2.4. Организационная структура

Организационная структура управления – одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.⁸

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке "сверху вниз", обязательны для выполнения нижестоящими звеньями. Он, в свою очередь, подчинен вышестоящему руководителю.

Функциональная структура предполагает специализацию выполнения отдельных функций управления. Для их осуществления выделяются отдельные подразделения (либо функциональные исполнители). Функциональная организация управления базируется на горизонтальном разделении управленческого труда. Указания функционального органа в пределах его компетенции обязательны для производственных подразделений.

Линейно-функциональная структура позволяет в значительной степени устранить недостатки как линейного, так и функционального управления. При этой структуре назначение функциональных служб - подготовка данных для линейных руководителей в целях принятия компетентных решений или возникающих производственных и управленческих задач. Роль функциональных органов (служб) зависит от масштабов хозяйственной деятельности и структуры управления предприятием в целом. Чем крупнее фирма и сложнее ее управляющая система, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В этой связи остро стоит вопрос координации деятельности функциональных служб.

Дивизиональная (или отделенческая) структура управления -наиболее распространенная форма организации управления современной промышленной фирмы. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции (дивизионально-продуктовая структура управления) или самостоятельные отделения полностью отвечают за хозяйственные результаты на определенных региональных рынках (дивизионально-региональная структура управления).

Для адаптивных (гибких, органических) организационных структур характерно отсутствие бюрократической регламентации деятельности органов управления, отсутствие детального разделения труда по видам работ, размытость уровней управления и небольшое их количество, гибкость структуры управления, децентрализация принятия решений, индивидуальная ответственность каждого работника за общие результаты деятельности. К разновидностям структур адаптивного типа можно отнести проектные, матричные, программно-целевые, проблемно-целевые, структуры, основанные на групповом подходе (командные, проблемно-групповые, бригадные), сетевые организационные структуры. 

В моем офисе помимо главного директора и его секретаря трудятся: начальник производственного отдела, маркетолог, менеджер по логистике, дизайнер полиграфических услуг, бухгалтер, экономист, менеджер по ИТ-услугам, инженер-технолог, кадровик, начальник планового отдела, менеджеры по работе с клиентами(3) и поставщиками(2),начальник снабжения и сбыта, сотрудник хоз.отдела, зав.складом и курьер.

Итак, хочу подробнее рассказать о сотрудниках моего офиса:

Главный директор - управляющий, руководитель компании, предприятия. Традиционно директор — высшая должность в предприятии, наделённая полномочиями выбора стратегии развития компании, работы с кадрами, отладкой финансовых потоков предприятия. Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Цель работы руководителя - выработать направление развития и правильно организовать работу.

Секретарь - обслуживающая профессия, его основная задача заключается в том, чтобы обеспечить руководителю условия для выполнения его основных обязанностей. Секретарь должен разгрузить руководителя, помочь в распределении его важнейшего ресурса - времени. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Начальник производственного отдела должен знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством; перспективы развития предприятия; производственные мощности предприятия и его производственной базы; специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними; виды выполняемых работ (услуг); основы технологии производства; организацию производственного планирования на предприятии; порядок разработки производственных программ и календарных графиков выпуска продукции;, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ на предприятии; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; экономику, организацию производства, труда и управления; правила и нормы охраны труда и т.п.

Менеджер по логистике

Главная задача логистика — эффективное управление товарными запасами, в результате чего компания минимизирует средства на доставку и хранение товаров. Общие требования к менеджерам по логистике (перевозкам, транспорту, складскому хозяйству) - знание механизмов и схем организации перевозок различными видами транспорта, включая склад и таможню. Часто необходимо владение английским языком, приветствуется опыт работы с экспедиторскими фирмами, в частности, иностранными.

Дизайн- это творческая разработка любой полиграфической продукции. Комплекс услуг в котором участвуют арт-директора, дизайнеры, художники по созданию профессионального оригинал-макета для полиграфии или рекламных модулей для прессы и выставок.

Полиграфический дизайнер - это дизайнер полиграфической продукции (книжки, буклеты и т.д.)

Менеджер по продажам или по работе с клиентами.

Главной чертой такого специалиста является умение быть коммуникабельным, активным и желание работать на результат. Основные стоящие перед ним задачи: поиск и привлечение новых клиентов; сотрудничество с имеющимися клиентами; продвижение продуктов компании; составление коммерческих предложений; проведение переговоров; заключение контрактов.

Кадровик, или правильнее – менеджер или инспектор по кадрам, отвечает за кадровый документооборот в компании. Он оформляет прием на работу сотрудника, его переводы, отпуска, больничные, увольнение. Он ведет базу персональных данных всех сотрудников компании. Он предоставляет людям обязательное медицинское страхование, ведет воинский учет и учет трудового стажа. Главный результат его деятельности – это правильно, с точки зрения закона, оформленные сотрудники и правильные данные, которые передаются в бухгалтерию для начисления всем зарплаты и отчетности в государственные органы.

Инженер-технолог — это инженер, который занимается разработкой и организацией производственного процесса, обеспечивает стабильную работу техники.

Сотрудник хоз.отдела- занимается покупкой офисной техники и обеспечивает доставку и распределение его по кабинетам.

Зав.складом- хранит и передает по требованиям заказанную продукцию, технику для отдела.

Курьер- развозит отчетные документы и т.п.

Начальник снабжения и сбыта- должен снабдить материалами для выпуска продукции, а также должен ее сбыть согласно поступающим заявкам.

Менеджер по маркетингу руководит коммерческо-сбытовой деятельностью предприятия. Для того, чтобы организовать сбыт продукции, менеджеру необходимо знать вкусы и предпочтения потребителей. Статистический анализ — основной инструмент в работе менеджера по маркетингу. Основываясь на полученных данных, он разрабатывает ценовую политику, формирует линейку ассортимента. Увеличение прибыли напрямую зависит от притока новых покупателей. Поэтому в обязанности менеджера по маркетингу входит и определение рекламной политики компании.

Экономист — специалист в области экономики.

Бухгалтер — это специалист, работающий по системе учёта в соответствии с действующим законодательством. Его задачи: вовремя и правильно заплатить налоги, отчитаться перед государственными органами и собственниками компании, организовать работу с клиентами и партнёрами организации, следить за финансовым состоянием предприятия и так далее. В настоящее время профессия является важной, без неё не обходится ни одно предприятие.

Менеджер по работе с поставщиками. Обязанности : Поиск новых поставщиков альтернативных товаров; Проведение переговоров с потенциальными поставщиками; Сравнение цен на продукцию старых и новых поставщиков; Ведение подготовительной работы для заключения Договоров поставки (протоколы разногласий‚ проверка)‚ заключение Договоров; Составление отчетов. Анализ структуры и динамики продаж .

Начальник планового отдела разрабатывает планы по всем предприятиям(у меня полиграфическая сеть ).