Факсограмма

Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи.

В отличие от телеграммы, телекса эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы. Исходящий факс оформляют в 1 экземпляре с соблюдением всех требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подшивается в дело. Входящий факс содержит дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи – указание, код отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Не рекомендуется отправлять по факсу документы объемом более 5 листов формата А4. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы ограниченного распространения.

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.

Телефонограмма

Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).

Отправка телефонограмм

Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:

• Наименование организации–отправителя;

• Наименование вида документа;

• Дата;

• Регистрационный номер;

• Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.

• Текст;

• Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);

Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.

При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:

1. Передается срочная и краткая информация;

2. На передаются логически сложные тексты;

3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;

4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.

Прием телефонограмм

Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:

1. Организация-автор;

2. Дата телефонограммы;

3. Регистрационный номер;

4. Текст;

5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);

Тот, кто принял телефонограмму, записывает должность, фамилию, № телефона передавшего и одновременно записывает свою должность, фамилию и № телефона. Правильность приема проверяется повторным чтением. Принявший телефонограмму проверяет, все ли правильно. Он несет ответственность за правильность записи сообщения и направления на исполнение. Указываются часы и минуты принятия телефонограммы.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Журнал приема телефонограмм содержит графы:

№ п/п	Автор	Дата	Рег.№	Адресат	Текст	Подпись	Передал-принял	Время передачи	Подпись адресата об ознакомлении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11