3. Общие сведения о ms access

В настоящее время под управлением Windows очень широко используется СУБД Microsoft Access, которая интегрирована в популярный программный продукт Microsoft Office. СУБД Access предоставляет широкие возможности для работы с базами данных как для начинающих пользователей, так и для профессионалов, создающих реальные БД для организаций.

MS Access служит для:

1. Проектирования двумерных таблиц с разными типами данных.

2. Установления связей между таблицами с поддержкой целостности данных.

3. Ввода, хранения, просмотра, сортировки, модификации и выборки данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц.

4. Создания, модификации и использования форм, запросов и отчетов.

5.Соединения данных из различных таблиц, отбора данных с применением аппарата логической алгебры(запросы).

6. Составления печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД (диаграммы, почтовые наклейки).

Одна из особенностей такой, как Access, системы управления базами данных состоит в том, что перед вводом собственных данных необходимо создать, по меньшей мере, одну базу данных и спроектировать хотя бы одну таблицу.

MS Access для БД создает файл с расширением .mdb.

1. Запуск ms Access

MS Access является стандартным приложением Windows и запускается стандартным образом из главного меню системы. В окне MS Access можно создавать новые базы данных и открывать имеющиеся. В отличие от других приложений, сохранение создаваемого файла происходит при создании новой БД с помощью соответствующего окна.

Создание БД. После выбора команды «Файл/Создать» на экране появляется окно, в котором надо указать полное имя создаваемого файла базы данных.

Открытие БД. После выбора команды «Файл/Открыть», на экране появляется окно, в котором необходимо указать полное имя существующего файла базы данных. При этом в окне приложения раскрывается окно базы данных, которое обеспечивает вам доступ к уже созданным объектам БД и возможность создавать новые объекты.

В окне базы данных находится перечень существующих объектов БД - таблиц, запросов и т. д. С любым объектом можно работать либо в оперативном режиме, либо в режиме конструктора.

Режим конструктора используется для создания или изменения макета объекта.

Оперативный режим - работа ведется непосредственно с информацией, т. е. просматривается, вводится или удаляется информация в таблице, просматривается информация в запросе и просматривается общий вид формы, отчета.

2. Порядок работы при создании объектов Объект Таблица.

В окне БД выберите вкладку «Таблица» и нажмите кнопку «Создать». При этом появляется диалоговое окно, в котором для создания макета таблицы выберем пункт меню «Конструктор».

При этом появляется окно таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. В столбце «Имя поля» задается произвольное имя поля, а в следующем столбце указывается «Тип данных» для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Чаще всего используются следующие типы данных:

• Текстовый (любой текст, включая цифры, знаки препинания и т.д.);

• Числовой (только числа целого или вещественного типа);

• Дата/время;

• Логический (Да, Нет);

• Счетчик;

• Денежный;

• Мастер подстановок – для выбора информации из раскрывающегося списка при заполнении таблицы данными.

В свойствах поля можно задать маску ввода, подпись поля, значение по умолчанию, условие на значение, выборку (либо выбором типа данных – «Мастер подстановок», либо «Свойства поля», вкладка «Подстановки», строка «Источник строк» – указать нужную таблицу, строка «Присоединенный столбец» – номер столбца таблицы или запроса, строка «Число столбцов» – в зависимости от количества столбцов таблицы или запроса).

Затем указывается ключевое поле или подтверждается при сохранении автоматическое назначение индекса.

Завершив создание макета таблицы, надо выбрать команду «Файл/Сохранить» и присвоить имя новой таблице.

После создания всех запланированных таблиц БД необходимо установить связи между таблицами. Эта операция осуществляется командой «Вид \ Схема данных». Добавьте последовательно в окно все необходимые таблицы и установите необходимые связи по одноименным полям, отбуксировав поле из одной таблицы на одноименное поле из другой. В появившемся окне установите флажок «Соблюдать целостность таблиц» и далее «каскадное удаление записей» и «каскадное обновление записей».

При создании связей типа «один-ко-многим» система сама позаботиться о распределении подчиненности таблиц при построении форм и отчетов с помощью мастеров форм и отчетов.

Создание производных объектов - запросов, форм и отчетов ведется по той же схеме, но необходимо указать имя (имена) таблицы (запроса), на базе которой создается этот объект. Объекты «Форма» и «Отчет» целесообразнее строить с использованием мастеров.

Закончив создание макетов таблиц и установив необходимые связи между таблицами, следует приступить к непосредственному заполнению их информацией или к созданию форм, которые как раз и предназначены для этих целей.