2 Глава Технология управленческих процессов
Цель изучения технологии управления – выявление возможности для снижения трудоемкости выполняемых работ и определение наиболее эффективных способов их выполнения.
Исходя из названной цели, можно выделить следующие задачи:
1. Выявление и фиксация технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ.
2. Пооперационных анализ выполняемых работ.
3. Установление затрат рабочего времени сотрудников.
Источниками для проведения анализа технологий управления послужили:
1. Нормативно-правовые и нормативно-методические документы организации: Устав, Должностные инструкции, Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел.
2. Планы работ и отчеты по их выполнению.
3. Материалы опроса и наблюдения сотрудников.
Можно выделить следующие этапы обследования:
I Составление перечня основных видов работ
Наиболее массовым видом работ является составление необходимой документации при оказании рекламных услуг. Для оказания данного вида услуг необходимы такие документы, как: договор об оказании рекламных услуг, приложение к договору об оказании рекламных услуг, бухгалтерский счет, акт об оказании рекламных услуг. При необходимости дополнительного согласования составляются письма – уведомления.
II Пооперационных анализ выполняемых работ
После анализа основного вида выполняемых работ, т.е. оказание рекламных услуг, можно составить следующую блок – схему оказания рекламных услуг.
Рисунок 2 – Блок – схема оказания рекламных услуг
Таким образом, основной вид работ – оказание рекламных услуг – имеет четкую структуру и подчиняется общим правилам оформления такого рода договорных отношений.
III Выявление и анализ затрат рабочего времени
При анализе затрат рабочего времени были использованы такие методы, как хронометраж, интервьюирование, опрос, метод непосредственного наблюдения, расчетные методы, графическое моделирование (ФРД и классификационная схема затрат рабочего времени).
Карта ФРД: Наблюдаемый – бухгалтер – кассир Галина Петровна Степанова. Место наблюдения – бухгалтерия ООО РИА «БИС - инфо». Дата наблюдения – 22 – 26 августа. Общая характеристика работ – регистрация входящей документации, составление отчета за три последних месяца, составление писем – уведомлений и др.. Организация рабочего места – сотрудник имеет отдельное рабочее место, оборудованное персональным компьютером, многофункциональным устройством, факсом и стационарным телефоном.
Таблица 2 – Фотография рабочего дня бухгалтера - кассира
|
Виды работ и перерывов |
Время |
|
|
Абс. (мин) |
Отн. (%) |
|
|
I Административные операции: 1. Согласование проектов с руководителями отделов 2. Ответ на телефонные звонки 3. Разговор по телефону 4.Напоминание исполнителям о документах, сроки исполнения которых скоро истекают Итого: II Логические операции: 1. Разработка проектов документов 2. Поиск необходимой информации в документах 3. Оформление документов Итого: III Технические операции: 1. Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции 2. Разборка поступивших факсов 3. Просмотр электронной почты 4. Регистрация документов, поступивших с курьерами – водителями 5. Вызов абонента руководителям отделов, директору 6. Предоставление документов на рассмотрение руководителям отделов, директору 7. Подписание документов 8. Распечатка копий документов 9. Заверение документов Итого: IV Подготовительно-заключительные операции: 1. Подготовка помещения для общего собрания 2. Уборка помещения после общего собрания Итого: V Обслуживание рабочего места: 1. Подготовка рабочего места 2. Уборка рабочего места Итого: VI Нерегламентированные перерывы: 1. Перерывы на курение 2. Личные разговоры по телефону Итого: VII Регламентированные перерывы: Обед Итого: |
81
88
220
10
10
72
60 |
15
16
40
2
2
14
11 |
|
Итого |
541 |
100 |
Проанализировав данную ФРД можно отметить, что несмотря на то, что данная должностная позиция имеет наименование «бухгалтер - кассир», однако, де-факто данный сотрудник выполняет должностные обязанности и бухгалтера, и секретаря и сотрудника кадрового агентства.
Исходя из данной фотографии рабочего дня можно составить диаграмму затрат рабочего времени:
Рисунок 3 – Диаграмма затрат рабочего времени
Вывод: В общем, рабочее время используется сотрудником эффективно, за исключением времени на нерегламентированные перерывы, процентное соотношение которых достигает 14 %. Для увеличения эффективности использования рабочего времени необходимо ввести санкции за данного рода перерывы. Кроме того, необходимо учитывать, что сотрудник во многом выполняет обязанности непредусмотренные в его Должностной инструкции: ведение кадровой и общей документации.
Таким образом, можно сказать, что технологии управления в ООО РИА «БИС - инфо» осуществляются достаточно эффективно, существуют четкие механизмы осуществления основных и наиболее массовых видов работ: оказания рекламных услуг. Единственным существенным недостатком можно назвать наличие нерегламентированных видов работ в деятельности сотрудников бухгалтерии, а также наличие нерегламентированных перерывов с течение рабочего дня.