14. Документальное оформление движения материально-производственных запасов: сельскохозяйственной продукции, зерна, семян, кормов, сырья, материалов, нефтепродуктов, запасных частей.

Первичные документы по поступлению и расходу материаль­но-производственных запасов являются основой организации уче­та на данном участке. Эти документы должны быть тщательно оформлены, обязательно содержать подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, и другие обязательные реквизиты.

Основные первичные документы на оприходование поступаю­щих материально-производственных запасов — счета-фактуры сприлагаемыми к ним товарно-транспортными накладными, кви­танциями и спецификациями.

Сельскохозяйственные организации в бухгалтерском учете применяют как типовые межведомственные формы первичного учета, так и отраслевые.

Материалы поступают в организацию от поставщиков через до­веренных лиц, которым выписывают доверенности типовой фор­мы. Эти доверенности регистрируются в специальном журнале и являются документами строгой отчетности. Неиспользованные доверенности сдаются в бухгалтерию на следующий день после истечения их срока.

Доверенное лицо сдает материальные ценности на склад на ос­новании следующих документов: приходных ордеров (ф. М-4), ак­тов о приемке материалов (ф. М-7), лимитно-заборных карт (ф. М-8) и товарно-транспортных накладных.

Акт о приемке материалов (ф. М-7) составляется комиссией в случае несоответствия поступивших материальных ценностей на склад в присутствии представителя поставщика. Этот документ используют и в случае, если товарно-материальные ценности по­ступили без документов.

На недостачу материальных ценностей покупатель предъявляет поставщику претензию, акт о недостаче с приложениями копии сопроводительных и других документов (квитанций железнодо­рожной станции, пристани о проверке массы груза, коммерческих актов, свидетельствующих о причинах возникновения недостач).

После приема материальных ценностей один экземпляр акта передают в бухгалтерию с приложением документов для оприхо­дования по количеству и сумме, а второй отправляют поставщику вместе с претензионным письмом.

Нефтепродукты приходуют на основании товарно-транспорт­ных накладных, паспорта качества товара, где указывают его наи­менование, марку и другие технические параметры. В случае не­достачи нефтепродуктов оформляют специальный акт.

При изготовлении материалов в своей организации (скоб, гвоз­дей, запасных частей) их приходуют на основании накладных внутрихозяйственного назначения, сверенных с нарядом на сдель­ную работу.

В сельскохозяйственных организациях для отпуска и получе­ния материалов со склада в пределах лимита или отпущенных под отчет при последующем использовании в производстве предус­мотрен отраслевой первичный учетный документ — лимитно-за­борная ведомость. Один экземпляр ее остается на складе, второй передается в бухгалтерию. Срок использования этого документа не более 15 дней.

Для отпуска (перемещения) материальных ценностей внутри организации (при разовых операциях) предназначены накладные внутрихозяйственного назначения.

При списании с подотчетных лиц на затраты производства удобрений, ядохимикатов, гербицидов и других средств защиты растений составляется акт об использовании минеральных, орга­нических и бактериальных удобрений.

Документом, отражающим расход ремонтных материалов, за­пасных частей на ремонт тракторов, комбайнов, других сельскохо­зяйственных машин, является ведомость дефектов на ремонт ма­шин, по которой также определяют плановую и фактическую се­бестоимость ремонта. Составляют ее в ремонтной мастерской в двух экземплярах: один передают на склад как основание для вы­дачи ценностей, второй остается у заведующего мастерской для контроля за полнотой получения материальных ценностей со склада.

На основе указанных документов материально ответственные лица ежемесячно составляют отчет о движении материальных ценностей.

Документальное оформление учета зерна от урожая может осу­ществляться тремя методами.

При первом методе используют реестр отправки зерна и другой продукции с поля, который, являясь накопительным документом, позволяет сократить количество первичных документов по учету зерна.

До начала работ бухгалтерия выдает комбайнерам блокноты ре­естров с заранее заполненными реквизитами (название организа­ции, табельный номер, фамилия, имя, отчество комбайнера, но­мера реестров и др.) под одним номером в трех экземплярах. Реес­тры комбайнерам выдают под расписку и регистрируют в специ­альной книге, где открывают лицевые счета на каждое лицо, которому выданы реестры. Первый экземпляр остается у комбай­нера, второй и третий он передает шоферу. Шофер оставляет вто­рой экземпляр у себя, а третий передает на ток.

За день у комбайнера накапливается столько реестров, сколько автомашин отвозят от данного комбайна зерно; у шофера — столько реестров, сколько было комбайнов в течение дня. Комбай­нер указывает в реестре фамилию шофера, номер его машины, бун­керную массу отправленного зерна, а в экземпляре шофера распи­сывается, подтверждая факт сдачи зерна. Шофер расписывается в первом экземпляре реестра комбайнера, подтверждая приемку зер­на для транспортировки. Зерно у шофера на току принимает заве­дующий; путем взвешивания определяется его масса брутто и нетто.

На току учет ведут в реестре приема зерна и другой продукции; в нем накапливается информация о поступившей продукции. Ре­естр вместе с другими документами сдают в бухгалтерию, указывая наименование продукции, место, откуда она поступила, ее массу и другие данные.

При втором методе учета поступления зерна от урожая приме­няют путевки на вывоз продукции с поля. Бухгалтерия выдает каждому комбайнеру под расписку книжку путевок. Порядок их оформления такой же, как и реестров отправки зерна и другой продукции с поля.

В путевке комбайнер указывает номер автомашины, фамилию шофера, наименование (сорт) культуры, бункерную массу отправ­ленного зерна. На току зерно взвешивают и в двух экземплярах путевки указывают массу принятого зерна. Один экземпляр с рас­пиской о приеме зерна возвращают шоферу.

Суть третьего метода состоит в том, что вместо первичных до­кументов (реестров или путевок) комбайнер за каждый бункер выгруженного зерна вручает шоферу изготовленный на плотной бумаге типографским способом талон комбайнера одного цвета (например, желтого), а в подтверждение получения зерна шофер вручает комбайнеру талон шофера другого цвета (например, зеле­ного).

Талоны выдаются каждому комбайнеру, шоферу, бункеристу (трактористу), занятым на уборке и вывозке зерна, с заранее за­полненными реквизитами (название сельскохозяйственной орга­низации, табельные номера, фамилии, имена, отчества комбайне­ра, шофера, тракториста), подписанные главным бухгалтером и скрепленные печатью. Выдача талонов регистрируется в специ­альной книге (журнале) учета выданных талонов.

Выгружая полный бункер зерна в автомашину или тракторную тележку, комбайнер никаких записей в своем талоне не произво­дит. При выгрузке половины или четверти бункера (например, в конце смены) комбайнер в талоне записывает 0,5 или 0,25 и пере­дает шоферу (трактористу), подтверждая эту запись своей подпи­сью.

Талон комбайнера является сопроводительным документом при транспортировке зерна на ток или другое место хранения. На току зерно взвешивают, записывают номера талонов комбайнера, фамилию шофера, номер автомашины (трактора) и массу зерна, принятого весовщиком. Одновременно массу зерна записывают в реестр приема зерна от шофера, который ведется в одном экземп­ляре и хранится у шофера (тракториста).

В конце смены комбайнер передает полученные от шоферов талоны заведующему током и получает от него взамен выписку из реестра о намолоте зерна. Производится сверка количества от­правленных от комбайнов и принятых на току бункеров. Состав­ленные заведующим током выписки из реестров о намолоте зерна передаются в бухгалтерию и служат основанием для начисления оплаты труда комбайнеру.

В связи с тем что в талонах записи практически не ведут, эко­номится время, что очень важно в период уборки урожая. Талон­ный способ учета урожая предполагает высокий уровень организа­ции бухгалтерского учета, контроль за использованием талонов, сохранность продукции на току.

Перед засыпкой зерна на длительное хранение оно подлежит сушке, очистке и сортировке. На каждую партию зерна, взвешен­ную и отпущенную для этой цели, составляется специальный акт на сортировку и сушку продукции растениеводства в одном экзем­пляре. В нем фиксируется поступление исходной продукции (мас­са, цена, сумма, корреспондирующие счета) и получение продук­ции (одного или нескольких видов) сортировки и сушки с указа­нием отходов, используемых и неиспользуемых (усушка, мертвый сор). На основании акта отсортированная по видам и сортам про­дукция, а также используемые отходы приходуются на соответ­ствующие счета бухгалтерского учета.

Для списания в расход с материально ответственных лиц (агро­номов, брш ыдиров) семян и посадочного материала на посев (по­садку) соответствующих культур применяется акт расхода семян и посадочного материала. Он составляется агрономом по окончании сева (посадки) на полях севооборота, утверждается руководителем организации и вместе с расходными документами передается в бухгалтерию для отражения в регистрах бухгалтерского учета.

Для оприходования продукции урожая овощных, плодово-ягодных и других культур в растениеводстве (а также яиц в живот­новодстве) используется дневник поступления сельскохозяй­ственной продукции. Документ ведется бригадирами по закреп­ленным за ними площадям культур (поголовью птицы); в него за­писывается поступающая продукция отдельно по каждому работнику. Взвешивание производит приемщик и записывает дан­ные в дневник, указывая дату, место уборки и приемки урожая, площадь, с которой он убран, массу и качество продукции. Если взвешивание невозможно осуществить при приемке, используется заранее измеренная тара с целью определения массы собранного урожая.

Ежедневно приемщик подсчитывает в дневниках итоги поступ­ления продукции, а бригадир или звеньевой на основании днев­ников записывает выработку каждого работника в учетный лист труда и выполненных работ. В конце дня дневники сдают в бух­галтерию.

В специализированных сельскохозяйственных организациях для учета поступающего урожая применяют специальные документы. Так, в специализированных овощеводческих организациях исполь­зуется дневник поступления продукции закрытого грунта, который ведется бригадиром. По мере поступления от работников, занятых на уборке, собранная продукция взвешивается и каждый отвес за­писывается в дневник с указанием массы поступившей продукции, ее качества (стандартная, нестандартная, отходы), места уборки урожая, площади, с которой убрана продукция.

При отправке продукции с мест уборки на продажу, в перера­ботку, столовые применяются товарно-транспортные накладные или накладные внутрихозяйственного назначения.

Для учета поступления продукции садоводства и виноградар­ства в специализированных организациях предназначен дневник поступления продукции садоводства. Собранная работниками продукция сдается бригадиру, который ее взвешивает и каждый отвес записывает в дневник, указывая дату и место уборки-прием­ки урожая. Для определения массы собранного урожая при невоз­можности взвешивания продукции используется заранее измерен­ная тара.

При уборке картофеля, корнеплодов, овощей уборочными ма­шинами применяется рассмотренный ранее первичный доку­мент — реестр отправки зерна и другой продукции с поля.

Приемка грубых (сена, соломы), а также сочных кормов, пере­дача их на ответственное хранение осуществляются комиссией в составе главного агронома, агронома подразделения, зоотехника, бригадира, под руководством которого производились скирдова­ние, силосование, выполнение других работ, и лица, принимаю­щего корма под свою ответственность. Комиссия проверяет коли­чество скирд (стогов), траншей, качество укладки кормов, обмеря­ет стога (скирды), бурты, траншеи, силосные сооружения, опреде­ляет их объем, массу (по объему и удельному весу каждого кубометра) и качество заготовленных кормов.

На каждый вид заготовленных грубых и сочных кормов комис­сия составляет акт приема грубых и сочных кормов в двух экземп­лярах. К акту прилагаются схемы участков с указанием располо­жения и номеров стогов, скирд, траншей, буртов, хранилищ.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, где он слу­жит основанием для оприходования убранных, засилосованных или застогованных кормов. Второй экземпляр акта со схемой рас­положения стогов и скирд передается лицу, принявшему корма на хранение.

Заскирдованная солома принимается комиссией и оформляет­ся актом в том же порядке, как и грубые и сочные корма.

Для оприходования зеленой массы культурных, улучшенных и естественных пастбищ, скормленных скоту без предварительной уборки (на выпасе), используют акт на оприходование пастбищ­ных кормов и акт на оприходование пастбищных кормов, учтен­ных по укосному методу.

Количество зеленой массы определяется комиссией с включе­нием в ее состав представителей агрономических и зоотехничес­ких служб. Выбор метода учета использованных кормов (зоотех­нический или укосный) осуществляется членами комиссии с уче­том особенностей травостоя на участке. Оформленный акт пере­дается в бухгалтерию и служит основанием для учета выхода кормов и включения их в затраты по содержанию поголовья жи­вотных, которым они скормлены.

Данные о скормленной скоту зеленой массе записывают в жур­нал учета расхода кормов и используют для определения урожайности культурных и улучшенных пастбищ. Эти данные выражают­ся в центнерах (в переводе на сено). Зеленая масса естественных пастбищ, скормленная скоту на выпасе, фиксируется в акте без стоимостной оценки или в сумме фактических затрат.

Для учета выдачи кормов на животноводческие фермы пред­назначена ведомость учета расхода кормов, которая выписывается в двух экземплярах зоотехнической службой или бухгалтерией на основе плана кормления животных в соответствии с утвержден­ным рационом. В ведомости указывается лимит кормов по видам и половозрастным группам животных, для которых они выдаются.

Первый экземпляр ведомости с распиской получателя кормов служит основанием для учета кормов, отпущенных заведующим складом или другим материально ответственным лицом, а второй (с распиской заведующего складом об отпуске кормов) находится у заведующего фермой или бригадира. В конце месяца зоотехник или заведующий фермой определяет фактический расход кормов по группам животных, а при наличии остатков кормов — данные об остатках.

Показатели о расходе кормов по видам обобщают в журнале учета расхода кормов.

Для ежедневного учета молока на ферме используется журнал учета надоя молока. Журнал ведет заведующий фермой, бригадир, мастер машинного доения или старшая доярка. Записи в нем про­изводят по каждой доярке (мастеру машинного доения) по зак­репленной группе обслуживаемых коров; после каждой дойки указывают количество надоенного молока, его жирность, общее количество полученных жиро-единиц и другие данные.

Подсчитанные в журнале итоги по вертикали характеризуют надой молока за день, по горизонтали — количество молока, надо­енного каждой дояркой (мастером машинного доения) за отчет­ный период. Журнал ведут в одном экземпляре в течение 15 дней; он хранится на ферме. Подпись доярки (мастера машинного дое­ния) подтверждает правильность данных о количестве надоенного молока. Журнал ежедневно подписывает заведующий фермой или бригадир; по истечении 15 дней его сдают в бухгалтерию.

В журнале должна содержаться информация о контрольных дойках (пометка «Контрольная дойка»), что позволяет реализо­вать контрольную, информационную и аналитическую функции бухгалтерского учета.

Данные о количестве надоенного молока ежедневно из жур­нала учета надоя молока переносят в ведомость учета движения молока, которая является сводным документом. В ведомости отражается информация о поступлении молока и его расходова­нии по основным каналам: продано, передано в переработку, использовано на выпойку животных, на общественное питание и другие цели; определяются итог расхода за день и остаток на конец дня.

Ведомость ведется отдельно по каждой ферме в двух экземпля­рах. Первый экземпляр вместе с первичными учетными докумен­тами по приходу и расходу молока передается в бухгалтерию для проверки и отражения движения молока в учетных регистрах. Второй экземпляр служит заведующему фермой или приемщику молока основанием для оприходования и учета расхода молока в книге (карточках) складского учета.

При поступлении (закупке) молока от граждан на основании заключенных договоров на приемку для последующей продажи применяется журнал учета приемки (закупки) молока от граждан. В нем учитывают поступающее молоко в порядке выполнения заклю­ченных договоров с каждым гражданином с указанием количества, жирности и других показателей, предусмотренных договором.

Для учета поступления и отправки на приемные пункты шер­сти по поголовью овец, закрепленному за бригадой чабанов, ис­пользуется дневник поступления и отправки шерсти. В дневнике при приемке шерсти от стригальщиков в первой строке указыва­ют, с какого поголовья остриженных овец сдана шерсть каждым стригальщиком, во второй — количество сданной шерсти. В конце дня приемщик определяет итоги поступления шерсти за день и ее количество по классам, показатели об отправке шерсти заготови­тельным организациям и выводит остаток на конец дня.

На основании дневников составляются акты настрига и прием­ки шерсти. Этот документ выписывает зоотехник в трех экземпля­рах при участии чабана и заведующего пунктом стрижки овец. В акте указывают породу, возрастную группу овец, количество на­стриженной шерсти, настриг шерсти с одной овцы по плану и фактически! Первый экземпляр акта прилагается к дневнику по­ступления и отправки шерсти на заготовительные пункты и слу­жит основанием для оприходования шерсти на складе; второй ос­тается у бригадира (старшего чабана) для начисления оплаты тру­да чабанам; третий передается зоотехнику для составления отчета о стрижке овец.

В цехе инкубации для оформления результатов сортировки ис­пользуется акт на сортировку яиц. Сортировке подлежат посту­пившие в цех инкубации яйца со склада, от родительского стада птицы, от поставщиков и по другим каналам. Яйца, пригодные для инкубации, сортируют по массе, толщине скорлупы, консис­тенции белка, пигментации белка и с учетом качественных пока­зателей раскладывают по лоткам для закладки в инкубатор. Пище­вые и негодные для инкубации яйца (насечка, бой, кровяные и др.) передают на склад. Яйца, непригодные для инкубации и пи­щевых целей, в акте указывают отдельной строкой.

Акт, подписанный начальником цеха инкубации, другими чле­нами комиссии, утвержденный руководителем организации, пере­дается в бухгалтерию, где используется для записей в регистры бухгалтерского учета.

Для учета движения продукции переработки предусмотрены специальные документы. Так, для ежедневного учета переработки молока и молочных продуктов на сепараторном пункте и других пунктах переработки (в цехах, мини-заводах) предназначена ведо­мость учета переработки молока и молочных продуктов. Ведо­мость составляется ежедневно в двух экземплярах мастером или заведующим пунктом и состоит из двух разделов. В первом указы­вают данные о поступлении молока на переработку: единицу из­мерения, количество, жирность, общее количество жиро-единиц, цену, сумму, корреспонденцию счетов; во втором разделе — дан­ные о поступлении из переработки раздельно по каждому из полу­ченных видов продукции (нормализованное молоко, сливки, сме­тана, творог соответствующей жирности, масло и т. д.).

Первый экземпляр ведомости с приходными и расходными до­кументами передается в бухгалтерию, второй остается в пункте пе­реработки как документ, подтверждающий факт переработки мо­лока и получения продукции.

Для оформления операций по переработке на подсобных пред­приятиях сельскохозяйственных организаций (мельница, пекар­ня, засолочный пункт овощей и т. п.) предусмотрен отчет о пере­работке продукции.

Отчет составляется заведующим производством в двух экземп­лярах. В первом разделе документа ежедневно указывают количе­ство фактически израсходованного сырья и материалов, их коли­чество, которое требуется израсходовать по нормам на фактичес­кий выход готовой продукции, а также количество тары. Во вто­ром разделе отчета отражают количество готовой продукции переработки по видам (в физическом и условном исчислении) и брак.

Отчет вместе с первичными учетными документами по расходу сырья, материалов, тары, сдаче на склад и отправке готовой про­дукции покупателям представляется в бухгалтерию, второй экзем­пляр остается в цехе или пункте переработки продукции.

Для учета операций по инкубации птицы используется отчет о процессах инкубации. Он составляется в двух экземплярах началь­ником цеха на основе первичных документов о движении яиц и выведенных цыплят. В отчете по датам фиксируется закладка яиц на инкубацию с указанием количества заложенных яиц и остатка на начало дня (месяца). Каждой партии заложенных в инкубацию яиц присваивается порядковый номер. В отчете указывают данные об изъятии яиц при миражировании (проверке): при первом ми­раже — неоплодотворенные, с кровяными кольцами, разбитые; при втором — замерзшие, разбитые. По каждой партии на основе указанных выше данных определяют остаток яиц в инкубации на конец дня (месяца). В конце отчета приводят данные о выводе цыплят (здоровых, слабых), определяют предварительный процент вывода (без слабых) и окончательный результат вывода (до-оприходование из слабого поголовья и общий процент вывода).

Выведенных цыплят передают в цех выращивания по наклад­ной внутрихозяйственного назначения. Замерзших и задохшихся приходуют как отходы, используемые на кормовые цели.

Отчет подписывают операторы, старший оператор, начальник цеха инкубации; его утверждает руководитель организации, после чего первый экземпляр вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию.

Для обобщения данных о движении продукции на складе-хо­лодильнике предусмотрен отчет, состоящий из приходной и рас­ходной частей. В начале приходной части указывается остаток на начало отчетного периода, затем отражается поступление продук­ции из убойного цеха и по другим каналам по категориям мясо­продуктов (первая, вторая, ниже второй). По каждой категории указывают данные о количестве голов, массе каждой головы, цене, сумме с определением общего итога по всем трем категориям; об­щее количество голов и общую массу. Внизу по приходной части приводятся данные за день и за весь отчетный период.

В расходной части по тем же категориям указывают данные о расходе продукции за день: продажа, переработка, отпуск на об­щественное питание и т. д., определяют общий расход за день по каждому каналу (количество, масса). Внизу расходной части при­водят общие данные о расходе за день по каждой категории и об­щий расход за отчетный период. На основании этих данных опре­деляют остатки продукции на конец дня и отчетного периода.

Отчет составляют в двух экземплярах за каждый день и в целом за месяц на основе первичных учетных документов по движению мяса на складе-холодильнике. Второй экземпляр отчета остается на складе, а первый подписывается заведующим и вместе с пер­вичными учетными документами представляется в бухгалтерию для проверки и последующей обработки.

При отправке продукции в заготовительные организации вы­писывают товарно-транспортные накладные различных форм; специализированные формы накладных рассмотрены в разделе по учету реализации продукции.