Тема 1.5. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация
Лекционные вопросы:
Понятие о документах и их роль. Классификация документов. Требования, предъявляемые к документам. Реквизиты документов. Учетные регистры, их сущность и значение. Виды бухгалтерских регистров.. Документооборот и его сущность. Способы исправления ошибок. Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете. Виды инвентаризаций, порядок проведения и отражения в учете. Формы бухгалтерского учета.
Важнейшей составной частью метода бухгалтерского учета является документация, которая представляет собой первичную письменную регистрацию хозяйственных операций. Практически документация означает составление первичного бухгалтерского документа – технического носителя информации о данной операции. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее совершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной.
Фиксирование хозяйственных операций в первичных документах - первый этап учетных работ. Следовательно, документация - это способ сплошного и непрерывного наблюдения за производственно-хозяйственной деятельностью отдельной организации и отражения их в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу.
Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлено тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий; оформление приема (передачи) материальных и денежных средств; расчетов с поставщиками и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу. Таким образом, придание информации юридической силы является объективно необходимой закономерностью метода ведения бухгалтерского учета.
Документы бухгалтерского учета на долгое время сохраняют подлинную характеристику каждой хозяйственной операции, что позволяет проверить правильность, закономерность и целесообразность ее проведения за любой прошедший период. Поэтому документы имеют большое значение в осуществлении контроля и проведении ревизии производственно-хозяйственной деятельности организации. Особое значение имеют документы в деле сохранности имущества.
В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5):
первичные документы; учетные регистры; отчетные документы.
-
С
остав
бухгалтерских документов
-
первичные документы
учетные
регистры;
Отчетные
документы.
Рис. 5. Состав документов бухгалтерского учета
Первичные бухгалтерские документы
Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Каждый документ должен давать все сведения, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции. Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают бухгалтерским документам юридическую силу. В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа (формы), код формы;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• дату составления;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйст-
венной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)
По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и др. по усмотрению организации.
Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.
На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.
Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники ( принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (п. 7 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.
В банковских и кассовых документах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркиваются аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».
Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления.
Документирование активов, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ — в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском, языке. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочеркиванию.
Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или на то уполномоченными ими лицами. Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (п.3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ.