6.8.3. Слияние основного документа с источником данных

Этот процесс нужно начать с вставки в требуемых позициях основного документа названий полей из источника данных. Установив курсор в нужном месте (например, на пустой строке), щелкнуть кнопку Добавить поле слияния на панели Слияние и щелкнуть на требуемом названии из списка полей. Это название вставится в виде переменного поля, т.е. будет выделено серым тоном и обрамлено двойными скобками « ». Если поля вставляются подряд, между ними следует вводить необходимые разделители (пробелы, запятые и т.п.).

Ассистент слияния позволяет вводить условные сообщения, например, в зависимости от пола адресата обратиться к нему «господин» либо «госпожа». Для этого щелкнуть на кнопке Добавить поле Word и выбрать функцию if...then...е1sе.... В открывшемся окне выбрать имя поля, по значению которого проверяется выполнение условия. (например, Пол), выбрать функцию сравнения (например, равно), ввести значение, с которым сравнивается (например, М — мужской ) и ввести текст в поле Вставить следующий текст (при совпадении) и в поле В противном случае вставить следующий текст (при несовпадении).

По окончании формирования основного документа осуществляется его слияние с записями источника данных. Для этого следует нажать кнопку Слияние и указать, какие записи будут использованы при слиянии и куда следует произвести слияние (слияние в файл — результат слияния будет сохранен на диске в виде файла, слияние на принтер — каждая запись базы данных распечатывается отдельной страницей).

6.9. Панели инструментов

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок, — панелей инструментов, с помощью которых можно быстро получить доступ ко многим командам и средствам MS Word.

6.9.1. Настойка Панели инструментов

Для вставки (удаления) кнопок на панели нужно задать команду Вид  Панели инструментов  Настройка, в диалоговом окне Настройка включить вкладку Команды и мышью «перетащить» на панель нужные кнопки, а при удалении наоборот — перетащить их в окно.

6.10. Работа с колонками газетного стиля

6.10.1. создание колонок

Задать форму газетных колонок можно как для вновь вводимого текста, так и уже введенного текста путем его преобразования в новый формат. Для вновь вводимого текста: курсор устанавливается на новой строке и задается создание требуемого числа колонок. Для введенного ранее текста: преобразуемая часть текста сначала должна быть выделена. Есть два способа создания колонок:

1. Задать команду Формат  Колонки, указать число колонок в соответствующем поле или выбрать число и тип колонок в поле Тип. Можно также в поле Ширина и промежуток задать расстояние между колонками и ширину колонок. Если включен параметр Разделитель, то между колонками будут проведены вертикальные разделяющие линии. Если в виде колонок должен быть представлен не весь документ, а только его часть от курсора вниз, то из списка параметра Применить выбрать До конца документа.

2. Нажать кнопку Колонки стандартной панели и выделить необходимое число колонок.

Когда после ввода многоколонного текста нужно продолжать работу с текстом обычного (одноколонного) вида, следует перейти на новую строку и задать До конца документа формат одной колонки. Часть текста, оформленного в виде колонок, представляет собой другой раздел.