21)Форматирование данных в Excel.

После ввода данных в ячейки листа для представления информации на экране и в распечатанном виде проводится форматирование. Основные ко­манды для этого (Ячейки…, Строка, Столбец, Лист, Автоформат…, Ус­ловное форматирование, Стиль) включены в пункт меню Формат (напом­ним общее правило: перед выполнением любой команды, направленной на объект, последний должен быть выделен).

Форматирование ячеек не меняет внутреннего представления данных, а только влияет на их внешний вид. Для форматирования ячейки (диапазона) надо выделить ячейку и подать команду Ячейки из пункта меню Формат. Окно диалога содержит шесть вкладок с набором команд для изменения внешнего вида ячеек листа.

Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Числовые форматы позволяют изменять внешний вид чисел, вклю­чая даты и время, не изменяя внутреннее представление чисел. Для измене­ния числовых форматов следует выделить диапазон ячеек и в окне диалога «Формат ячеек» перейти на вкладку Число и выбрать из списка Числовые форматы необходимый. Если приходится работать с числовыми данными нестандартных величин, например с международными символами валют, то можно создать пользовательский числовой формат. Для этого следует выде­лить «(все форматы)» в списке Числовые форматы, а затем в списке Тип изменить существующий формат или создать новый.

При создании заголовков столбцов в пользовательских таблицах, так на­зываемой «шапке» таблицы, часто используют прием, позволяющий отобра­зить текст, введенный в одну ячейку таблицы, сразу в нескольких соседних с ней ячейках. Этот прием заключается в использовании кнопки Объединить и поместить в центре, расположенной на панели инструментов Формати­рование. Другой способ для объединения – пункт меню Формат –команда Ячейки - вкладка Выравнивание - флажок Объединение ячеек (чтобы от­казаться от объединения ячеек, нужно сделать активной зону объединен­ных ячеек и, вызвав тот же пункт меню, снять этот флажок).

Вкладка Шрифт диалогового окна Формат ячеек содержит команды для изменения шрифта, начертания, размера и цвета данных в выделенных ячейках. Для выделения итоговой информации, названия документа и других данных на листе применяются линии различной толщины, рамки и экзотиче­ские фигуры. Команды этой группы объединены во вкладке Граница диало­гового окна Формат ячеек. Для добавления заливки к ячейкам в диалоговом окне Формат ячеек необходимо выбрать вкладку Вид, а в ней нужные цвета и фоновый узор. Цвет фоновой заливки ячеек можно изменить кнопкой Цвет заливки на панели инструментов Форматирование.

Для защиты таблиц и их элементов используется вкладка Защита. За­щита ячеек или скрытие формул действуют только после защиты листа. Для защиты листа следует выбрать команду Защита в пункте меню Сервис, за­тем выполняется команда Защитить лист (при этом можно установить па­роль).

Ширина столбцов может быть различной (в одном столбце ширина всех ячеек одинакова). В Excel при нехватке места для отображения числа ячейка листа расширяется. Изменение ширины столбца на точное значение осущест­вляется по команде Столбец - Ширина из пункта меню Формат (ввести но­вое значение для ширины столбца). Изменять ширину столбца можно с по­мощью мыши. Для этого указатель мыши необходимо поставить на правую границу заголовка столбца (примет вид двусторонней стрелки); перетащить указатель мыши влево или вправо до получения нужной ширины столбца; отпустить кнопку мыши. Для изменения ширины нескольких столбцов мы­шью следует выделить их, а затем установить ширину одного столбца, от­пустив кнопку мыши. Все выделенные столбцы примут одинаковую ширину.

Изменение высоты строки на точное значение осуществляется по ко­манде Строка - Высота из пункта меню Формат (ввести новое значение для высоты строки). Изменять высоту строки можно с помощью мыши. Для этого указатель мыши необходимо расположить на нижней границе заго­ловка строки (примет вид двусторонней стрелки); перетащить указатель мыши вверх или вниз, изменяя высоту строки; получив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши.

В меню Формат имеется команда Автоформат, которая при формати­ровании одновременно накладывает несколько атрибутов формата. По умол­чанию эта команда автоматически устанавливает следующие флажки: Вы­равнивание, Формат чисел, Рамка, Шифр, Узоры, Ширину и Высоту. В диалоговом окне Автоформат с помощью кнопки Параметры можно снять ненужные параметры.

Смысл условного форматирования заключается в автоматически изме­няющемся формате ячейки (диапазона ячеек) в зависимости от их содержа­ния (например при уменьшении или увеличении значения числа в ячейке, по­следнее автоматически выводится измененным шрифтом и фоном). Услов­ное форматирование выполняется по команде Условное форматирование из пункта меню Формат. До подачи команды надо выделить диапазон, в кото­ром предусмотрено условное форматирование. В диалоговом окне устанав­ливаются соответствующие параметры.

Стиль форматирования - это набор атрибутов форматов, которые можно создавать и сохранять вместе с книгой как единое целое и применять по мере необходимости. Созданный стиль доступен на любом листе книги. Стиль форматирования оправдано создавать, когда необходимо постоянно накла­дывать одни и те же атрибуты формата на ячейки листа. Пользовательский стиль создается по команде Стиль из пункта меню Формат. В раскрываю­щемся списке Имя стиля содержится перечень имеющихся стилей.

В Excel можно предварительно сформировать модель электронной таб­лицы, т.е. шаблон (трафарет или форму документов), содержащий эле­менты оформления таблицы, формулы и другие объекты, предназначенная для создания аналогичных листов в будущем (ввода данных в готовый бланк). Шаблон можно создавать как для книг, так и для отдельных листов (шаблон для книги по умолчанию имеет название Book.xlt, а для листов - Sheet.xlt). Шаблоны, входящие в Excel, позволяют автоматизировать получе­ние однотипных документов при каждом их создании. В состав Excel входят «свои» шаблоны, и можно спроектировать пользовательские шаблоны. Дос­туп к шаблонам осуществляется по команде Создать из пункта меню Файл - На моем компьютере - вкладка Решение. Если подходящего шаблона на вкладке нет, то его можно установить. Для этого необходимо:

• создать книгу, содержащую один лист, и поместить на нем элементы форма­тирования для всех листов этого типа;

• подать команду Сохранить как из пункта меню Файл;

• в поле Тип файла из раскрывающегося списка выбрать пункт Шаблон;

• в поле папка указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон;

• в поле Имя шаблона ввести имя шаблона и щелкнуть на кнопку Сохра­нить.

Для создания листа в следующий раз по сохраненному шаблону следует подать команду Создать из пункта меню Файл - найти шаблон и дважды щелкнуть по его пиктограмме.