Классификация документов

С целью правильного использования в учетном процессе документы группируют по следующим основным признакам:

По содержанию хозяйственных операций, отражаемых в документах, различают документы по учету: основных средств; производственных запасов; труда; выработки и заработной платы; выпуска продукции; денежных средств и расчетов.

Кроме того, документы классифицируются по назначению, по порядку формирования; по способу использования информации; по месту составления; по структуре.

По назначению документы подразделяют на: распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

Распорядительными называют документы, в которых содержится письменное распоряжение (приказ) ответственных лиц на совершение (выполнение) той или иной хозяйственной операции. Например, приказ о принятии на работу или увольнении с работы; наряды, требования на получение ТМЦ и др. Адресат такого документа получает распоряжение на выполнение операции. Распорядительные документы имеют большое значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому они не служат основанием для отражения ее в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: счета-фактуры; чеки; акты приема-передачи; квитанции и др. Они удостоверяют выполнение распоряжений. Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах. Например, ведомости распределения накладных расходов; группировочные ведомости и др.

Документы могут объединять признаки всех трех групп документов. Такие документы называют комбинированными. Так, расходный ордер как распорядительный документ содержит приказ кассиру выдать деньги, после их выдачи и подписи получателя он становится оправдательным документом, на котором составляется бухгалтерская проводка, т.е. он используется как документ бухгалтерского оформления. Или, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции – подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Эти документы содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее выполнение. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно (находят широкое распространение), поскольку уменьшается их количество (поток), снижается вероятность ошибок и описок в них. Большинство кассовых и банковских документов являются комбинированными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; платежные требования и поручения; товарно-транспортные накладные; авансовые отчеты подотчетных лиц и многие др.

По порядку формирования документы подразделяются: на первичные и сводные.

Первичные документы (оправдательные и комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются впервые в момент совершения хозяйственных операций. К ним относятся: документы на поступление и отпуск материалов; начисление заработной платы: отгрузку продукции и др.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости; авансовые отчеты об израсходовании сумм, ранее полученных в подотчет).

По способу использования информации документы подразделяются на: разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций, совершенных одновременно. К ним можно отнести кассовые ордера, акты, накладные.

Накопительными называют документы, в которых в хронологическом порядке в течение определенного периода регистрируются (накапливаются) однородные и постоянно повторяющиеся операции (в течение дня, декады, месяца). К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов; наряды на сдельную работы и др. Накопительные документы облегчают учет и сокращают количество разовых документов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные, приходные и расходные кассовые ордера, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние документы поступают на предприятие от организаций (руководящих органов, поставщиков, покупателей) и лиц (приемо-сдаточные акты, платежные поручения, счета-фактуры, чеки) и используются на данном предприятии.

По структуре документы подразделяются на: анкетные, табличные, комбинированные.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд - по табличной.

Классификация документов помогает всесторонне рассмотреть и изучить каждый документ, раскрыть его функции. Например, расходный кассовый ордер, который по содержанию служит документом учета денежных средств; по назначению является распорядительным, по мере его использования переходит в оправдательный и бухгалтерского оформления; по порядку формирования первичным; по способу использования информации - разовым; по месту составления –внутренним.