Внешние

Денежные

Бухгалтерского оформления

Расчетные

Комбинированные

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от организаций и лиц и используются в данной организации (платежное поручение, счета, чеки).

Материальные документы используются для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материалов).

Денежные документы предназначены для оформления операций с денежными средствами (чеки, кассовые приходные и расходные ордера).

Расчетные документы используются для оформления расчетов с другими организациями, бюджетом, внебюджетными фондами, физическими лицами (платежные поручения, расчетно-платежные ведомости).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа.

Документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ. Документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет, а лицевые счета работников – 75 лет.

Движение документа от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется документооборотом. В организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.