1 Глава Система доу в ооо риа «бис-инфо»

Цель рабочего обследования системы ДОУ – выявление возможности для максимального сокращения документооборота организации, снижения трудоемкости обработки документации и ускорения ее движения в ООО РИА «БИС-инфо».

Для достижения названной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать состав и движение документации.

2. Проанализировать документооборот.

3. Проанализировать расположение реквизитов документов.

4. Проанализировать организационные формы системы ДОУ.

В качестве источников были использованы:

1. Законодательно-нормативные акты: ФЗ «Об информации,

информационных технологий и защите информации», ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. и др.

2. Устав организации.

3. Должностные Инструкции сотрудников.

4. Номенклатура дел.

5. Инструкция по делопроизводству.

6. Формы регистрации (журналы).

7. Входящие, исходящие и внутренние документы организации.

В качестве методов обследования будут использованы:

1. Методы непосредственного наблюдения.

2. Методы опроса.

3. Методы графического моделирования.

4. Статистические методы.

5. Методы непосредственного изучения документов.

В ходе обследования были составлены следующие графические

модели:

1. общая схема документооборота,

2. гистограммы количества входящей, исходящей и внутренней

документации.

А также проанализированы локальные нормативные акты организации.

Можно выделить следующие этапы обследования:

I Изучение качественного состава документов на основании их группировки по единому критерию.

Организационно-распорядительную документация представляет организационные документы такие, как Устав, который был утвержден участниками ООО РИА «БИС-инфо» в соответствии с Протоколом № 4 от 17 ноября 2009 г. Устав содержит все необходимые для данного вида документа разделы:

1. Общие положения, где указаны сведения о полном и

сокращенном наименовании организации, о месте нахождения организации и др.

2. Цели и предмет деятельности.

3. Правовой статус Общества (имущественные и личные

неимущественные права участников Общества, имущество Общества).

4. Участники Общества (доли уставного капитала).

5. Управление Обществом (порядок избрания Директора Общества,

его права, обязанности, ответственность).

6. Прекращение деятельности Общества.

Устав ООО РИА «БИС-инфо» отвечает всем требованиям

законодательства: он утвержден собранием участников Общества, содержит исчерпывающую информацию об организации, он имеет печати Инспекции Федеральной налоговой службы по г. Томску.

В ООО РИА «БИС-инфо» не существует Положений о структурных подразделениях, это связано с тем, что существующие отделы: информационный и рекламный, а также рекламные менеджеры, находящиеся в подчинении у заместителя директора по коммерческим вопросам, тесно связаны между собой так, как в процессе работы с клиентами создаются творческие группы, создающие рекламные проекты. Таким образом, в организации не существует четкой структуры, что объясняется тем, что основной сферой деятельности организации является реклама, которая является нерегламентированной творческой сферой.

В организации каждый сотрудник имеет Должностную инструкцию. Рассмотрим для примера Должностную инструкцию оператора базы данных. Должностная инструкция (ПРИЛОЖЕНИЕ А) содержит следующие положения о работе с документацией в традиционном и электронном виде: оператор базы данных дает Клиентам справочную информацию, касающуюся цен, ассортимента и условий предприятий, учреждений и организаций, находящихся в базе данных ООО РИА «БИС-инфо»; поддерживает и развивает имеющуюся Клиентскую базу Компании; обеспечивает своевременное оформление всей предусмотренной отчетности и иной рабочей документации. Также оператор базы данных, как сотрудник организации имеет право знакомиться со всеми касающимися его документами. Таким образом, Должностная инструкция оператора составлена в соответствии с требованиями законодательства: она выполнена на бланке организации, имеет стандартные реквизиты данного вида документа (дата, номер, подпись). Содержание документа разбито на главы: общие положения, задачи должности, должностные обязанности, права, ответственность, критерии оценки деятельности оператора базы данных, заключительные положения. Должностная инструкция обязательно предоставляется сотруднику для ознакомления, после чего он в ней расписывается.

В ООО РИА «БИС-инфо» ведением делопроизводственных и кадровых операций ведется в бухгалтерии. Это связано с тем, что документооборот в компании небольшой и нет проблемы с частой сменой кадров, объем бухгалтерской отчетности также не большой. Однако в Должностных инструкциях главного бухгалтера и бухгалтера – кассира нет указания на должностные обязанности по ведению делопроизводственной и кадровой документации.

Группу распорядительных документов представляют приказы и распоряжения директора организации по основной деятельности.

Нормативно-методическую документацию в ООО РИА «БИС-инфо» представляет Инструкция по делопроизводству, принятой 19.06.2009 г. (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). Данных документ содержит общие правила подготовки и оформления документов, а также конкретные рекомендации по оформления наиболее массовых видов документов: приказов, распоряжения Директора, протоколы заседаний, а также гражданско-правовых договоров с организациями-клиентами об оказании информационных и рекламных услуг. Общие правила подготовки и оформления документов регламентируют такие делопроизводственные операции, как датирование, присваивание регистрационного номера, указание адресата документа, утверждение, согласование, нанесение резолюции, заголовка и отметке о контроле, наличии приложений, отметка о заверении, отметка об исполнителе, оттиска печати, подписание документа, а также правила составления текста документа.

III глава Инструкции по делопроизводству регулирует следующие процессы:

1. Прием, обработка и распределение регистрации, поступающих

документов.

2. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

3. Организация работы исполнителей с документами.

IV глава закрепляет правила регистрации всех видов документации: входящей, исходящей и внутренней. V глава посвящена описанию порядка постановки документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело. VI глава описывает порядок работ с различными видами документации такие, как оперативное использование, хранение, подготовка дел на хранении и непосредственное архивное хранение документов в организации.

Данная Инструкция по делопроизводству создана на основе Типовой и Примерной Инструкции и соответствует всем правилам, предъявляемым к этому виду документа: Инструкция выполнена на бланке организации, имеет гриф утверждения, она подписана ее составителем. Содержание Инструкции разбита на общепринятые разделы (общие положения, правила подготовки и оформления документов, организация документооборота и исполнение документов, регистрация документов, контроль исполнения документов, организация работы с документами делопроизводстве). Инструкция отражает современные требования российского законодательства, предъявляемые к составлению, оформлению документов, а также выполнению стандартных операций с различными видами документации.

Другим документом, регулирующим порядок и организацию делопроизводства в ООО РИА «БИС-инфо», является Номенклатура дел. Организация ООО РИА «БИС-инфо» относится к фирмам среднего размера, так как ее штат включает 23 человека и объем документооборота менее 10 тысячи документов в год. Это связанно с тем, что сфера деятельности слабо регламентирована. Наиболее распространенным видом документов являются различные договоры, а также информационные письма, что отражает специфику организации.

Номенклатура дел организации соответствует требованиям российского законодательства. Она действует без изменений уже 4 года, это связано с тем, что организация работает стабильно, сфера деятельности и кадровый состав за эти годы не изменился.

Кадровая документация представлена такими документами, как

личными карточками сотрудников, так как ООО РИА «БИС-инфо» не является государственным учреждением и личные дела на сотрудников организации; приказами по личному составу, а также трудовыми договорами.

Система информационно-справочной документации в ООО РИА «БИС-инфо» представлена протоколами собрания и различными вилами писем. Рассмотрим письмо – уведомление (ПРИЛОЖЕНИЕ В). Данное письмо выполнено на бланке письма, содержим полные сведения об организации-отправителе (юридический адрес, электронная почта, сайт, ИНН, расчетный счет, корреспондентский счет, БИК, ОКПО). А также такие реквизиты, как дата, регистрационный номер, адресата, текст, подпись. Письмо содержит наименование вида документа «Уведомления», в чем по требованиям ГОСТа нет необходимости. Кроме того, в данную группу документации входят протоколы общего собрания, акты оказания рекламных услуг и др.

Подводя итого анализу нормативной базы ДОУ в ООО РИА «БИС-инфо», можно сказать, что все необходимые документы для ведения делопроизводственных операций в организации имеются и выполнены в соответствии с законодательством. Это такие документы, как Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, Должностные инструкции. Отсутствие Положений о структурных подразделениях связано с тем, что сфера деятельности организации, реклама, что требует творческой нерегламентированной работы сотрудников различных подразделений. Недостатком в нормативном обеспечении делопроизводства является то, что в Должностных инструкциях главного бухгалтера и бухгалтера-кассира нет указаний на их должностные обязанности по выполнению делопроизводственных операций, хотя фактически они этим занимаются.

II Определение количественного состава основных групп документов.

После анализа количественного состава входящей, исходящей и внутренней документации, можно составить следующую гистограмму:

Рисунок 1 – Гистограмма входящей, исходящей и внутренней документации за 2010 год

Исходящая документация в основном представлены такими документами, как договоры на рекламные услуги (ПРИЛОЖЕНИЕ Г), бухгалтерские счета, приложения к договорам, акт об оказании рекламных услуг, письма-уведомления и др.

Входящая документация представлена такими документами, как письма, бухгалтерские счета и др.

Внутренняя документация представлена такими документами, как протоколы собраний, приказы и распоряжения директора, кадровые и организационные документы и др.

Подводя итог, можно сказать, что большую часть документации представляет исходящая, что, безусловно, связано с информационной деятельностью организации. Входящая документация в основном представлена документами от партнеров и клиентов. Внутренняя документация представлена в меньшем объеме, что объясняется небольшим количеством штатных единиц в организации.

III Комплексная характеристика документооборота

При анализе документооборота была составлена следующая графическая модель документооборота в виде таблицы:

Условные обозначения:

→ – Направление движения документа

Коды видов документов:

1 – Устав

2 – Инструкция по делопроизводству

3 – Должностная Инструкция

4 – Приказы директора по основной деятельности

5 – Распоряжения директора по основной деятельности

6.1 – Договор на предоставление рекламных услуг в печатном издании

6.2 – Договор на предоставление рекламных услуг в сети Интернет

6.3 – Договор о внесении организации в информационно-справочную базу данных

7 – Акт об оказании рекламных услуг

8 – Приложение к договору об оказании рекламных услуг

9 – Письмо

10 – Протокол собрания

11 – Бухгалтерские счета

12 – Личные карточки сотрудников

13 – Приказы по личному составу

14 – Трудовые договоры

Коды видов работ:

1 – Получение входящего документа, создание внутреннего и исходящего документа

2 – Регистрация документа

3 – Согласование документа

4 – Утверждение документа

5 – Исполнение документа

6 – Отправка документа

7 – Постановка документа на оперативное хранение

8 – ЭЦД

9 – Уничтожение документа

10 – Постановка документа на постоянное архивное хранение

11 - Постановка документа на долговременное архивное хранение

Таблица 1 – Документооборота ООО РИА «БИС-инфо»

Коды видов работ с документами
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
9	1
2
3
10
14	13					12
4
5
6.1 6.2 6.3 8	11			7
9
9
9

Таким образом, система документооборота организации отвечает правилам работы с документами, предусмотренными законодательство РФ и нормативно-методическими документами. Непродолжительные маршруты движения документации отражают специфику деятельности предприятия: нерутинной производство, которое не требует жесткой регламентации.

Изучение и анализ системы делопроизводства

I Изучение регистрации документов

В ООО РИА «БИС-инфо» существует централизованная система первичной обработки поступающих документов. Их обработка происходит в бухгалтерии, там поступающие документы сортируются на документы, подлежащие регистрации и документы, рекламного и информационного характера, несвязанные с деятельностью организации. В ООО РИА «БИС-инфо» нет Перечня документов, неподлежащих регистрации, и Перечня документов, подлежащих обязательной регистрации, это объясняется тем, что количество входящей документации очень мало.

Отправка исходящих документов осуществляется по электронной почте, факсу и традиционным письмом. По электронной почте отправляются документы рекламного и информационного характера, а также письма-уведомления и письма-согласования. Данные виды писем также отправляются по факсу. Официальные документы отправляются посредством заказных писем.

Документы регистрируются сотрудниками бухгалтерии в Журналах регистрации различного вида:

1. Журнал регистрации договоров.

2. Журнал регистрации счетов.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Журнал исходящих документов.

5. Журнал регистрации приказов и распоряжений директора ООО

РИА «БИС-инфо».

Данные журналы имеют сходную структуру:

1. Номер по порядку.

2. Наименование вида документа.

3. Регистрационный номер (нумерация сквозная от начала года,

например: 123/11, документ номер 123 в 2011 году).

4. Дата документа.

5. Отметка об исполнителе.

6. Отметка об исполнении (например, рекламный договор любого вида

считается исполненным, когда составляется акт об оказании услуг, который прикрепляется к договору, после чего делается отметка об исполнении договора в Журнале регистрации договоров).

II Изучение контроля исполнения документов

Исполнением документов чаще всего выполняют менеджеры, которые составляют всю необходимую документацию для совершения сделок: договор, приложение к договору, акт об оказании рекламных услуг. Контроль над исполнением ведут сотрудники бухгалтерии, которые после исполнения договора ставят отметку об исполнении в Журнале регистрации договоров.

III Изучение оперативного хранения документов

Хранение исполненных документов до проведения ЭЦД осуществляется в кабинете бухгалтерии. Хранение производится в папках с зажимами. Дела формируются по хронологическому и номинальному признаку, т.е. документы сортируются по годам создания, а затем по наименованию вида документа. Внутри дела документы сортируются по датам создания.

По истечению срока оперативного хранения дела подвергаются ЭЦД. В состав экспертной комиссии входят: главный бухгалтер, кассир бухгалтер и по одному представителю от рекламного и информационного отдела.

IV Изучение архивного хранения

ООО РИА «БИС-инфо» не является источником комплектования архивного фонда Российской Федерации. К документам постоянного хранения относятся Устав, приказы по основной деятельности, Номенклатура дел и др. Большая часть заводимых дел в организации относится к делам временного хранения: 3-5 лет. Экспертиза ценности в организации не проводится, что связано с небольшим документооборотом.

Дела формируются по номинальному признаку, то есть в соответствии с наименованием вида документа, например «Договоры», «Приказы по основной деятельности» и др. Исполненные документы в организации хранятся не в картонных папках и коробках, а в папках с металлическими зажимами и не прошиваются. Дела хранятся в металлических шкафах с непрозрачными дверьми в помещении бухгалтерии. Температурный, световой и влажностный режимы поддерживаются в норме. В организации есть пожарная и охранная сигнализации. Таким образом, документы хранятся в соответствии с Основными правилами работы архивов организации, вышедшими в 2002 году. По истечении срока хранения дела временного хранения уничтожаются.

Исполненные дела хранятся в архиве организации соответствии с Номенклатурой дел.

V Изучение справочной работы с документами

Справочную работу с документами ведет бухгалтерия, она составляет отчеты каждые три месяца о количестве составленных договоров оказания рекламных услуг. Кроме того, каждый месяц подводится итог по договорам и их исполнителям: наиболее успешных исполнителей – рекламных менеджеров поощряют премиями.

Также бухгалтерия выдает справки с места работы, справки, подтверждающие стаж работы и другую кадровую документацию.

VI Анализ организационных форм системы ДОУ

В ООО РИА «БИС-инфо» нет отдельного структурного подразделения, занимающегося документационным обеспечением управления и ведением кадровой документации. Это объясняется тем, что численность кадрового состава небольшая, а также сфера деятельности организации не предполагает необходимости четкой регламентации через документацию. Ведение делопроизводственных, бухгалтерских и кадровых операций ведется в бухгалтерии.

Также ведением документации занимаются рекламные менеджеры, которые составляют рекламные договоры с клиентами, приложения к договорам, акты оказания рекламных услуг. Регистрацией названных документов, а также счетов оплаченных клиентами услуг, занимаются сотрудники бухгалтерии.

Непосредственной работой с электронными документами и базами данных, а также ведением телефонных переговоров занимаются операторы базы данных.

Таким образом, проанализировав этапы документооборота в ООО РИА «БИС-инфо», можно сказать, что они соответствуют требованиям российского законодательства за небольшим незначительным исключением, отсутствием Перечня документов, неподлежащих регистрации, и Перечня документов, подлежащих обязательной регистрации. Оперативное и архивное хранение документов в ООО РИА «БИС-инфо» осуществляется в соответствии с архивным законодательством за исключением небольших отклонений в виде отсутствия экспертизы ценности документов, а также хранением документов не в картонные папках с прошиваем дел в четыре прокола. Кроме того, недостатком в нормативном обеспечении делопроизводства является то, что в Должностных инструкциях главного бухгалтера и бухгалтера-кассира нет указаний на их должностные обязанности по выполнению делопроизводственных операций, хотя фактически они этим занимаются. В связи с этим необходимо либо создать отдельное структурное подразделение, которое бы занималось ведением кадровой и общей документацией, либо внести в Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии их фактически выполняемые обязанности.