6.7. Работа с шаблонами

Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. После запуска Word открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования.

Для удобства пользователя можно создавать в виде шаблонов заготовки документов, содержащих информацию, единую для всех по тематике и оформлению (например, бланки доверенностей, заказов и т.д.).

6.7.1. Создание нового шаблона

Выбрать команду Файл  Создать, в поле Создать включить параметр Шаблон. Нажать кнопку ОК или клавишу <Еntег>. Далее ввести текстовую информацию, которая будет оставаться неизменной для всех документов, используя для оформления шаблона команды форматирования, связанные с данным шаблоном. В шаблонах удобно использовать переменные Поля форм. Задать команду Файл  Сохранить, ввести имя для данного шаблона, указать имя каталога, где будет храниться шаблон.

6.8. Создание составных документов

Процессор Word предоставляет возможность создания и рассылки однотипных документов (писем) многим адресатам, сведения о которых хранятся в специальной базе данных. Создание составных документов в Word осуществляется путем слияния основного документа, содержащего неизменные данные с документом, содержащим переменные данные.

Процесс создания составных документов состоит из трех этапов:

• создание основного документа (письма с неизменной частью данных с указанием мест, в которые будет вставлена информация из источника данных);

• создание (открытие) источника данных (базы данных с информацией, которая будет различна в разных экземплярах составного документа — адреса, имена и т.п.);

• объединение (слияние) основного документа с источником данных.

Для того чтобы заранее определить содержимое полей основного документа, создание составного документа целесообразнее начать с формирования источника данных. Каждый из этих этапов можно редактировать: изменять текст основного документа, изменить структуру базы данных, вводить и удалять новые записи, обеспечивать слияние определенных записей и др.

6.8.1. Создание основного документа

В меню Сервис задать команду Слияние, в открывшемся окне в пункте 1 щелкнуть на кнопке Создать, выбрать пункт Документы на бланке, щелкнуть на кнопке Создать основной документ. На экране появится окно нового документа для создания основного документа, а также Панель слияния. Ввести текст основного документа (типового письма). Форматирование абзацев, шрифтов документа осуществляется стандартными средствами Word.

6.8.2. Создание источника данных

На панели слияния щелкнуть на кнопке диалогового окна Слияние. Выбрать Источник данных, щелкнуть на кнопке Получить данные и выбрать Создать источник данных. В открывшемся окне путем ввода новых названий в раздел «Поле» (кнопка Добавить) или удаления (кнопка Удалить) ненужных полей из готового списка Поля в строке заголовка создается структура базы данных (названий полей для записей). Порядок следования названий полей можно изменять, используя стрелки кнопки Порядок. Созданную структуру источника данных следует сохранить на диске, а затем заполнить данными, вводя значения в соответствующие поля. Переход между полями осуществляется щелчком мыши или клавишей <Таb>. По окончании ввода всей записи нужно нажать кнопку Добавить. При нажатии кнопки Источник база данных показывается на экране в виде таблицы. В дальнейшем базу данных можно редактировать, используя кнопку Правка источника данных.