1.2. Информационная система стратегического управления
Как уже отмечалось управленческая деятельность - это деятельность, ориентированная на использование информации (сбор, обработку, хранение, передачу), то есть связанная с большим количеством рутинной работы, которая иногда мешает творческому ведению дела. Количество информации та сложность проблем, связанных с координацией деятельности, растет с увеличением размеров организации. Плановая и контрольно-учетная деятельность, как играют выдающуюся роль в облегчении руководства, нуждаются в своевременной конкретной и точной информации, расходы на получение которой эффективны относительно полученных результатов.
Опыт предприятий, которые умеют хорошо организовывать информационное обслуживание рабочих аппарата управления, показывает, что много проблем можно решить, если БСД формировать одновременно с разработкой и использованием информационно управленческих систем (ИУС) разного типа.
ИУС дает возможность:
• накапливать информацию о прошлом и современном;
• составлять прогнозы развития событий;
• доставать представление о реальных делах на предприятии в конкретный отрезок времени;
• отследить события во внешней среде.
Ввиду особенностей стратегической информации, прогнозный характер данных обусловливает необходимость их постоянного получения и анализа для принятия решений стратегического характера. Большинство отечественных и зарубежных авторов признают необходимость постоянного контроля некоторой совокупности параметров среды, однако однозначного ответа на эту проблему не существует.
Практика деятельности успешных предприятий свидетельствует о наличии разных информационных систем, которые используются в стратегическом управлении.
Таблица 1.3
Информационные системы в стратегическом управлении
Качественно новый этап в развитии средств информационно-аналитического обеспечения стратегического управления связан с возникновением множества технических и программных решений, которые реализуют концепцию распределенной обработки данных в пределах управленческих структур и всей организации. Повышение эффективности труда менеджера в этом случае носит системный характер. Системность имеет в виду не только ускорение множества трудовых операций современного руководителя, а интеграцию всех процессов управления в комплексную многоуровневую информационно-аналитическую систему. Информационные системы в стратегическом управлении имеют двухуровневую, иерархическую структуру и состоят из подсистемы стратегической и прогнозной информации и системы тактической и оперативной информации.
Следует различать понятие централизованного и децентрализованного подходов к координации деятельности подсистем обоих уровней: И уровень - подсистема стратегической и прогнозной информации, которая использует текстовую и количественную информацию, поступает из всех доступных предприятию источников, в том числе от консультантов, экспертов и фирм, которые профессионально занимаются сбором, обработкой и продажей специализированной информации.
Уровень - подсистема тактической и оперативной информации, которая использует данные анализа хозяйственной деятельности предприятия, а также информацию, полученную во время контактов сотрудников с коллегами на конференциях, ярмарках, выставках.
В процессе гармонизации деятельности этих двух уровней возникают достаточно большие проблемы, связанные с возможностями получения «непрофильной», лишней и даже вредной информации разными пользователями. На отечественных предприятиях доминирует II уровень, который проявляется в неразвитости стратегического управления вообще. Узко профессиональные интересы отдельных групп работников мешают формированию целостных БСД. Но, если первый уровень будет преобладать второй, информация может быть неприемлемой для повседневного руководства и решения текущих проблем.
С целью координации деятельности подсистем обоих уровней различают централизованный и децентрализован подход.
Централизованная система предусматривает соответствие высших уровней ОСУ И уровню ИУС, данные из II уровня передаются в централизованные органы для принятия решений. Преимущество централизованных ИУС: координация усилий та экономия на масштабах; возможность анализировать и сравнивать стратегическую и текущую информацию. Недостатки такого подхода предопределены тем, что многопрофильность информационных потребностей полепродуктовых фирм и связаны с этим расходы могут преобладать эффект масштаба. Централизованная ИУС создает также условия, за которые информация превращается в рычаг административного влияния, а децентрализованные управленческо-производственные звенья для увеличения своей собственной свободы начинают скрывать невыгодную для них информацию.
Децентрализованная система, сориентированная на сбор, обработку и использование стратегической информации децентрализованными подразделениями (например, СХЦ или дивизионом), то есть на создание собственной системы, где представлено оба уровни. Преимущества такой системы: соответствие стратегических информационных потребностей информации, которая используется в ней; информационные потоки и управления ими упрощенно. Недостатки децентрализованной системы: увеличение расходов в поддержку функционирования такой системы за счет дублирования работ; необходимость выполнения работы в полном объеме (сбор, обработка, распространение, хранение) и содержания персонала необходимой квалификации и технических средств. Децентрализованная система создает условия для повышения конкуренции между подразделениями, возникновения «коммерческих тайн» в середине большой системы, блокировка обмена информацией.
Можно сделать общий вывод о том, что не существует идеальных ИУС и каждое предприятие должен самостоятельно принимать решение относительно ее формы.
Следует обратить внимание, что организация подобных систем раньше не получала приоритетного развития главным образом из-за отсутствия комплексных технологических решений, способных организовать мобильную передачу и обработку информации. До недавнего времени организация целостных систем проводилась на объектах, где специфика работы и необходимость автоматизированных систем обработки информации компенсировали расходы на их реализацию. Как примеры таких объектов выступают много банков Украины. Распространенные программно технические комплексы можно отнести до «операционного дня банку», организации электронных платежей и так далее.
Динамика развития и конъюнктура рынка информационных технологий обусловили усиленное развитие современных технологий автоматизации и в других сферах бизнеса и производства.
Но, концепции автоматизации управления, которые получили в последнее время, особенно широкое приложение, развиваются в значительной мере самостоятельно.
На начальном этапе автоматизация оказывается в структурных изменениях существующих ИУС или в образовании совокупности разъединенных полуавтоматизированных рабочих мест. На этапе становления новых организаций такой подход во многих случаях себя оправдывает. Небольшие организации малого бизнеса, которые не создают руководителю особых проблем в плане наблюдения по разнообразной информации и совокупности внешних и внутренних факторов среды организации останавливаются на какой-то степени автоматизации отдельных процессов бизнеса.
Несколько другая ситуация складывается с организациями, которые благодаря своему размеру или виду деятельности требуют от руководителя учета множества факторов внешней и внутреннего среды организации. Особенно актуальным такой вопрос становится для руководителей больших промышленных предприятий, которые недавно изменили форму собственности и остались один на один с долгами, старым оборудованием и неудовлетворенным персоналом. Автоматизация отдельных процессов бизнеса в таких организациях во многих случаях себя не оправдывает.
Естественным эволюционным шагом на пути развития автоматизации производств выступает образование корпоративных информационных систем. Корпоративная информационная система (КОС) являет собой не простое соединение прикладных программ, которые выполняют все необходимые организации функции. Как правило, идеальным вариантом представляется наличие целостного программно-аппаратного комплекса, что позволяет удовлетворить как текущие, так и будущие потребности предприятия в обработке данных, - реализуя концепцию стратегически ориентированной информационной системы. Основные черты такого целостного комплекса следующие:
1. Предусматривается применение согласованного набора промышленных информационных технологий для управления информационными ресурсами предприятия.
2. Информационная согласованность всех процессов бизнеса, для которых создается информационная система.
3. Соответствие функциональности рабочих мест сотрудников их должностным обязанностям.
4. Единственный регламент эксплуатации и обслуживания всех компонентов системы.
Реализация концепции единственной КОС предприятий находит освещение в появлении специализированных фирм, которые занимаются непосредственно организацией таких систем и разработкой программного обеспечения к ним. Наибольшее распространение получили системы управления.
Использование большинства существующих информационно-аналитических комплексов в стратегическом управлении нецелесообразно поскольку в большей степени они сориентированы на автоматизацию текущей деятельности.
Идеальная информационно-аналитическая система должна обеспечивать способность производственной системы приспособиться в реальном масштабе времени к изменениям с целью производства, планах, конструкции изделий, использовании рабочих мест, технологических маршрутах. Реализация такой гибкости производственного комплекса зависит от способности информационной системы поддерживать адекватную информацию на предприятии в таком виде, как она существует, для того, чтобы помогать генерировать сценарии в планировании продукта, моделировании альтернатив, реализации избранной стратегии и представлять моментальные «снимки» работы предприятия и его эффективности.
Характер экономики Украины определяет некоторые особенности существующих концепций информационно-аналитического обеспечения, главными среди которых можно считать следующие.
1. Предлагаемые проекты оказываются ориентированные в большей степени именно на автоматизацию классических процессов бизнеса, и в меньшей степени, на конкретные технологии управления. Собственно, реализация информационных подсистем для целей конкретных технологий управления возможна только в рамках конкретного проекта на этапе консалтинга при участии специалистов фирмы - разработчика и управленцев заказчика.
2. Чаще всего оказывается, что информационные требования некоторых видов деятельности агрегируются в информационную подсистему (да, например, комплекс «Галактика» совмещает в контур бухгалтерского учета все операции, которые касаются учета, отчетности и начисления заработной платы). В реальной ситуации чаще всего информационные требования из одного вида деятельности менеджера распределены по нескольким информационным подсистемам. Например, проведение комплексной программы снижения стоимости продукта требует многофакторного анализа его себестоимости. Если продукт проходит многостадийную обработку, многократно изменяя в процессе производства физическое состояние и свойства (например, производство металлургического концентрата), получение менеджером информации о судьбе конкретного предмета труда в общей структуре себестоимости возможно только с использованием соответствующего информационного контура, ориентированного именно на формирование себестоимости продукта. Таким ситуациям не уделяется надлежащего внимания в имеющихся проектах информационно-аналитического обеспечения.
3. По своей функциональной части существующие проекты хорошо продуманы и должны вполне обеспечивать гибкое функционирование производственной системы, опираясь на параметры внутренней среды организации. Но производственная система должна руководствоваться входными влияниями, которые поступают из рынка в форме прямых требований на продукт, рыночных условий и обратных связей по производству с многообразием информационных перспектив. Другими словами системы, которые существуют, не в полной мере ориентированы на анализ полезной для руководителя, который поступает из внешней среды. Если рассматривать большое горное предприятие, которое имеет более-менее стабильный круг потребителей, информация из внешней среды не кажется особенно критической; а если рассматривать современное банковское учреждение, анализ внешней среды во многом определяет стратегию и тактику поведения организации.
4. Имеющиеся решения не допускают четкой организации центров обработки информации, которая подается для анализа всем уровням управленческой иерархии.
5. Имеющиеся решения не в полной мере обеспечивают обратную связь результатов выполнения стратегических решений.
Устранения этих недостатков требуют кардинальных изменений в действующих ИУС. На концептуальном уровне следует говорить об образовании системы стратегического мониторинга, которая предусматривает реализацию процедур системного анализа, как внутренней структуры, так и внешней среды с точки зрения долгосрочного влияния на деятельность организации.
Эта подсистема, как и остальные подсистемы стратегического управления; имеет межфункциональный характер и позволяет решать проблемы развития организации, опираясь на механизмы координации и взаимодействия.