3 Глава Организационная и функциональная структура аппарата управления

Цель анализа организационной и функциональной структуры аппарата управления – выявление возможности для рационализации организационной структуры предприятия.

Исходя из названной цели, можно определить следующие задачи:

1.Проанализировать существующую организационную структуру: классификация, тип связей и соединений, конфигурации и департаментизации и др.

2.Оценить организационно-структурную схему аппарата управления с учетом рациональных принципов ее построения.

Можно выделить следующие этапы обследования:

I Классификация связей и соединений в организационной системе

Связи в организационной системе:

1.Направление воздействия – прямые связи (первичное исходящее воздействие).

2. Роль и место связей в оргструктуре – основные (формируют контур системы).

3. Характер воздействия на объект – положительный (взаимная поддержка).

4. Пространственная ориентация – вертикальная иерархия.

5. Прерывистость связей – непрерывные (обеспечивают стабильность).

6. Вариабельность – инвариантные.

Соединения организационной структуре: расходящиеся

II Определение типологии организационной структуры

1.Конфигурация структуры – простая веерная вертикальная расходящаяся структура

2.Вид связей в структуре – структура отношений иерархического соподчинения

3. Сфера функционирования – социально-психологическая (отражает систему межличностных взаимодействий между сотрудниками).

4. Тип департаментизации структурных подразделений – общая структура предприятия: линейно-функциональная, однако в отдельных структурных подразделениях – рекламный отдел - существует матричная организационная структура, что объясняется не рутинной творческой деятельностью, которую осуществляет данный отдел.

III Анализ организационно-структурной схемы аппарата управления

Директор

Графически организационно-структурная модель выглядит следующим образом:

Заместитель директора по коммерческим вопросам

Рекламный отдел

Редактор

Рекламные дизайнеры

Информационный отдел

Начальник

Операторы БД

Рекламные менеджеры

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Бухгалтер - кассир

Курьеры - водители

Рисунок 4 – Общая организационно-структурная схема ООО РИА «БИС-инфо»

Структура организации выглядит следующим образом: во главе учреждения стоит директор ООО РИА «БИС-инфо» и его заместитель по коммерческим вопросам, которому подчиняются рекламные менеджеры. Организация имеет три структурных подразделения, отдела, возглавляемых начальниками. Это рекламный отдел, возглавляемый редактор, в подчинении у которого находятся рекламные дизайнеры, а также информационный отдел, возглавляемый начальником отдела, в подчинении у которого находятся операторы базы данных, и бухгалтерия, включающая в себя должностные позиции главного бухгалтера и бухгалтера-кассира. Также в структуру учреждения входит обслуживающий персонал.

Данная схема представляет собой линейно-функциональную схему по виду департаментизации. Однако необходимо повторить, что в рекламном агентстве существует матричный тип.

Факторы выбора данного типа департаментизации:

I Факторы внешнего окружения

Умеренно низкая неопределенность, умеренно низкая подвижность, умеренно сложная окружающая среда (небольшое количество факторов внешнего окружения). Все эти факторы требуют наличия линейно-функциональной оргструктуры.

Основные компоненты внешней среды:

1. Вышестоящие органы отсутствуют.

2. Компоненты производственной, научно-технической и социальной инфраструктуры отсутствуют.

3. Поставщики и потребители – связи произвольны, изменчивы, слабо регламентированы, что требует наличия в структуре децентрализованных элементов – матричной структуры рекламного отдела.

II Цели

1.Уровень многообразия – низкий.

2.Стабильность целей – сочетание устойчивых и динамических целей.

Данные цели требуют наличия линейно-функциональной оргструктуры с элементами матричной структуры на среднем уровне.

III Организационно-структурные параметры

1. Тип производства – единичное.

2.Ресурсы – ограниченные денежные ресурсы, что требует централизованного контроля.

3.Пространственное размещение – размещение производства с одной точке.

Данные параметры требуют линейно-функциональной оргструктуры с элементами матричной структуры.

IV Социально-психологические параметры

1.Партисипативная оргкультура – совместно творческий тип технологии, демократическая управленческая форма, управленческий рычаг – корпоративный закон, что требует матричной оргкультуры.

2.Философия менеджера – демократическая.

3.Уровень квалификации и подготовки специалистов – высокий.

Названные параметры требуют гибкой, адаптивной оргкультуры – матричной.

На наш взгляд, существующая организационно-структурная схема предприятия является оправданной, т.к. отражает специфику производства, ограниченность финансовых ресурсов, неформальные отношения внутри коллектива и др. Однако необходимо внести некоторые изменения в существующую структуру при расширении производства в будущем. На наш взгляд в этом случае будет необходимо расширить самостоятельность рекламного отдела и, возможно, внести элементы матричной структуры в информационный отдел и работу рекламных менеджеров.

Предполагаемые изменения в оргструктуре и подходы к их реализации:

Подход – дедуктивный, т.к. организация существующая, сроки проектных работ сжатые – 1 месяц, информационно-аналитические возможности оргпроектанта ограничены.

Концентрация основных сил на стадии композиции, т.е. формирование общей структурной схемы, определение ее основных характеристик.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя общий итог, можно сказать, что как таковой службы ДОУ в организации нет, функции по документационному обеспечению управления осуществляют сотрудники бухгалтерии, однако в их Должностных инструкциях нет указания на эти обязанности. Не смотря на это документационное обеспечение управления ведется в полном объеме.

Проанализировав постановку делопроизводства в ООО РИА «БИС-инфо», можно сказать, что все делопроизводственные операции в данной организации выполняются в соответствии с требованиями законодательства за исключением того, что в организации нет Перечня документов, неподлежащих регистрации, и Перечня документов, подлежащих обязательной регистрации. Также в оформлении некоторых реквизитов есть незначительные недочеты: в подписи, грифе утверждения, грифе и визе согласования инициалы стоят после фамилии, а также в отметке о заверении отсутствует дата. Существующий перечень документов, создаваемых в организации, отражает ее специфику: наиболее массовыми видами документов являются договоры на оказание рекламных услуг и различного рода письма.

Технологии управления в организации соответствуют типовому выполнению схожих основных и наиболее массовых видов работ. Сотрудники бухгалтерии, де-факто выполняющие обязанности сотрудников службы ДОУ, выполняют эти обязанности в полном объеме, несмотря на то, что данные обязанности не прописаны в их Должностных инструкциях. Единственным существенным недостатком можно назвать наличие нерегламентированных видов работ в деятельности сотрудников бухгалтерии, а также наличие нерегламентированных перерывов с течение рабочего дня.

Организационная структура предприятия представляет собой линейно-функциональную структуру с элементами матричной структуры на среднем уровне, что является оправданной в условиях существующей внешней среды и внутренним ресурсам организациями. Однако при расширении предприятия в будущем и диверсификации производства необходимо увеличение самостоятельности структурных подразделений и более активного внедрения матричной или иной гибкой, адаптивной оргструктуры.

В качестве предложений по совершенствованию постановки делопроизводства в ООО РИА «БИС-инфо» я могу назвать следующие:

1. Создать в организации Положения о структурных подразделениях с

указанием о порядке взаимодействия с другими структурными подразделениями.

2. Внести в Должностные инструкции главного бухгалтера и

бухгалтера – кассира указание обязанности производить делопроизводственные операции, а также создавать и вести делопроизводственную и кадровую документацию.

3. Ввести санкции за нерегламентированные перерывы сотрудников

бухгалтерии.

4. Создать Перечень документов, неподлежащих регистрации, и

Перечень документов, подлежащих обязательной регистрации.

Приложение А

(справочное)

Должностная инструкция оператора базы данных

Общество с ограниченной ответственностью

Региональное информационное агентство

«БИС-инфо»

(ООО РИА «БИС-инфо»)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

оператора базы данных

«___» 2011 г. №____

I. Общие положения

1. Оператор базы данных относится к категории специалистов.

2. На должность оператора базы данных назначается лицо, имеющее среднетехническое, незаконченное высшее или высшее образование и стаж работы области телефонных продаж не менее года.

3. Назначение на должность оператора базы данных и освобождение от нее производится приказом Директора ООО РИА «БИС-инфо» по представлению Начальника информационного отдела.

4. Оператор базы данных должен знать:

4.1 Особенности технологии работы с Клиентом по телефону.

4.2 Базу данных ООО РИА «БИС-инфо», а также иные программные средства, используемые Компанией для обеспечения торгового процесса.

5. Оператор базы данных подчиняется непосредственно Начальнику информационного отдела.

6. На время отсутствия Оператора базы данных (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет другой Оператор базы данных, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Задачи должности

1. Обеспечивает прием телефонных звонков.

2. Дает Клиентам справочную информацию, касающуюся цен, ассортимента и условий предприятий, учреждений и организаций, находящихся в базе данных ООО РИА «БИС-инфо».

3. Поддерживает и развивает имеющуюся Клиентскую базу Компании.

4. Полностью выполняет все требования Компании по технологии и методике телефонных продаж.

5. Обеспечивает в работе с Клиентами точность, оперативность, ответственность и компетентность.

III. Должностные обязанности

Оператор базы данных:

1. Принимает звонки Клиентов.

2. Предоставляет достоверную информацию Клиентам.

3. Постоянно повышает свой профессиональный уровень.

4. Обеспечивает своевременное оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации.

5. Обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны.

6. Поддерживает хорошие рабочие взаимоотношения внутри трудового коллектива.

7. Выполняет служебные поручения своего непосредственного Руководителя и прямых начальников.

IV. Права

Оператор базы данных вправе:

1. Знакомиться с документами ООО РИА «БИС-инфо», касающимися непосредственно его и необходимыми для выполнения своих должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение Начальника информационного отдела поддержки, директора предложения по улучшению работы.

3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений Компании.

4. Сообщать непосредственному Руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности ООО РИА «БИС-инфо» и вносить предложения по их устранению.

V. Ответственность

Оператор базы данных несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За допущенные в работе ошибки, приведшие к невыполнению установленных Руководством целевых показателей Отдела — в пределах переменной части заработной платы

VI. Критерии оценки деятельности Оператора базы данных

Критериями оценки деятельности Оператора базы данных оне являются:

1. Достижение Отделом целевых показателей.

2. Отсутствие обоснованных претензий к Оператору со стороны структурных

подразделений ООО РИА «БИС-инфо».

3. Оперативность, точность и аккуратность при приеме заказов, отсутствие

ошибок.

4. Отсутствие обоснованных претензий со стороны Клиентов.

5. Отсутствие негативных оценок со стороны Руководства ООО РИА «БИС-инфо»

ООО РИА «БИС-инфо» и Руководителя информационного отдела.

VII. Заключительные положения

1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у ООО РИА «БИС-инфо», другой — у работника.

2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность оператора базы данных могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций информационного отдела.

3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом директора ООО РИА «БИС-инфо».

Начальник информационного отдела (подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен: (подпись) (фамилия, инициалы)

«___» ___________200__ г.

Приложение Б

(справочное)

Инструкции по делопроизводству

Общество с ограниченной ответственностью

Региональное информационное агентство

«БИС-инфо»

(ООО РИА «БИС-инфо»)

УТВЕРЖДЕНА

Директор ООО РИА «БИС-инфо»

_______ Чупрына С.В. 

19.06.2009 г.

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

ТОМСК - 2009

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству ООО РИА «БИС-инфо» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО РИА «БИС-инфо».

1.3. ООО РИА «БИС-инфо» организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Типовой инструкции.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Управления.

1.5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя и адресата, получившего их (индивидуальная электронная почта, факсимильная связь).

II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.2. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14, 15, 16 через 1-2 интервала.

Каждый лист документа должен иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

10 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники Управления обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

2.5.1. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 25.04.2007

2.5.2. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из его порядкового номера и индекса отдела, составившего документ, согласно номенклатуре дел.

2.5.3. Адресование документа

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а подразделение, должность и фамилия – в дательном.

При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

2.5.4. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

2.5.5. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Основной исполнитель (лицо, указанное в резолюции первым) и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.5.6. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», – «О выделении…», «Об изменении …», и т.д.

Заголовок не составляется к документу, текст которого небольшой по объему и составляет несколько строк.

При подготовке служебного письма в адрес организации, направившей запрос, в графе «на №______________», предусмотренной бланком, указывается соответствующий исходящий номер и дата письма данной организации.

2.5.7. Отметка о контроле.

Отметка о контроле над исполнением документа обозначается буквой «К», рядом проставляется срок исполнения документа.

2.5.8. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строки должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказы – распорядительную без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах, а так же во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого числа единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес..»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать…», «считаю необходимым…»);

от третьего лица единственного числа («ООО РИА «БИС-инфо» не возражает…»).

2.5.9. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

2.5.10. Подпись документа

Перечень полномочий директора ООО РИА «БИС-инфо» и предоставленных полномочий заместителям директора ООО РИА «БИС-инфо» на право подписи служебных документов утверждается соответствующим приказом.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, уполномоченное подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность должностного лица, подписавшего документ и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

11. Согласование документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату. Для документов с ограниченным сроком исполнения виза дополнительно включает время согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

2.5.12. Оттиск печати.

Оттиск печати Управления ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, на подписи директора, заместителя директора, главного бухгалтера.

2.5.13. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику проставляют заверительную надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

2.5.14. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе печатается размером шрифта № 12.

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.6.1. Приказ, распоряжение

2.6.1.1. Приказами, как правило, оформляются решения нормативного характера, по организационным, кадровым и другим вопросам.

Распоряжениями оформляются решения, связанные с организацией исполнения приказов, по оперативным вопросам, а также по вопросам внутренней работы ООО РИА «БИС-инфо». Распоряжение, как правило, имеет ограниченный срок конкретного действия.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

2.6.1.2. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

2.6.1.3. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14.

Обязательным реквизитом приказа, наравне с датой и номером, является заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 междустрочный интервал, выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должно составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

2.6.1.4. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя междустрочными интервалами.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказа завершается словом П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку полужирным шрифтом.

Текст распорядительной части должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

В распоряжениях допускается применять официально установленные сокращенные названия организаций и подразделений без приведения их полных наименований.

2.6.1.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказ (распоряжение) подписывает руководитель Управления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

2.6.2. Инструкция

2.6.2.1. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

2.6.2.2. Инструкции утверждаются директором ООО РИА «БИС-инфо». Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.

2.6.2.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.6.3. Протокол

2.6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Ведение записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на секретаря – сотрудника подразделения, готовившего вопрос к обсуждению.

2.6.3.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.6.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий;

Секретарь;

Присутствовали – список присутствовавших;

Повестка дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.6.3.4. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

2.6.3.5. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.

2.6.3.6. Протоколы печатаются размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля заглавными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером №17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания – указывается при необходимости, выравнивается по центру и отделяется от «дата» и «номер» протокола линейкой.

дата и номер протокола – дата оформляется словесно - цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, и краткое содержание выступлений. Текст печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименоваия должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.6.4. Договор

2.6.4.1. Основными документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт-документ, представляющий собой соглашение и регулирование отношений, освещает следующие вопросы: характер сделки, условия предоставления услуг, сроки предоставления услуг, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон.

2.6.4.2. Заключение договора может происходить путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит из стороны по договору (ст. 434 ГК РФ).

2.6.4.3. Составными частями контракта являются:

1. название вида и заголовок документа (ДОГОВОР);

2. дата, место составления, номер;

3. наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);

4. предмет контракта;

5. условия и сроки рекламы и реализации;

6. условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

7. порядок сдачи-приема выполненных работ;

8. ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых

обязательств);

9. гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

10. порядок разрешения споров;

11. юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских

реквизитов, номеров телефонов, факсов);

12. подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

13. печати фирм-контрагентов.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в ООО РИА «БИС-инфо» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ООО РИА «БИС-инфо», регламентируются настоящей Инструкцией и должностными инструкциями сотрудников.

3.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.2.1.Прием и первичная обработка документов осуществляется в бухгалтерии.

Поступившие документы учитываются в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года.

3.2.2. Зарегистрированные документы представляются на рассмотрение руководителю, документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению.

3.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.2.4. Факсограммы регистрируются в общем установленном порядке и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Регистрация факсограмм производится при наличии на поступившем документе обязательных реквизитов в соответствии с требованиями делопроизводства (номер, дата и подпись).

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые ООО РИА «БИС-инфо», передаются почтовой или электрической связью.

3.4.2. Документы для отправки передаются полностью оформленными с указанием почтового адреса, номера факса или электронного адреса.

3.4.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется менеджерами в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в течение трех рабочих дней с момента их подписания.

3.4.5. Передача документов посредством факсограмм осуществляется по каналам телефонной связи после их регистрации в установленном порядке.

При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и директора соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

контроль над использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их директорами.

3.4.6. Передача документов электронной почтой осуществляется после их подписания и регистрации в установленном порядке.

3.5. Работа исполнителей с документами

3.5.1. Руководители подразделений ООО РИА «БИС-инфо» обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль над качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

3.5.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит схему рассылки.

3.5.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.5.4. Если исполнение документа руководством возложено на руководителей нескольких подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.

Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями, указанными в резолюции.

3.5.5. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

IV. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Регистрация документов

4.1.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

4.1.3. В ООО РИА «БИС-инфо» применяется сквозная регистрация входящих документов, исходящих и внутренних документов.

4.1.4. Регистрационный номер документа

Номер исходящего письма ООО РИА «БИС-инфо» состоит из порядкового номера в Журнале регистрации исходящей корреспонденции и индекса подразделения - исполнителя через дробь; номер входящей корреспонденции состоит из порядкового номера и буквенного индекса, соответствующего способу доставки документа: Т – телеграфной связью, ЭЛ – электронной почтой, Ф – факсимильной связью.

V. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.

5.2. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которая обозначается буквой «К» красным маркером.

Сроки исполнения поступивших документов исчисляются в календарных днях:

В срок исполнения документа входит весь цикл обработки и подготовки документа, начиная с момента поступления на регистрацию в ООО РИА «БИС-инфо» до его подписания и регистрации на исходящем участке.

В случае если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.3. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ, Федерального архивного агентства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО РИА «БИС-инфо» , с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом ООО РИА «БИС-инфо», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

6.1.3. После утверждения номенклатуры дел подразделения Управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.4. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел «Руководство». Второй – используется сотрудниками бухгалтерии в качестве рабочего.

6.1.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел ООО РИА «БИС-инфо» являются названия подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ООО РИА «БИС-инфо».

6.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ООО РИА «БИС-инфо».

6.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в ООО РИА «БИС-инфо», как правило, децентрализовано, т.е. в подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны подшиваться в дела, хранящиеся в отделе.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела, ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Документы координационных и совещательных органов группируются в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям.

Инструкции, утвержденные приказами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Управления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются в отдельное дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Главный бухгалтер Бутько Н.Е. 

Приложение В

(справочное)

Письмо - уведомление

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональное информационное агентство «БИС-Инфо»

(ООО « РИА «БИС-Инфо»)

ИНН 7018044442 / КПП701701001 Р/с 40702810164060100677 в Томское ОСБ N8616 К/с 30101810800000000606 БИК 046902606 ОКПО 36308647

Россия, 634045, г. Томск, ул. 19 Гвардейской Дивизии, д. 11/1 тел. 900-720 Е-mail: office@bisinfo.tomsk.ru www.bisinfo.tomsk.ru

Исх. № ___________

от 14 июня 2011 г.

Руководителю

Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям

Уведомление

Настоящим уведомляем Вас о смене юридического и фактического адреса ООО «РИА «БИС-Инфо» с 08 июня 2011 года на следующий: