20) Ввод данных в Excel (типы входных данных и редактирование данных).

В отличие от ввода текста в документ Word, информация в активную ячейку таблицы Excel вводится в 2 этапа: I этап - набор информации на кла­виатуре (при этом вводимая информация отображается и в самой ячейке, и в строке формул, но на данном этапе информации в ячейке ещё нет); II этап - ввод информации в ячейку (завершение ввода). До тех пор, пока не выпол­нен II этап, Excel находится в режиме ввода и большинство команд при этом недоступны.

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следую­щих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

• Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер (могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы).

• Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных симво­лов, поскольку с ними производятся математические операции (единст­венными исключениями являются десятичная точка - запятая и знак числа, стоящий перед ним, например: -123,44).

• Формулы - могут включать ряд арифметических, логических и прочих дей­ствий, производимых с данными из других ячеек.

• Функции - представляют собой программу с уникальным именем. Функ­цию (как и число) можно считать частным случаем формулы (различают статистические, логические, финансовые и другие функции).

• Даты - имеют внутренний (например, может выражаться количеством дней от начала 1900 года) и внешний формат (используется для ввода и отображения дат).

Форматирование символьных данных можно производить: по левому краю ячейки (по умолчанию), по правому краю, по центру ячейки. Числа (по умолчанию) располагаются в ячейке, выравниваясь по правому краю. Кроме того имеется основной формат числа (используется также по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вво­дятся или вычисляются), формат с фиксированным количеством десятичных знаков (обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точно­стью), процентный формат (обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком %), денежный формат (обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой), научный формат (используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел).

Основные приемы редактирования - это очистка и удаление ячеек, выде­ление ячеек и диапазонов ячеек, копирование данных из одной ячейки в дру­гую, перемещение данных из одной ячейки в другую способом перетаскива­ния, добавление к листу новых строк и столбцов, использование новой па­нели инструментов Буфер обмена, отмена и повторение команд и др.

Выделить ячейку можно мышью или клавиатурой. Выделенная ячейка становится активной. Подаваемая команда после выделения ячейки (диапа­зона) распространяется на выделение. Для выделения диапазона смежных ячеек следует указателем мыши выделить первую ячейку (верхний правый угол диапазона) и, не отпуская мышь, перетащить указатель по остальным ячейкам диапазона и отпустить кнопку мыши. Для выделения несмежных диапазонов нужно нажать клавишу CTRL и, удерживая ее нажатой, выделить требуемые ячейки. При нажатой клавише SHIFT клавишами перемещения можно выделить диапазон ячеек. Для выделения столбца одним щелчком мыши щелкните по букве (идентификаторе) столбца, а для строки - по ее номеру (на левом конце строки).

При удалении содержимое ячейки удаляется (необходимо выделить ячейку и нажать клавишу DELETE), но сохраняется форматирование ячеек (это значит, что новые значения будут вводиться в том же формате). По­сле удаления ячейки соседние ячейки сдвигаются для заполнения освобо­дившегося места. Для удаления из листа диапазона ячеек, строк или столбцов применяется команда Удалить из пункта меню Правка. По этой команде от­крывается окно диалога Удаление ячеек, в котором следует установить со­ответствующие переключатели для перемещения ячеек после удаления.

При очистке ячейки удаляются ее содержание (данные и формулы), форматы и примечания, но пустая ячейка остается на месте. Командой Очи­стить из пункта меню Правка можно стереть содержимое, или форматы, или примечание, или все. Очистить содержимое ячейки можно используя контек­стное меню.

Замеченные неверные действия можно отменить командой Отменить из пункта меню Правка (или кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная). Последнюю команду можно повторить в другом месте листа командой Повторить из пункта меню Правка (то же самое можно выпол­нить кнопкой Повторить на панели инструментов Стандартная).

Перемещение данных из одного места листа на другое выполняется ко­мандами Копировать или Вырезать и Вставить из пункта меню Правка. При выполнении операции копирования или вырезки фрагменты данных по­мещаются в буфер обмена (область оперативной памяти, предоставляемая в распоряжение пользователя, при помощи которой он может перенести данные из одной части таблицы в другую, из одного окна в другое или из од­ного приложения Windows в другое). Буфер используется для временного хранения копируемых или перемещаемых данных, после которого они на­правляются по новому адресу. Как только в буфер обмена поступит более одного объекта, автоматически на экран выводится панель инструментов «Буфер обмена» со значками скопированных фрагментов ячеек. Для вставки из буфера обмена объектов в рабочий лист следует выделить ячейку, в кото­рую необходимо его поместить, и щелкнуть по значку Вставить.

В первоначально спроектированную таблицу можно вносить изме­нения: добавлять новые столбцы и строки. Для добавления столбца нужно выделить столбец и подать команду Столбцы из пункта меню Вставка (но­вый столбец вставится справа) Добавление новых строк к листу произво­дится так: выделяется строка, над которой требуется вставить новую пустую строку, и выполняется команда Строки из пункта меню Вставка.

Для ввода повторяющихся или последовательно возрастающих данных используется автозаполнение. Оно включается маркером заполнения, пред­ставляющим собой маленький черный квадрат в правом нижнем углу актив­ной ячейки или выделенного диапазона. Для ввода (создания) последова­тельности значений с помощью мыши необходимо: выделить ячейки с дан­ными для заполнения; установить указатель мыши на маркер заполнения (он примет вид знака «плюс»), перетащить его по заполняемым ячейкам и отпус­тить кнопку мыши. Старое содержимое ячеек будет заменено новым рядом значений. Автозаполнение по команде Заполнить из пункта меню Правка осуществляется следующим образом: открывается меню с перечнем команд Вверх, Вниз, Вправо, Влево. Для создания ряда, сформированного по пра­вилам арифметической или геометрической прогрессии, предназначены ко­манды Заполнить - Прогрессия из пункта меню Правка (задаются пара­метры Шаг и Предельное значение). Автозаполнение включается и выклю­чается по команде Параметры - вкладка Правка - установить флажок Авто­завершение значений ячеек из пункта меню Сервис.