Сортировка

Такая операция используется для упорядочивания записей в базе в порядке возрастания или убывания значений одного из полей таблицы БД. Для сортировки нужно поместить курсор в выбранное поле, щелкнув по нему мышью, а затем в меню Записи выполнить команду Сортировка – Сортировка по возрастанию (по убыванию) (рис. 12) или щелкнуть мышью по соответствующей кнопке на панели инструментов Таблица в режиме таблицы. Для отмены сортировки нужно в меню Записи выполнить команду Удалить фильтр.

Рис. 12. Сортировка по возрастанию

Фильтрация данных

Фильтр - это совокупность условий просмотра информации в таблице БД. Он применяется для отбора записей, отвечающих введенным условиям.

В Microsoft Access предусмотрено несколько способов отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, фильтр для и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному, фильтр для и обычный фильтр являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

2. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Замечание. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать значение, нажать правую кнопку мыши и выполнить команду Исключить выделенное.

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр на панели инструментов Режим таблицы или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки Применение фильтра и Удалить фильтр являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы.

Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для. Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

Чтобы использовать возможности поля Фильтр для, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для в контекстном меню (рис. 13).

Рис. 13. Поле Фильтр для в контекстном меню

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки.

Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

2. Нажать кнопку Изменить фильтр на панели инструментов Режим таблицы. Появится форма фильтр — специальное окно для изменения фильтра (рис. 14). Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по связке Или, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы.

Рис. 14. Окно изменения фильтра

При записи условий поиска можно использовать операторы: = - равно, > - больше, < - меньше, >= - больше или равно, <= - меньше или равно, <> - не равно Например, условие «позже 1955 г.» можно записать в виде >31.12.1955. Даты вводятся в установленном для дат формате и автоматически заключаются в значки #, например - #10.10.1999#. Обычно используется краткий формат, в котором запись даты состоит из шести цифр (по две цифры для записи значений дня, месяца и года) и двух разделительных точек.

При записи условия можно использовать шаблоны, для построения которых применяются символы * и ?.