Объект Форма.

ФОРМА – это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы. Создается для конкретной таблицы или для нескольких таблиц.

Форма позволяет:

• активнее влиять на внешний вид данных, нежели таблица, представляя больше возможностей по использованию различных шрифтов, цвета и графики

• менять местами поля и включать поля из нескольких таблиц

Создается форма во вкладке «ФОРМА» нажатием кнопки «СОЗДАТЬ». В диалоговом окне «НОВАЯ ФОРМА» в раскрывающемся списке выберите в качестве источника данных конкретную таблицу или запрос; далее выберите режим создания формы: «Конструктор» – самостоятельное создание новой формы или «Мастер форм» – автоматическое создание формы на основе выбранных полей выбранных таблиц.

При создании формы в режиме конструктора проследите, чтобы в пункте горизонтального меню «Вид» были активизированы кнопки: «Список полей», «Заголовок / Примечание формы», «Панели элементов». В «Панели инструментов» надо включить пункты «Конструктор форм», «Панель элементов», «Форма».

При создании формы с помощью мастера форм на первом шаге нужно выбрать из соответствующих таблиц нужные поля. Во втором окне необходимо выбрать тип представления данных и включить при необходимости один из переключателей «Подчиненные формы» или «Связные формы». Если в схеме данных присутствуют связи «один-ко-многим», то целесообразнее выбрать метод построения формы «Подчиненные формы». На третьем шаге выбирается стиль представления данных. На четвертом шаге задается имя формы. Далее можно приступить к заполнению таблиц данными с помощью формы, либо к изменению макета формы с помощью конструктора.

При открытии подчиненной формы открывается сперва «Форма1», на ней должна располагаться кнопка для открытия «Формы2».

Объект Запрос.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. С помощью запроса можно сортировать данные, сводить вместе данные из нескольких таблиц. При выполнении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат выполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Access размещает результаты действия запроса в динамическую таблицу, в которой можно вносить данные и редактировать их, после чего Access автоматически обновит данные в связанных таблицах.

Основные типы запросов:

1. Запрос с сортировкой. В таблице данные всегда отсортированы по первичному ключу, чтобы изменить порядок сортировки, необходимо указать поле, по которому необходимо отсортировать записи и установить флажок «Сортировка» по возрастанию или по убыванию;

2. Запрос с критерием поиска. В строке «Условие отбора» задается условие, например: «<10»;

3. Запрос с параметром. В строке «Условие отбора» задается [Текст], где «Текст» - это комментарий к вводимой информации, или в пункте меню «Запрос \ Параметры» – имя и тип поля, например: в строке «Условие отбора» [Площадь] или в меню «Запрос \ Параметры» – «Plo» и «Целое»;

4. Вычисляемое поле в запросах. В строке «Поле» необходимо указать новое имя, двоеточие и далее арифметическое выражение, например: в строке «Поле» задать: Сумма:[Цена]*[На_складе];

5. Итоговый запрос. В пункте меню «Вид» включается флажок «Групповые операции». Тогда в бланке запроса появится дополнительная строка «Групповая операция». Из предъявленных вариантов (Группировка, Sum - сумма, Count – подсчет числа записей, Avg – среднеарифметическое значение, Var - переменная, Last - последний, Выражение, Условие и т.д.) необходимо выбрать один из вариантов.

6. Запрос к связным таблицам. При создании запроса отображается схема данных. Необходимо указать на соединительную линию и выбрать команду «Вид \ Параметры объединения». В результате откроется диалоговое окно, в котором предлагаются три опции для параметров связи. Нужно выбрать одну из опций и нажать ОК.

7. Перекрестный запрос. Создается сначала итоговый запрос, затем он превращается в перекрестную таблицу, выбором пункта меню «Запрос \ Перекрестный». В появившейся строке «Перекрестная таблица» для одного столбца выбирается «Заголовок строк», для другого – «Заголовок столбцов», для третьего – «Значение». Результатом будет двумерная таблица.