Лабораторная работа №4 Тема: Построение отчетов в ms Access Цель работы: Освоить технологию создания отчетов, используя мастер отчетов и конструктор.

Формулировка задания

1. Построить перекрестный запрос, в результате выполнения которого получится таблица следующего вида:

   Название	Товар1	Товар2	Товар3	…
   Магазин1	Количество	Количество	Количество	Количество
   Магазин2	Количество	Количество	Количество	Количество
   ….	Количество	Количество	Количество	Количество

2. На основании построенного перекрестного запроса построить отчет о количестве разных товаров в магазинах в виде таблицы

3. Построить отчеты с помощью мастера на основании запросов, созданных во время выполнения лабораторной работы № 2.

4. Создать отчет, содержащий почтовые наклейки с названиями магазинов, их адресами и фамилиями владельцев.

Методические указания

Перекрестный запрос – это запрос, позволяющий выводить информацию в табличном виде, близком к виду MS Excel.

Для того, чтобы построить перекрестный запрос, требуемый в п.1 задания, необходимо сначала создать обычный запрос, содержащий необходимую информацию.

Затем необходимо выполнить следующее:

1. На вкладке Запросы нажать кнопку Создать и в открывшемся окне выбрать команду Перекрестный запрос.

2. В диалоговом окне выбрать источник данных для запроса: в разделе Показать выбрать пункт Запросы, в окне запросов выбрать запрос.

3. В следующем диалоговом окне выбираем из доступных полей поля, которые будут использоваться для заголовков строк (в нашем случае Название магазина)

4. В следующем диалоговом окне выбираем из доступных полей поля, которые будут использоваться для заголовков столбцов (в нашем случае Название товаров)

5. Затем выбираем функцию для вычисления (в нашем случае можно выбрать функцию Первый) и убираем флажок в поле Вычислить итоговое значение для каждой строки.

Окно запроса должно выглядеть примерно так:

Отчет формируйте с помощью мастера отчетов.

Использование мастера для создания отчета

Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

Для запуска мастера отчетов в окне диалога «Новый отчет» выберите из списка вариантов создания отчетов Мастер отчетов и нажмите кнопку ОК. В качестве альтернативного способа можно воспользоваться ярлыком Создание отчета с помощью мастера, который отображается в рабочем пространстве окна базы данных при выбранном объекте «Отчеты».

После запуска мастера построения отчета на экране откроется окно диалога, в котором необходимо определить поля будущего отчета. Для этого нажмите кнопку открытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц базы данных выберите таблицу, для которой создаете отчет. В нашем случае выбираем запрос – Запрос2. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля поля, которые необходимо поместить в создаваемый отчет (Выбираем все поля). Завершив выбор полей, нажмите кнопку Далее для перехода к следующему шагу.

На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, необходимо ли сгруппировать данные по какому-либо из полей.

Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

Для перехода к следующему окну диалога нажмите кнопку Далее.

В следующем окне диалога задается порядок сортировки записей отчета.

Если необходимо сформировать в отчете итоговые поля, нажмите кнопку Итоги окна диалога и в открывшемся окне диалога «Итоги» установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Затем нажмите кнопку ОК для возврата в окно сортировки. \На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.

На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

• Просмотр отчета

• Изменение структуры отчета.

Созданный с помощью мастера отчет можно использовать созданный отчет в качестве чернового наброска и модифицировать его с помощью конструктора отчетов.