Окно конструктора отчетов

Основными объектами отчета являются пояснительный текст и поля отчета. Для улучшения восприятия информации в отчет могут добавляться OLE объекты, рисунки, линии и т.д. Поля отчета могут непосредственно соответствовать полям исходной таблицы или являться результатом вычислений над ними.

При создании и модификации отчетов конструктор отчетов позволяет удалять, добавлять, перемещать области вместе с расположенными в них объектами, а также установить цвет, управлять параметрами отображения любых элементов и областей отчета.

Для открытия окна конструктора отчетов для модификации созданного ранее отчета выполните следующие действия:

1. В окне базы данных перейдите на вкладку «Отчет»

2. Установите указатель мыши на модифицируемый отчет

3. Нажмите кнопку Конструктор базы данных

На экране откроется окно конструктора отчетов. Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм, даже панель элементов одна и та же.

Окно конструктора отчетов аналогично окну конструктора форм и также содержит объекты (надписи, поля ввода) и сетку. В отчетах существуют области:

• Заголовок отчета (размещается в начале отчета)

• Верхний колонтитул (отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета)

• Область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы)

• Область данных (отображается для каждой записи, входящей в отчет)

• Область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы)

• Нижний колонтитул (отображается в нижней части каждой страницы)

• Область примечаний (отображается в конце отчета).

Группировка данных

Создание индексов таблицы или сортировка позволяют распечатывать записи в требуемом порядке. Для объединения записей в группы используется команда Сортировки и группировка меню Вид или контекстного меню, которые позволяют создавать вложенные группы и выполнять над ними следующие операции:

• Напечатать текст, идентифицирующий конкретные группы

• Напечатать каждую группу с новой страницы

• Выполнять сброс номеров страниц для каждой группы отчета

Для добавления группы в отчет выполните в окне конструктора отчетов следующие действия:

1. Выберите команду Вид/Сортировка и группировка. На экране откроется окно диалога «Сортировка и группировка», которое содержит весь список ранее созданных групп. Можно редактировать или удалять группы, а также добавлять новые.

2. Для ввода поля или выражения группировки установите курсор в первую свободную строку и, используя кнопку раскрытия списка, открывающую список полей таблицы, задайте выражение сортировки.

3. Перейдите в нижнюю часть диалога «Сортировка и группировка». В рамке «Свойства группы» находятся свойства, относящиеся к создаваемой группе:

Свойство	Назначение
Заголовок группы	Помещает в отчете в области заголовка группы заголовок при группировке по выбранному полю или выражению.
Примечание группы	Помещает в отчете в области примечания группы примечание при группировке по выбранному полю или выражению
Группировка	Определяет способ группировки данных на конкретном уровне группировки по полю или выражению в зависимости от типа данных. При группировке по выражению доступны все значения для всех типов полей. По умолчанию, для всех типов данных задается группировка По полному значению
Интервал	Указывает величину интервалов, на которые должны быть разбиты значения в группируемом поле. Допустимые интервалы группировки определяются типом данных и значением свойства Группировка поля или выражения, по которому проводится группировка. Например, значение 1 свойства Интервал может определять группировку записей по первому символу в названии товара
Не разрывать	Указывает, следует ли печатать разные элементы данной группы, в том числе заголовок, область данных и область примечаний, на одной странице отчета. Например, можно указать, что заголовок группы всегда должен печататься на одной странице с первой областью данных. Свойство может принимать следующие значения: Нет – Значение по умолчанию. Группа печатается без обязательного размещения разных областей на одной странице. Вся группа – Вся группа печатается на одной странице. С первыми данными – Заголовок группы печатается на текущей странице только в том случае, если вместе с ним помещается первая запись области данных.

4. Скорректируйте свойство Заголовок группы. Для этого нажмите на кнопку раскрытия списка и выберите Да.

5. Закройте окно диалога «Сортировка и группировка»

6. В конструкторе отчетов перенесите поле и надпись к нему в созданную область «Заголовок группы».