6. Использование суБд access на примере ведения карточки студента

Необходимо сформировать данные для ведения БД «Деканат» и получения «Отчета по итогам сессии».

Этапы реализации:

1. Сформировать структуры следующих четырех таблиц-справочников с соответствующими полями:

Таблица 6.1

Имя таблицы	Поля
Группы	КодГруппы
	НомерГруппы
Специальности	КодСпециальности
	НазваниеСпециальности
Языки	КодЯзыка
	НазваниеЯзыка
Формы_обучения	КодФормыОбучения
	НазваниеФормыФбучения
Предметы	КодПредмета
	НазваниеПредмета

2. Сформировать структуру таблицы «Студенты» со следующими полями:

• Код_студента

• Фамилия

• Имя

• Отчество

• Адрес

• Общежитие – логическое поле

• Группа – выборка

• Специальность – выборка

• Форма_обучения – выборка

• Язык – выборка.

Для последних четырех полей задать выборку, т.е. для этого типа данных выбрать «Мастер подстановок» и осуществить следующее:

• подтвердить выбираемый по умолчанию способ подстановки значений в столбец (столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса)

• выбрать таблицу или запрос со значениями, которые будет содержать столбец подстановки (см. рис.6.1)

• выбрать поля со значениями, которые будет содержать столбец подстановки

• скрыть ключевой столбец (по умолчанию), тогда для выборки будут предъявлены следующие значения, приведенные на рис. 6.2.

Альтернативным вариантом «Мастера подстановок…» является построение соответствующего запроса через «Свойствах поля», вкладку «Подстановки», строку «Источник строк» .

При использовании присоединенных столбцов имя поля автоматически меняется на имя ключевого поля присоединенной таблицы. Если нужно, чтобы при заполнении данными надпись у поля оставалась прежней, можно воспользоваться свойством поля «Подпись».

Рис. 6.1. Выбор источника столбца-подстановки

Рис. 6.2. Вид столбца-подстановки

3. Сформировать структуру таблицы «УспеваемостьСтудентов» с полями:

• Код_студента – выборка

• Код_предмета – выборка

• Балл

Для полей типа выборка осуществить построения, подобные п. 2. Первичный ключ в таблице сложный, состоящий из полей: «Код_студента» и «Код_предмета».

4. Установить связи между таблицами. Схема данных приведена на рис. 6.3.

5. Создать формы для ведения таблиц «Студенты» и “Успеваемость студентов”. Общий вид связанных форм представлен на рис. 6.4.

6. Создать перекрестный запрос «Успеваемость_студентов». На основе таблиц «УспеваемостьСтудентов», «Студенты» и «Предметы» на первом шаге создается итоговый запрос (для поля «Балл» установите в строке «Групповая операция» значение Avg). На втором шаге надо превратить его в перекрестную таблицу, выбрав пункт меню «Запрос \ Перекрестный» (в появившейся строке «Перекрестная таблица» для поля «КодСтудента» надо выбрать «Заголовок строк», для поля Предмет – «Заголовок столбцов», для поля Балл – «Значение»). Бланк запроса приведен на рис. 6.5. Результатом выполнения запроса будет двумерная таблица.

Рис. 6.3. Схема данных БД «Деканат»

Рис. 6.4. Связанные формы для заполнения данных

Рис. 6.5. Бланк перекрестного запроса

7. На основе запроса «Успеваемость_студентов», таблиц «Студенты» и «Группы» построить с помощью мастера отчетов отчет «Итоги летней сессии 2002/2003 уч. Года» по группам в виде таблицы, где по горизонтали расположены предметы, а по вертикали – фамилии. Страница отчета должна иметь альбомный вид. В режиме конструктора внести необходимые корректировки. Общий вид отчета представлен на рис. 6.6.

Рис. 6.6. Общий вид отчета

8. Создать форму ведения ДБ «Деканат» в следующей последовательности:

• Создать макрос для открытия формы «Студенты» и сохранить его с именем «Студенты».

• Создать макрос для открытия таблиц «Язык», «Группа», «Предметы», «Форма_обучения», «Специальность» и сохранить его с именем «Справочники».

• Создать макрос для открытия запроса «Перекрестный» и сохранить его с именем «Успеваемость».

• Создать новую форму и поместить на нее созданные макросы, в результате на форме образуются кнопки с именами макросов. Форму сохранить с именем «Панель кнопок» или «Панель управления».

• Создать макрос «Выход» выбором в качестве Макрокоманды команды «Выход». Добавить кнопку этого макроса в форму «Панель кнопок». Раскрыть свойства кнопки (выбор из ее контекстного меню команды «Свойства») и изменить рисунок (например, на образец с дверью «Выход»). Для лучшего оформления стартующей формы поместить на форму рисунок и увеличить форму в размерах (рис. 6.7).

• Реализовать автоматический запуск формы «Панель кнопок». Это можно сделать двумя способами:

1. с сохранением окна базы данных, панели инструментов и стандартного меню. В этом случае необходимо создать макрос для открытия формы «Панель кнопок» и сохранить его с именем “AutoExec”.

2. без сохранения окна базы данных, панели инструментов и стандартного меню. В этом случае необходимо прописать открытие формы в окне «Сервис / Параметры запуска», отключив в нем все флажки.

Рис. 6.7. Форма «Панель кнопок»

9. Дополнить БД «Деканат» новой таблицей «Преподаватели» с использованием макроса для ввода даты:

• Создать таблицу «Преподаватели» с полями «ФИО», «Предмет» (заполняется из списка), «Дата_ввода».

• Создать макрос «Дата_ввода». В качестве «Макрокоманды» выбрать команду «ЗадатьЗначение», в качестве аргумента «Элемент» – имя поля в квадратных скобках, т.е. [Дата_ввода], в качестве аргумента “Выражение» – встроенную функцию Date ().

• Создать форму для заполнения данными таблицы «Преподаватели» и поместить в нее кнопку «Дата ввода». В свойствах формы (доступ к ним осуществляется через контекстное меню объекта форма), в строке «До обновления» выбрать из списка поле «Дата_ввода».

• В созданную форму ввести несколько записей. Значения поля «Дата_ввода» вводится нажатием кнопки «Дата_ввода» (рис. 6.8).

Рис. 6.8. Форма для заполнения даты ввода