Объект Отчёт.

Отчёт - это особая форма представления данных, предназначенная для их вывода на печать. Отчёт строится либо на основании таблиц, либо для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц с включением вычисляемых полей, условиями отбора.

Отчёт позволяет:

• представить данные в удобной для чтения и анализа форме;

• сгруппировать записи с вычислением итоговых значений;

• включить в отчет и напечатать графические объекты.

Информация, которая должна быть помещена в начале и в конце отчета один раз, помещается в «Заголовок / Примечание отчета». Информация, которая повторяется на каждом листе (шапка вверху таблицы, номер страницы, дата - внизу), помещается в верхний и нижний колонтитул соответственно. Включить данные области печати можно выбором соответствующих строк в пункте горизонтального меню «Вид».

Можно определить несколько полей, по которым будет производиться группировка данных исходной таблицы или запроса. Для каждого поля, по которому производится группировка данных, Access в качестве областей отчета формирует заголовок группы и примечание группы.

Чтобы создавать главные и подчиненные отчеты, необходимо на первом шаге создать стандартный отчет для подчиненного отчета и сохранить его с именем «Подчиненный». На втором шаге надо создать главный отчет и сохранить его под именем «Главный». На третьем шаге необходимо объединить оба отчета. Для этого в окне БД в режиме конструктора подчиненный отчет перетаскивается в область данных главного отчета.

Объект Макрос.

Макросы используют для автоматизации повторяющихся действий. Практически каждый управляющий элемент располагает множеством так называемых «реакций на события». События определяют, что должно произойти при выполнении нажатия кнопки, перехода в поле и выходе из него.

Рассмотрим несколько возможностей:

1. Построение макроса.

Если в окне Свойств активизировать одно из событий, Access выведет на экран список всех сохраненных в базе данных макросов. Проектировщику базы данных останется только выбрать один из элементов списка, чтобы связать свойство элемента управления с макросом.

Пусть нужен инструмент для быстрого доступа к наиболее часто используемым формам и отчетам. Открыть требуемые формы и отчеты можно при помощи кнопок. В этом случае говорят также о панели управления формами или отчетами. Прежде чем создать кнопки, создают макрос. В окне БД выбирают раздел «Макрос», затем команду «Создать». Access открывает пустое окно для создания макроса. Оно имеет вид таблицы. Первый столбец таблицы предназначен для макрокоманд. Второй столбец содержит комментарии. В окне БД необходимо выбрать требуемую форму и отбуксировать ее в окно создания макроса. В момент, когда левая кнопка мыши будет отпущена, в колонке «Макрокоманда» отобразится макрокоманда «ОткрытьФорму». В нижней части окна отобразится имя открываемой формы и режим «Форма» или «Конструктор». Сохраняется макрос с произвольным именем.

Следующим шагом на форме размещается кнопка (создать новую форму в режиме конструктора). Для этого необходимо отбуксировать новый макрос из окна БД в окно конструктора формы. В тот момент, когда левая кнопка мыши будет отпущена, Access создаст кнопку с именем макроса (кнопку можно переименовать). Новую форму можно сохранить с именем «Панель кнопок». В окне свойств форм (в режиме «Конструктор») можно менять масштаб объекта (по умолчанию – «Фрагмент», можно поменять на «По размеру рамки»).