Связывание таблиц

Для повышения удобства работы с базами и исключения дублирования данных в записях взаимосвязанные данные размещают не в одной большой таблице, а в нескольких таблицах меньшего размера. Доступ к данным, расположенным в разных таблицах и характеризующим одни и те же объекты, обеспечивается за счет связывания отдельных полей, которые содержат совпадающие данные (поля могут иметь разные названия).

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных (рис. 8).

Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду Сервис, Схема данных. По умолчанию схема будет содержать все таблицы со связями. Чтобы убрать какую-либо таблицу из схемы данных, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой таблицы и из контекстного меню выбрать команду Скрыть таблицу.

Замечание. Удаление таблицы из схемы данных не означает удаление ее из базы данных, просто она не присутствует в схеме.

Рис. 8. Пример схемы данных

Чтобы вновь добавить в эту схему свернутую таблицу или таблицу, у которой связи еще не установлены, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве схемы данных и из контекстного меню выбрать команду Добавить таблицу. В диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка нужную таблицу, и нажать кнопку Добавить (рис. 9). Нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

Замечание. Если нужно добавить к схеме несколько таблиц, придется повторить эту операцию для каждой таблицы.

В некоторых случаях связь между таблицами MS Access строит автоматически. Это происходит тогда, когда две таблицы имеют одинаковые названия связанных полей и согласованные типы данных, причем хотя бы в одной из таблиц связанное поле является ключевым.

Рис. 9. Диалоговое окно Добавление таблицы

Замечание. Согласованные типы данных означают следующее: если ключевое поле имеет тип данных Счетчик, то соответствующее ему поле в другой таблице должно иметь тип Длинное целое. В остальных случаях типы данных должны просто совпадать.

Если нужная связь автоматически не создана, ее можно создать двумя путями. Первый путь — графический. Следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 10).

Рис. 10. Окно Изменение связей

Альтернативный вариант — выбрать команду Связи, Изменить связь из главного меню Access. Эта команда появляется в меню, когда открыто окно Схема данных. В диалоговом окне Изменение связей можно выбрать из списков названия связанных таблиц и полей для связывания. Если отношение между таблицами "один-ко-многим", то слева из списка Таблица/запрос выбирается главная таблица и поле в этой таблице, а справа из списка Связанная таблица/запрос — подчиненная и соответственно поле в ней. Если отношение "один-к-одному", то порядок таблиц значения не имеет. Если вы устанавливали связь графически, то все поля в списках уже выбраны, и нужно только определить правила ссылочной целостности. Для этого устанавливают флажок Обеспечение целостности данных и один или оба флажка: каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Установленная связь отображается, в окне Схема данных линией между связанными полями

При необходимости можно изменить параметры объединения, для чего требуется нажать кнопку Объединение и выбрать один из переключателей (рис. 11). По умолчанию устанавливается первый переключатель. Нажать кнопку ОК.

Рис. 11. Диалоговое окно Параметры объединения

Когда создается новая связь, можно также воспользоваться кнопкой Новое и в окне Создание ввести имена связываемых таблиц и имена полей, используемых для связи. Нажать кнопку ОК.

После установки всех параметров связи необходимо нажать кнопку ОК в окне Параметры объединения и закрыть окно Схема данных, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.